Projektipäivät järjestettiin Helsingin Messukeskuksessa 20.–21. lokakuuta teemalla Projektimaailman tulevaisuus. Seurasin puheenvuoroja molempien työroolieni, sekä projektipäällikön että lehtorin näkökulmista miettien vuorotellen, mitä nämä muutokset tarkoittavat projektityössä ja millaisia valmiuksia meidän pitäisi antaa tuleville ammattilaisille. Päivien aikana puhuttiin teknologiasta, luottamuksesta, epävarmuudesta ja johtamisesta. Mitä pidemmälle ohjelma eteni, sitä tiiviimmin nämä aiheet tuntuivat liittyvän toisiinsa.
Asiantuntijasta agenttien johtajaksi
Itselleni paras esitys oli ehdottomasti Ville Voipion Projektina tulevaisuus. Voipio asetti tekoälyn osaksi teknologisten murrosten jatkumoa: teollistuminen muutti fyysistä työtä, tietokoneet tietojenkäsittelyä ja internet tiedon jakamista. Nyt tekoäly muuttaa ajattelutyön kustannuksia ja tekemisen tapoja. Hänen esityksessään katse siirtyi kysymyksiin vastaavasta chatbotista tehtäviä suorittaviin agentteihin ja edelleen agenttien muodostamiin organisaatioihin. Asiantuntijasta voi tulla agenttien työn johtaja, jolloin myös oman osaamisen arvoa joutuu katsomaan uudesta suunnasta.
Projektipäällikön arkeen vietynä tämä on kiinnostava ajatus. Kuinka paljon työajasta onkaan kulunut tietojen kokoamiseen, tilanteen kyselemiseen, raporttien päivittämiseen ja sen selvittämiseen, mikä tieto on viimeisin? Voipio nosti esiin projektijohtamisen rutiinien automatisoitumisen, seurannan muuttumisen reaaliaikaisemmaksi sekä datan ja dokumentoinnin kasvavan merkityksen. Samalla tekemisen kuvaamisesta tulee tärkeä taito. Agentillekin pitää pystyä kertomaan, mitä tavoitellaan ja miten työn pitäisi edetä. Jos toimintatavat ja päätösten perusteet ovat vain ihmisten päässä, niiden hyödyntäminen on vaikeaa niin uudelle työntekijälle kuin tekoälyllekin.
Opettajana jäin miettimään erityisesti asiantuntijaksi kasvamista. Jos uran alkuvaiheen tehtäviä automatisoidaan, missä tuleva asiantuntija harjoittelee ja kerryttää kokemustaan? Vaativien päätösten arviointikyky ei synny sillä, että annetaan ihmiselle vastuu tekoälyn tuotosten tarkistamisesta. Ensin pitää oppia ymmärtämään, miltä hyvä lopputulos näyttää ja mistä virheet voivat johtua. Sama kysymys koskee yrityksiä: miten uudet työntekijät pääsevät oppimaan, jos juuri ne tehtävät, joiden kautta työhön on ennen tutustuttu, siirtyvät agenteille? Tekoälyn käyttöönoton rinnalla pitäisi siis suunnitella myös sitä, miten osaaminen jatkossa kehittyy.
Mitä projektipäällikön kannattaa tehdä itse?
Pinja Valkonen tarjosi työnjakoon käytännöllisen kolmen korin mallin: anna tekoälyn tehdä, tee tekoälyn kanssa ja pidä ihmisen käsissä. Rajatut, toistuvat ja tarkistettavat tehtävät, kuten tiedon kokoaminen ja raporttien luonnostelu, sopivat tekoälylle. Suunnitelmien haastamisessa, riskien pohtimisessa ja vaihtoehtojen arvioinnissa sitä voi käyttää työparina. Harkinta, vuorovaikutus, päätösvalta ja vastuu puolestaan säilyvät ihmisillä. Valkosen esimerkkikysymys oli osuva: jos projektijärjestelmässä kaikki näyttää vihreää, onko projekti varmasti kunnossa? Mittarit eivät välttämättä kerro tiimin epäluottamuksesta, asiakkaan muuttuneista odotuksista tai ristiriidasta, jota kukaan ei ole vielä ottanut puheeksi.
Projektipäällikölle tässä on hyvin konkreettinen mahdollisuus. Kun tietojen kokoamiseen kuluu vähemmän aikaa, sitä voisi käyttää asiakkaan kanssa keskustelemiseen, epäselvien tavoitteiden täsmentämiseen tai tiimin työn esteiden poistamiseen. Tämä vaatii kuitenkin tietoista valintaa. Säästyneen ajan saa varmasti täytettyä myös uusilla raporteilla ja kokouksilla. Vastaavasti opetuksessa tekoälyn hyöty jää pieneksi, jos sen avulla vain tuotetaan enemmän tehtäviä ja palautuksia. Kiinnostavampaa olisi käyttää aikaa siihen, että opiskelijat perustelevat ratkaisujaan, vertailevat vaihtoehtoja ja keskustelevat siitä, mitä eivät vielä ymmärrä.
Pääsin kokeilemaan työnjakoa myös käytännössä ”Build Your Own Frontier PMO Agent with Copilot” -workshopissa. Ensin rakensimme agentin ohjatusti, minkä jälkeen oli aikaa omille kokeiluille. Pääsin hyvään alkuun projektipäällikön apurin, oman projektiassistentin, rakentamisessa. Tällainen tekeminen tuo agenttipuheen lähelle omaa arkea: mihin minä tarvitsisin apua ja millaisen tehtävän voisin antaa assistentille? Samalla joutuu määrittelemään, mitä tietoja se tarvitsee, mitä se saa tehdä ja miten työn tulos tarkistetaan. Valmiiksi tuotantokäyttöön vietyyn ratkaisuun on toki matkaa, mutta alkuun pääseminen auttaa hahmottamaan, mitä omassa työssä voisi kokeilla seuraavaksi.
