Asiakaskokemus kehitystyön ytimessä
Henkilöstöhallinnan ohjelmistokokonaisuus, eli Human Capital Management (HCM) -järjestelmä, on integroitu ratkaisu, joka kattaa yrityksen henkilöstöhallinnon eri osa-alueet. Sen tavoitteena on tehostaa henkilöstöprosessien hallintaa, parantaa työntekijäkokemusta ja tukea organisaation strategisia päämääriä (SAP, n.d.). Saarni Cloudin suunnitteleman HCM-suite-ohjelmistokokonaisuuden tavoitteena on tarjota yrityksille kokonaisvaltainen ja skaalautuva ohjelmistoratkaisu, joka vastaa nykyaikaisten HR-järjestelmien moninaisiin tarpeisiin. (Kangas, 2025.)
Opinnäytetyön viitekehyksessä tarkasteltiin asiakaskokemusta sekä palvelukehityksen menetelmiä. Vahva arvolupaus perustuu asiakasymmärrykseen ja osoittaa, miten tuote ratkaisee asiakkaan ongelmia, parantaa prosesseja tai tuo mitattavaa liiketoiminnallista arvoa. Strateginen markkinointi lähtee arvon tuottamisesta asiakkaalle (Vierula, 2021). Tutkimuksella haluttiin selvittää Saarni Cloudin HCM-ohjelmistokokonaisuuden potentiaalisten asiakkaiden tarpeita, nykyisten HR-järjestelmien käyttömaturiteettia ja järjestelmäintegraatioiden sujuvuutta, sekä arvioida ohjelmistokokonaisuuden markkinapotentiaalia. Hyvällä palvelumuotoilulla otetaan toiminnallisuuksien lisäksi huomioon asiakkaan tunteet ja odotukset ja vahvistetaan luottamusta ja tyytyväisyyttä sidosryhmien välillä (Koivisto ja muut, 2019).
Tutkimus toteutettiin käyttämällä kahta eri tutkimusmenetelmää: kvantitatiivista kyselytutkimusta sekä kvalitatiivista haastattelututkimusta. Tutkimuksen kvantitatiivinen osuus toteutettiin sähköisenä kyselynä HR-johtajille ja – asiantuntijoille yhteistyössä Innolinkin kanssa. Kyselyyn vastasi yhteensä 219 ihmistä. Kvalitatiivinen osuus koostui kahdeksasta syvähaastattelusta, jotka toteutettiin Saarni Cloudin asiakkaille, HR-päättäjille. (Kangas, 2025.)
HR-järjestelmien nykytila ja kehitystarpeet
Kyselytutkimuksen tulokset osoittavat, että monet organisaatiot käyttävät useita eri palveluntarjoajia HR- ja HCM-järjestelmilleen, mikä voi aiheuttaa haasteita järjestelmien yhteensopivuuden ja toimivuuden suhteen. Yli puolet vastaajista hyödyntää vähintään neljää eri palveluntarjoajaa, ja vaikka suurin osa kokee niiden toimivan hyvin yhdessä, suurempi määrä järjestelmiä lisää keskinäisiä toimivuusongelmia. Eniten käytettyjä ja parhaiten toimivia palveluita ovat työajanseuranta, palkanlaskenta ja rekrytointi, kun taas osaamisen hallinnan ja kehittämisen ratkaisut koetaan heikoimmin toimiviksi. Erityisesti osaamisen kehittäminen ja johtaminen, suorituksen johtaminen sekä perehdytys ovat palveluita, joille on suurin tarve. Ne koetaan tarpeelliseksi neljäsosalle alle 250 henkilöstön yrityksistä. Osaamisen johtaminen nousi esiin myös avoimissa vastauksissa merkittävänä kysynnän kohteena. (Kangas, 2025.)
Suhtautuminen nykyisiin järjestelmiin on osin kriittistä, ja kolmasosa vastaajista kokee niiden toimivuuden puutteelliseksi. Lisäksi 41 % vastaajista on kiinnostunut ratkaisujen keskittämisestä, mutta osa ei ole vielä muodostanut kantaa tähän vaihtoehtoon. Tulokset osoittavat, että kiinnostus keskittämiseen on korkeinta 50–249 henkilön organisaatioissa. Kokonaisuudessaan tutkimus osoittaa, että palveluiden hajautuminen ja järjestelmien yhteen toimivuus ovat keskeisiä kehityskohteita HR-järjestelmien osalta. (Innolink Research n.d.).
