Yrityksen sisäinen raportointi
Pitkään jatkunut epävarma taloustilanne ja toimialoja koskevat rakennemuutokset ovat mutkistaneet liiketoiminnan ennustamista. Tämän vuoksi sisäinen raportointi ja liiketoiminnan ennustaminen ovat nousseet yrityksissä tärkeimpien kehityskohteiden joukkoon. Raportointi on työkalu, jota voidaan hyödyntää talouden seurantaan ja suunnitteluun. Yritys voi itse valita, mitä se sisäisellä raportoinnilla seuraa ja kuinka raportointi yrityksessä toteutetaan. Hyvä sisäinen raportointi on lähtökohtaisesti strategialähtöistä, liiketoimintaa tukevaa ja strategiaa toteuttavaa. (Ikäheimo 2019, 14; Lahti, Salminen 2014, 171, 177; Syvänperä, Lindfors 2014, 9)
Yrityksen ylin johto on vastuussa raportointijärjestelmän suunnittelusta ja sen rakentamisesta. Johdon tulee valita, mitä tietoa raporteilla kerätään ja miten. Kerättävän tiedon luotettavuus, kattavuus ja jatkuvuus tulee varmistaa sekä valita raportointialueet ja raporttien jakelutavat käyttäjille. Raportin suunnittelussa on huomioitava raportin selkeys ja helppolukuisuus. Raportit tulee myös ajoittaa oikeaan aikaan, jotta niitä voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. (Raudasoja, Johansson 2009, 23; Alhola, Lauslahti 2000, 25.)
Sisäisen raportoinnin työkalun kehittäminen toimeksiantajalle
Kehitettäessä toimeksiantajan sisäistä raportointia oli tärkeä tietää, mitä asioita toimeksiantaja halusi yrityksensä raportoinnilla seurata ja kuinka laajasti. Teemahaastattelulla pyrittiin saamaan kokonaisvaltainen ymmärrys toimeksiantajan sisäisestä raportoinnista. Teemahaastatteluun valikoitui neljä teemaa, joita olivat nykytila, ongelmat, toiveet ja ajoitus. Teemahaastattelusta saatujen vastauksien pohjalta saatiin käsitys, että kehitettävän sisäisen raportoinnin työkalun tulisi sisältää vain vähän käsin kirjaamista, tuottaa enemmän tietoa yrityksen toiminnasta ja olla mahdollisimman helppokäyttöinen. Työkalun kehittämisessä lähdettiin liikkeelle valitsemalla sopiva ohjelma raportoinnin työkalulle. Toimeksiantajalla oli ollut raportoinnissa käytössä Applen Numbers taulukkolaskentaohjelma ja toiveena oli, että uusi työkalu luotaisiin samaan ohjelmaan. Kyseistä ohjelmaa käytettäessä kävi ilmi, että Microsoft Excel olisi parempi ohjelma uudelle raportoinnin työkalulle ja uusi työkalu päädyttiin lopulta luomaan Exceliin. Excel tarjosi paremmat toiminnot työkalun toteuttamiseen, kuten esimerkiksi makrot ja pivot-taulukot.
Työkalussa hyödynnettiin Excelin makroja, jotka mahdollistivat komentojen automatisoinnin. Manuaalisten kirjausten määrä saatiin pidettyä vähäisenä, kun rutiinikirjauksia automatisoitiin. Esimerkiksi tiedon siirto välilehdeltä toiselle voidaan suorittaa painikkeella, joka käynnistää makron. Makro hoitaa tällöin tiedon siirron, eikä käyttäjän tarvitse kirjata tietoja toiselle välilehdelle käsin. Sisäisen raportoinnin työkaluun luotiin omat välilehdet yrityksen myynnille ja kuluille. Toimeksiantaja toivoi, että kyseiset välilehdet olisi mahdollista tallentaa PDF-muotoisina tietokoneelle. Välilehdille luotiin painikkeet, jotka käynnistävät makrot välilehtien tallentamiseen. Kyseisellä toiminnolla välilehden tallentamisesta saatiin yksinkertaisempaa. Välilehtien kirjausten määrää vähennettiin lisäämällä välilehdille alasvetovalikoita esimerkiksi tuotteen, palvelun, päivämäärän tai arvonlisäveroprosentin valitsemiseen.
