Tiimityön käytäntöjen kehittäminen palvelee työntekijää ja asiakasta
Kotihoidon tiimityön ajatuksena on ammatillisen osaamisen täydentävyys, joustava mutta tarkoituksenmukainen työnjako ja ammattiryhmien tasa-arvoinen osallistuminen tiimitoimintaan. Kotihoidossa kyse on yhteisestä työstä, joten on tarkoituksenomaista yhdistää eri ammattilaisten tietotaito sekä osaaminen tiimeissä. (Ikonen 2015, 30). Moniammatillisissa tiimeissä jäsenet työskentelevät oman osaamisensa pohjalta, kuitenkin vakiintunut käytäntö on ottaa tarvittaessa yhteyttä kollegaan, kun tarve vaatii. Moniammatillinen yhteistyö on käytännön hoivan ohessa ennen kaikkea keskustelua, jonka avulla rakennetaan perusta yhteisen tavoitteen, toiminnan ja päätöksenteon tueksi. (Ikonen 2015, 32–33).
Leanin avulla korostetaan jatkuvaa parantamista, lisäarvon tuottamista asiakkaille, ihmisten kunnioitusta ja voimavarojen tehokasta hyödyntämistä. (Maijala, Eloranta, Ikonen 2020). Asiakkaan näkökulmasta tämä tarkoittaa vähemmän jonotusta ja laadukasta hoitoa. Henkilöstön näkökulmasta se taas tarkoittaa oman osaamisen parempaa hyödyntämistä sekä tehokkaampia, turvallisia ja paremmin työtä tukevia prosesseja. Lisäksi työhyvinvointi kasvaa, kun henkilöstö voi käyttää entistä pidemmän osan työajasta asiakkaiden kanssa tehostuneiden prosessien ansioista. (Reijula ym.2017). Lean-työskentelyssä on usein kyse sitä, että jatkuvasti yritetään paljastaa ja poistaa sitä, mikä ei lisää arvoa. Kun hukka saadaan poistettua, toiminnan tulos voi parantua ilman, että täytyy tehdä kovemmin töitä. Leanin tavoitteena on luoda jokaiselle työntekijälle paremmat mahdollisuudet ja tavat tehdä työtä oikeiden asioiden parissa oikeaan aikaan. Lisäksi onnistunut lean työskentely johtaa usein myös parempaan työhyvinvointiin ja työtyytyväisyyteen sekä lisää aloitteellisuutta ja vaikutusmahdollisuuksia. (Petersson, Olsson, Lundström, Johansson, Broman, Blὒcher, Alsterman 2018, 15).
Tiimityö käytössä, kehittämistä vietiin eteenpäin
Vuoden 2023 alusta alkaen Vaasan kotihoito on kuulunut Pohjanmaan hyvinvointialueen keskiselle alueelle, jossa tiimityöskentely on aloitettu jo vuonna 2016. Tiimissä on yksi sairaanhoitaja, joka toimii sairauden- ja terveydenhuollon asiantuntijana sekä kuudesta kymmeneen lähihoitajaa. Vaikka tiimityö on ollut jo muutaman vuoden toiminnassa, on yhteistyössä ja tiimien toiminnassa havaittu haasteita. Haasteita on esiintynyt esimerkiksi tiedon kulussa ja kirjaamisessa: tietoja kirjataan eri tavoin ja moneen eri paikkaan. Tämä on vaikeuttanut varahenkilöstön ja henkilökunnan siirtymistä tiimistä toiseen. Kontturin opinnäytetyöllä pyrittiin etsimään tiimien toiminnasta ne ongelmakohdat, joita tulisi kehittää, sekä löytää jo olemassa olevia, hyviä käytänteitä, ja jakaa niitä eteenpäin muille tiimeille. Tämän lisäksi pyrkimyksenä oli kehittää ideaalia tiimityöskentelymallia henkilökunnan haastattelujen perusteella. Käytäntöjen kehittäminen palvelee myös työntekijöiden mahdollisuutta vaikuttaa omaan työhönsä. Kehittämistyön tavoitteena oli tuottaa jokaiseen kotihoidon tiimiin yhtenäiset tiimin toimintaohjeet, sekä jalkauttaa tiimityöskentely niin, että jokainen tiimin jäsen tietää miksi ja miten tiimi toimii. Aineisto kerättiin haastattelemalla Vaasan kotihoidon lähihoitajia ja sairaanhoitajia viideltä kotihoidon alueelta. Haastatteluihin osallistui yhdeksän lähihoitajaa ja viisi sairaanhoitajaa ja ne suoritettiin ryhmähaastatteluina kolmessa eri ryhmässä. Aineiston analysointi tehtiin käyttämällä induktiivista sisällönanalyysiä. Kehittämistyön tuloksena tuotettiin kehittämissuositus, jossa tiimien toimintaa on yhtenäistetty, toimintatapoja selkeytetty ja lean-menetelmää apuna käyttäen yksinkertaistettu tiimien prosesseja. Tiimien jäsenten tehtävänkuvia on selkeytetty ja luotu tiimitoiminnan punainen lanka.
