Yhä useammat ihmiset kaipaavat työhönsä merkitystä. Ei riitä, että työ on palkitsevaa tai haastavaa – sen täytyy tuntua tarkoitukselliselta, työllä pitää olla joku merkitys. Puolustusvoimienkin slogan muutaman vuoden takaa: ”tee työtä, jolla on tarkoitus” kiteyttää tämän ajan hengen. Erityisesti nuoremmat sukupolvet vaativat työltään enemmän: se ei saa olla pelkästään työpaikka, vaan sen pitää olla paikka, jossa voi tehdä hyvää ja voi toteuttaa itseään.
Merkityksellisyys ei ole vain tunne, vaan se voi todella vaikuttaa projektin onnistumiseen. Olipa kyseessä sitten ohjelmistokehitysprojekti tai teollisuuden investointihanke, merkityksellisyys pitää ottaa huomioon projektin jokaisessa vaiheessa. Projektin elinkaari koostuu pääsääntöisesti seuraavista vaiheista: valmistelu-, suunnittelu-, toteutus- ja lopetusvaiheesta. Merkityksellisyys tulee huomioida, ja sitä on pidettävä esillä, koko projektin elinkaaren ajan. Sen avulla tiimi voi motivoitua, ja projektilla on onnistumisen edellytyksiä.
Valmisteluvaiheessa, kun projektia ei ole vielä olemassa, määritellään projektin tavoitteet ja suunta. On tärkeä kysyä, miksi tämä projekti tehdään? Onko tavoitteena pelkästään liiketoiminnallinen hyöty vai voiko projekti tuoda mukanaan jotain suurempaa arvoa yhteisölle, asiakkaille tai työntekijöille?
Valmisteluvaiheessa projektin merkityksellisyyden selvittäminen ja sen esille tuominen edesauttaa ihmisten sitouttamisessa projektiin. Vaikka projektin päämäärä on yhteinen, sen merkityksellisyys voi tulla tiimin jäsenille myös eri asioista. Merkityksellisyys voi tulla uuden teknologian käyttöönotosta, projektin konkreettisista hyödyistä asiakkaalle tai vaikka vaihtelun virkistämisestä.
Projektin suunnitteluvaiheessa on olennaista, että koko suunnittelutyötä johdetaan siten, että projektin merkitys ei jää teknisten yksityiskohtien jalkoihin. On tärkeää välillä pysähtyä miettimään projektin merkityksellisyyttä esimerkiksi pohtimalla mitä ajatuksia ja tunteita projekti herättää. Näitä on tärkeä myös kirjata ylös, esimerkiksi projektisuunnitelmaan, jotta asiat eivät jää vain puhumisen asteelle.
Toteutusvaiheessa projektin yhteinen merkitys toimii selkeänä suunnannäyttäjänä. On luotava sellaisia toimintatapoja ja -prosesseja, jotka mahdollistavat sen, että jokainen tiimin jäsen tuntee työnsä mielekkääksi. On myös tärkeää pitää suunta tilanteissa, joissa on tehtävä valintoja ja priorisointia. Muutosjohtamisen työkalut ja taidot ovat tässä vaiheessa arvokkaita resursseja.
Esimerkiksi projektissa, jossa siirrytään vanhasta järjestelmästä uuteen, voi projektipäällikkö korostaa projektin merkitystä viikkopalavereissa muistuttamalla, että vaikka vaihdos on teknisesti monimutkainen, se mahdollistaa henkilöstölle tehokkaammat työkalut ja sitä kautta paremman asiakaspalvelun. Lisäksi joka palaverissa yksi tiimin jäsen voisi kertoa, miten hänen osuutensa projektiin vaikuttaa lopputulokseen, luoden näin ymmärrystä ja arvostusta eri tiimien välillä.
Lopetusvaiheessa on hyvä arvioida projektin merkityksellisyyttä, reflektoida mennyttä. Miksi projekti tehtiin? Mitä arvoa se toi? Mikä oli merkityksellistä kullekin tiimin jäsenelle? Samalla voidaan ideoida, miten tämä projekti olisi voitu tehdä vieläkin merkityksellisemmäksi kaikille osapuolille, jotta voidaan oppia seuraavia projekteja varten.
Projektiin olisi hyvä sisällyttää systemaattisia menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla varmistetaan merkityksen läsnäolo alusta asti. Projekteissa voi hyödyntää esimerkiksi retrospektiivejä, joissa tiimi kokoontuu säännöllisesti arvioimaan, mikä meni hyvin, missä on parannettavaa ja miten projektin merkitys näkyi edellisessä työvaiheessa. Myös visualisoinnin työkalut, kuten projektin visiotaulut, joihin tiimi voi lisätä kuvia, lainauksia tai muita symboleja, jotka edustavat projektin merkitystä, voivat auttaa.
Jokaisella projektilla on siis mahdollisuus olla merkityksellinen projekti, kunhan siihen vain kiinnitetään huomiota.
On panostettava asianmukaisiin johtamis- ja muutosjohtamistaitoihin. Ihmisten tunneälyllä johtaminen ja muutosjohtajuus ovat keskeisiä elementtejä, jotka voivat vahvistaa projektin merkityksellisyyttä. Kokonaisvaltaiseen projektikulttuuriin sisältyy yhteinen näkemys siitä, miksi projekti tehdään, mitä arvoja sen taustalla on ja miten nämä arvot ohjaavat päätöksentekoa.
Toimintamallien tulisi tukea avointa kommunikaatiota, tiimin jäsenten välistä kunnioitusta ja mahdollisuutta antaa ja vastaanottaa palautetta. Osaamisen kehittämisessä olisi keskityttävä paitsi tekniseen osaamiseen, myös tiimin sisäiseen kommunikaatioon, empatiaan ja yhteistyökykyyn. Nämä ”pehmeät taidot” ovat avainasemassa, kun rakennetaan merkityksellistä projektikulttuuria.