Toimeksiantajan käytössä olleeseen sisäisen raportoinnin työkaluun kirjattiin ainoastaan yrityksen myynnit ja kulut. Käytössä ollut työkalu ei kuitenkaan tallentanut kirjattuja tietoja niin, että niitä olisi voitu hyödyntää tai seurata. Uuden raportoinnin työkalun toivottiin tuottavan tietoa yrityksen myynnistä ja kuluista vuositasolla. Kehittäessä uutta raportoinnin työkalua tuli siis selvittää, miten kuukauden aikana kirjatut myynnit ja kulut saadaan talletettua mahdollisimman yksinkertaisesti ja niin, että niitä voidaan jatkossa hyödyntää. Tietojen talletus päätettiin suorittaa makrojen avulla erillisille data välilehdille. Kuukausittain, kun yrityksen myynnit ja kulut on kirjattu kuukausiraporttipohjiin, tulee työkalussa käynnistää tietojen siirtoon luotu painike. Painike suorittaa makron, joka siirtää kuukausiraporttien tiedot talteen toiselle välilehdelle.
Välilehdille talteen kerättyä tietoa hyödynnetään työkalun dashboard sivulla sekä budjetissa. Dashboard sisältää yhteenvedon yrityksen myynneistä ja kuluista vuositasolla. Sivulla on pivot-kaavioita, joista voidaan seurata esimerkiksi myynnin tai kulujen kehitystä kategorioittain. Kaaviot ovat interaktiivisia ja ne päivittyvät dataa sisältävien välilehtien mukaan. Kaaviot havainnollistavat yrityksen seurattavat tiedot ja raportin käyttäjän on helppo seurata esimerkiksi myynnin kehitystä kaaviosta. Dashboard välilehden käyttö ei vaadi käyttäjältä muita toimenpiteitä, kuin kuukausittain makron käynnistämisen ja vuosittain toisen makron käynnistämisen. Välilehden käyttö on helppoa, eikä se vaadi käyttäjältä erillisiä kirjauksia. Toimeksiantaja mainitsi haastattelussa, että hän ei juurikaan hyödynnä budjettia yrityksen toiminnassa. Uuteen sisäisen raportoinnin työkaluun luotiin välilehti budjetoinnille. Haastattelussa nousi esille toimeksiantajan mielenkiinto budjetointia kohtaan ja uudella raportoinnin työkalulla haluttiin luoda mahdollisuus tähän. Välilehdestä pyrittiin luomaan mahdollisimman yksinkertainen ja automatisoitu. Välilehti vaatii käyttäjältä suunniteltujen lukujen käsin kirjaamista, mutta toteutuneet luvut on mahdollista siirtää välilehdelle hyödyntäen makroa.
Yhteenveto
Sisäisen raportoinnin työkalun kehittämisessä pyrittiin luomaan helppokäyttöinen työkalu, joka ei vaadi paljon käsin kirjauksia. Alasvetovalikoita ja makroja hyödyntämällä työkalun manuaalisten kirjausten määrää saatiin vähennettyä ja työkalusta saatiin luotua helppokäyttöinen. Uusi sisäisen raportoinnin työkalu tuottaa tietoa yrityksen toiminnasta erilaisien kaavioiden avulla. Yrityksen toiminnasta on mahdollista saada lisää tietoa hyödyntämällä työkaluun lisättyä budjettia.
Aiheesta lisää
Björs, N. 2023. Sisäisen raportoinnin kehittäminen. AMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023082124842