Tiimityö lisää työhyvinvointia, työnkuva kaipaa selkeyttämistä
Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että Vaasan kotihoidon tiimeissä on tiimityöskentelyssä päästy jo hyvään alkuun. Hoitajat kokivat olevansa ammatillisesti kompetentteja, heillä on osaamista ja taitoa hoitaa kotihoidon asiakkaita. Tiimiytymisen myötä ryhmähenki ja yhteenkuuluvuudentunne on lisääntynyt ja se on kasvattanut turvallisuudentunnetta ja työhyvinvointia. Tiedonkulku on parantunut vaikkakin siinä on edelleen parantamisen varaa, mutta kehityssuunta on myönteinen.
Kehittämistarpeiksi nousivat työnkuvan ja -sisällön selkeyttäminen: omahoitajuuden juurruttaminen ja ottaminen osaksi arkityötä, sairaanhoitajan roolin selkeyttäminen tiimissä, tiettyjen tehtävien työnkuvan selkeyttäminen (kuten kotiutuvan asiakkaan hoito), esihenkilöiden osallisuus tiimien toiminnassa sekä hoidon jatkuvuuden turvaaminen. Kehittämistarpeita löytyi myös perehdyttämisessä ja opiskelijoiden ohjaamisessa sekä ict-osaamisessa ja kirjaamisessa.
Ideaalitiimi toteuttaa hyvää ja laadukasta hoitoa
Tutkimukselliseen kehittämistyöhön osallistuneet visioivat kotihoidon ideaalitiimiä. Se on tiimi, jossa toteutetaan hyvää ja laadukasta hoitoa. Omahoitajuus on juurrutettu, omahoitajoiden tehtävänkuvat ovat selkeytetty ja omahoitajuus on osa arkityötä. Tiimityötaidot ovat hyvät, ilmapiiri on kannustava ja tiimin asenne omaa työtä kohtaan on positiivinen. Tiiminvetäjän rooli on selkeytetty ja tiimin jäsenillä on asiakkaista sama päämäärä. Tiimin sisäinen vastuunjako on selkeä, resurssit kohdennettu oikein ja resurssien tehostamiseksi lähihoitajia koulutettaisiin sairaanhoidollisiin tehtäviin.
Kehittämissuositukset tutkimuksen perusteella
Linda Kontturin tekemän tutkimuksen pohjalta esitettiin viisi kehittämissuositusta, jotka perustuvat Lean-menetelmiin ja tiimityöhön.
1. Valkotaulu visualisoinnin välineenä tehokkaampaan käyttöön. Visualisoinnin työkaluna on jo käytössä valkotaulu, mutta jotta taulu olisi tehokkaampi ja hyödyttäisi kaikkia olisi taulun sisällön oltava jokaisessa tiimissä samanlainen ja sisällössä on huomioitu kaikki ammattiryhmät. Se helpottaa sijaisten ja varahenkilöstön siirtymistä ja antaa nopean kuvan päivän akuuteista ja huomiota vaativista asioista. Jotta tiimin tiedonkulku paranee, on tiimikulttuurin oltava sellaista, että tietoa luontevasti siirretään ja hyödynnetään. Tällä tarkoitetaan, että jokaisella tiimin jäsenellä on henkilökohtainen vastuu tiedonkulusta ja aktiivinen osallistuminen lähtee työntekijästä itsestään. Säännöllisten tiimipalavereiden pitäminen parantaa tiedonkulkua. Tiimipalaverit on hyvä pitää ennalta sovittuun aikaan, sen sisältö on kaikkien tiedossa ja aika käytetään tehokkaasti.
2. Sairaanhoitajan roolin selkeyttäminen. Tiimitoiminnan kannalta jokaisessa tiimissä tulee olla tiimivetäjä tai tiimivastaava, joka toimii tiimissä hoitotyön asiantuntijana, tiedon välittäjänä ja toiminnan kehittäjänä. Esihenkilön rooli tiimin toiminnassa tarvitsee myös kehittämistä. Tässä kohtaa Lean Leadership-periaatteet nivoutuvat yhteen myös tiiminvetäjän toiminnan kanssa, koska molemmat roolit voivat käyttää niitä. Esihenkilöiden työkaluksi suositellaan myös Gemba-kävelyitä, joiden avulla esihenkilö ymmärtää kokonaisuuden ja tutustuu siihen näkemällä itse, miten asiat todellisuudessa toimivat. Esimiehillä ja johdolla on avainasema jatkuvan parantamisen kulttuurin luomisessa. Tavoitteena on laadun parantaminen täydellisellä prosessilla ja korkein mahdollinen laatu. Tätä kohti edetään jatkuvan parantamisen avulla, johon johto kannustaa ja sitouttaa työntekijöitä toimimaan yhteistä tavoitetta kohti. Omahoitajuus tuodaan yhdeksi kotihoitotyön arkityön elementiksi. Omahoitajakäynnit suunnitellaan toiminnanohjausjärjestelmän kautta osana tavallisia kotikäyntejä. Omahoitajan tehtävänkuva tulee avata ja selkeyttää, niin että jokaisella työntekijällä on tiedossa mitä omiin vastuisiin ja tehtäviin kuulu, ja mitä käytännössä tarkoittaa olla jonkun asiakkaan omahoitajana.