Toiveena helppokäyttöinen ja kattava HR-järjestelmä
Haastatteluissa selvisi, että HR-järjestelmien haasteet ja toimintalogiikka vaihtelevat huomattavasti yrityskoon mukaan. Suurissa organisaatioissa (14000–17000 työntekijää) HR-järjestelmien pirstaleisuus hankaloittaa kokonaisvaltaista henkilöstöhallintoa ja tiedonhallintaa. Manuaalinen työ, integraatioiden puute ja vanhentuneet järjestelmät rajoittavat HR-prosessien tehokkuutta. Ihmiset yleensä luottavat teknologiaan, mutta tämä luottamus horjuu nopeasti, jos järjestelmät eivät yllä lähes täydelliseen käyttövarmuuteen. (Bisneskirjasto, luku 3.1). Keskikokoisissa yrityksissä (1000–2500 työntekijää) ongelmat liittyvät raportointikyvykkyyksiin, hitaaseen tiedonsiirtoon ja kirjautumisvaikeuksiin. Pienissä yrityksissä (100–600 työntekijää) haasteet liittyvät ennen kaikkea IT-resurssien vähäisyyteen ja HR-prosessien manuaalisuuteen. (Kangas, 2025.)
Sekä kvantitatiivinen kysely että teemahaastattelut osoittivat, että nykyaikaisilta HCM-järjestelmiltä odotetaan erityisesti intuitiivista käyttöliittymää, saumattomia integraatioita ja automaattisia toiminnallisuuksia. Yritykset toivovat järjestelmää, joka kattaa koko työsuhteen elinkaaren ja tukee sekä operatiivista työtä että strategista henkilöstöjohtamista. Merkittäväksi eduksi nähtiin keskitetty HR-tiedonhallinta, joka mahdollistaa tietojen tehokkaan hyödyntämisen raportoinnissa, analytiikassa ja johdon työssä. Tärkeitä vaatimuksia olivat myös monikielisyys ja skaalautuvuus eri toimialojen ja yrityskokojen tarpeisiin. (Kangas, 2025.)
Johtopäätökset
Henkilöstöhallinnan ohjelmistokokonaisuudet (HCM-järjestelmät) tukevat strategisesti henkilöstöprosesseja, työntekijäkokemusta ja liiketoiminnan tavoitteita. Tutkimuksen mukaan organisaatiot käyttävät monesti useita HR-järjestelmiä, mikä vaikeuttaa niiden hallintaa ja yhteentoimivuutta. Etenkin osaamisen kehittämisen ja suorituksen johtamisen ratkaisuissa on puutteita. Yritykset kaipaavat keskitettyä, intuitiivista ja automatisoitua järjestelmää, joka kattaa koko työsuhteen elinkaaren ja tukee sekä operatiivista että strategista henkilöstöjohtamista. (Kangas, 2025.)
Saarni Cloudin kehittämä HCM-suite voi vastata näihin tarpeisiin tarjoamalla skaalautuvan ja kokonaisvaltaisen ratkaisun. Ratkaisua ei ole vielä olemassa vaan se on kehitteillä. Saarni Cloudin ohjelmistokokonaisuus voi tarjota merkittävää lisäarvoa, koska yrityksillä on kasvava tarve keskitetylle ja automatisoidulle HR-järjestelmälle. Tutkimuksen perusteella HR-järjestelmien kehittämisen keskeiset suuntaviivat liittyvät parempiin integraatioihin, automaatioon, käyttäjäystävällisyyteen sekä analytiikan hyödyntämiseen. Yritykset kaipaavat yhtä keskitettyä järjestelmää, joka helpottaisi hallintaa ja tehostaisi prosesseja, mutta samalla järjestelmän on oltava joustava ja muokattavissa organisaation tarpeiden mukaisesti, jotta se palvelee erilaisia liiketoimintaympäristöjä tehokkaasti. (Kangas, 2025)
Haasteet vaihtelevat organisaation koon mukaan, mutta tarve tehokkaille ja luotettaville järjestelmille on yhteinen. Asiakaslähtöinen palvelumuotoilu ja selkeä arvolupaus vahvistavat käyttäjäkokemusta ja luottamusta. Saarni Cloudilla on hyvät edellytykset vastata markkinakysyntään tarjoamalla joustava ja käyttäjäystävällinen HCM-ratkaisu, joka tukee organisaatioiden digitaalista kehitystä. (Kangas, 2025.)