3. Standardoidut työohjeet käyttöön. Työohjeiden vakiointi selkeästi määrittää työtehtävän: siihen kirjataan työn vaatima aika, välineet sekä tarkka kuvaus tehtävän sisällöstä. Tämän avulla työnkuvia selkeytetään ja sitä voidaan käyttää myös perehdytyksen tukena. Tehtävänkuvat sisältävät myös kirjaamisen ohjeen. Hoitajien on saatava koulutusta työnantajan puolesta asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöön, ja jokaisella tiimillä on oltava oma vastuukäyttäjä, joka perehdyttää uudet työntekijät sekä tukee kirjaamisessa kaikkia tarpeen niin vaatiessa. Työn sisällön selventämisen työkaluna voi myös käyttää arvovirtakarttaa. Tämä tehdään yhdessä henkilöstön kanssa ja sen tarkoituksena on kuvata kaikkia niitä tehtäviä, jotka tuottavat arvoa asiakkaalle.
4. Hoidon jatkuvuuden selkeyttäminen arvovirtakartan avulla. Siirtyminen tiimistä toiseen tuotti haastateltaville stressiä ja heillä oli tunne, että hoidon jatkuvuus häiriintyy. Kun toisen tiimin asiakasta ei tunneta yhtä hyvin kuin oman tiimin asiakasta, pystytäänkö asiakkaan voinnin muutokset huomioimaan yhtä hyvin kuin tutun asiakkaan muutokset? Arvovirtakuvauksen avulla voidaan tunnistaa toisen tiimin asiakkaan hoitamisessa syntyvää hukkaa tarvikkeiden hakemisessa, lääkkeiden etsimisessä, virheiden paikkaamisessa ym. Kun keskitytään poistamaan hukka työntekijöiden työstä, jää enemmän aikaa arvoa tuottavaan. Myös 5S menetelmällä saadaan tehostettua työn vaiheita. Kotihoidon tiimien varastohuoneet järjestetään, tavaroille nimetään oikea paikka (kaapin ovessa tai hyllyssä tarra), tarvittavat lomakkeet ja kaavakkeet järjestellään tai nimetään selkeästi sähköisiin järjestelmiin. Työpöydät siistitään ja niillä säilytetään työn kannalta vain oleelliset tarvikkeet. Tiimin yhteisesti sovituissa pelisäännöissä myös määritellään tiimin perustehtävä ja miten se toteutetaan sekä sovitaan konkreettiset toimintatavat ja vastuualueet. Pelisäännöissä sovitaan yhteisesti, miten esimerkiksi tiedonkulku hoidetaan sovittujen sääntöjen mukaan hoidettaessa toisen tiimin asiakasta. Tällä turvataan tiedon kulkeminen myös tiimirajojen yli.
5. Oikeanlaisen kirjaamisen tueksi tarvitaan koulutusta. Säännöllisiä potilas- ja asiakastietojärjestelmän koulutuksia uusille työntekijöille on järjestettävä, jotta taataan laadukas ja oikeanlainen kirjaaminen. On tärkeää osata kirjata oikeat asiat käynnistä ja asiakkaan sen hetkisestä tilanteesta. Jokaiseen tiimiin on koulutettava oma vastuuhenkilö arkipäiväisten kirjaamisen haasteiden ja tuen saamisen varmistamiseksi. Myös ict-taitojen lisääminen on suotavaa. Koronan myötä esimerkiksi Teamsin käyttö on lisääntynyt, tietoja ja lomakkeita löytyy sähköisessä muodossa ja ne on oltava kaikkien saatavilla. Laadukkaan perehdyttämisen antaminen uusille työntekijöille on turvattava, tähän voidaan käyttää apuvälineenä standardoitua työohjetta, joka helpottaa uuden työntekijän työtä. Työohjeen lisänä voidaan käyttää myös perehdyttämisen tsekkauslistaa. Laadukas perehdyttäminen lisää kotihoidon työturvallisuutta, vähentää stressiä ja auttaa uutta työntekijää pääsemään helpommin osaksi työyhteisöä.