Nopeammin valmista, mutta mitä hyötyä?
Kun tekeminen nopeutuu, korostuu entisestään se, mitä päätämme tehdä. Maarit Laanti käsitteli esityksessään tätä muutosta: toteuttamisen helpottuessa päätöksenteosta voi tulla pullonkaula. Valmiiden tehtävien määrä tai käytetty työmäärä ei vielä kerro asiakkaalle syntyneestä arvosta. Tarvitaan tietoa siitä, miten ratkaisu toimii todellisessa käytössä ja hyötyvätkö käyttäjät siitä. Laanti muistutti myös, ettei tekoälyn myönteinen arvio ideasta korvaa oikeilta asiakkailta saatavaa palautetta. On aika helppoa innostua ratkaisusta, jos sparrauskumppani osaa perustella vakuuttavasti, miksi siitä tulee loistava.
Tämä on yhteinen haaste sekä yritysten kehitysprojekteille että opiskelijaprojekteille. Toimiva sovellus tai onnistunut tekninen toteutus on tärkeä saavutus, mutta sen jälkeen pitäisi vielä kysyä, helpottiko se jonkun työtä tai ratkaisiko se tavoitellun ongelman. Projektipäällikön kannattaa pitää tämä kysymys mukana jo tekemisen aikana, jotta onnistumista voidaan arvioida muutenkin kuin aikataulun ja budjetin kautta. Opetuksessa taas pelkkä valmis tuotos kertoo yhä vähemmän tekijän ymmärryksestä, jos suuri osa toteutuksesta on syntynyt tekoälyn avulla. Molemmissa tarvitaan kykyä osoittaa, mihin ratkaisu perustuu, mitä siitä opittiin ja mitä pitäisi muuttaa.
Suunnitelma tarvitsee rinnalleen tilannetajua
Kaikkea ei kuitenkaan ratkaista paremmalla teknologialla tai huolellisemmalla suunnitelmalla. Kristiina Helenius ja Mika Hentunen toivat keskusteluun maailmanpolitiikan ja maiden välisten riippuvuuksien muuttumisen vallankäytön välineiksi. Projektin arjessa tämä voi tarkoittaa hyvin käytännöllisiä kysymyksiä: mistä materiaalimme tulevat, minkä toimittajien varassa olemme ja mitä tapahtuu, jos jokin tähän asti luotettavasti toiminut yhteys katkeaa? Kansainvälisen toimintaympäristön tapahtumat voivat muuttaa projektin edellytyksiä, vaikka oma tiimi olisi tehnyt kaiken suunnitellusti. Siksi myös projektipalaverissa pitäisi välillä katsoa oman tehtävälistan ulkopuolelle.
Saana Nilsson toi ennakointiin tiedustelun näkökulman. Mitä tiedämme, mitä emme tiedä ja mitä meidän pitäisi selvittää? Hänen esityksessään korostui havaintojen erottaminen tulkinnoista sekä vaihtoehtoisten selitysten etsiminen. Projektityössä tämä on tärkeää etenkin silloin, kun valittuun ratkaisuun on jo käytetty paljon aikaa ja rahaa. Sitä tukevat havainnot on helppo huomata, mutta ristiriitaisen tiedon kohdalla tekee mieli selittää, miksi se ei koske juuri meidän projektiamme. Hyvä suunnitelma kuitenkin päivittyy uuden tiedon mukana. Projektipäällikölle se tarkoittaa myös rohkeutta nostaa esiin epämukavia havaintoja, ja opiskelijalle lupaa muuttaa ratkaisuaan oppimansa perusteella. Suunnan korjaaminen voi olla juuri se osoitus osaamisesta, jota tilanteessa tarvitaan.
Kenen puoleen sinä käännyt?
Kaiken tulevaisuuspuheen keskeltä mieleen jäi myös tarina Bobista, joka oli työskennellyt organisaatiossa 47 vuotta saamatta erityistä tunnustusta. Kun työntekijöiltä kysyttiin, kenen puoleen he kääntyvät tarvitessaan apua, Bobin nimi nousi esiin. Lopulta myös toimitusjohtaja huomasi hänen merkityksensä ja antoi tunnustusta. Narendran Narasimhanin puheenvuoro käsitteli johtamista ilman titteliä: vaikutusvaltaa rakennetaan arjen teoilla, vastuun ottamisella ja luottamuksella. Kuinkahan monta Bobia meidän työyhteisöissämme on? Ihmisiä, joiden panos näkyy ennen kaikkea siinä, että muiden työ sujuu ja vaikeat tilanteet saadaan ratkaistua.
Puheenvuoroon liittyvä keskustelu autonomiasta ja mikromanageerauksesta tarjosi sekin ajateltavaa. Jos esihenkilö ei tiedä, mitä tiimissä tapahtuu, epävarmuus voi näkyä jatkuvana tarkisteluna. Oma-aloitteinen ja riittävä viestintä voi vähentää tätä tarvetta ja antaa tiimille enemmän työrauhaa. Projektipäällikön tehtävänä on löytää yhdessä tiimin kanssa tapa, jolla tilanne pysyy näkyvänä ilman, että jokainen työvaihe vaatii erillistä hyväksyntää. Opiskelijaprojekteissa harjoittelemme aivan samaa: vastuun ottamista, avun pyytämistä ja sitä, että muille kerrotaan ajoissa myös ongelmista.
Näiden Projektipäivien jälkeen oma projektiassistentin kokeilu tuntuu hyvältä paikalta jatkaa. Sen rinnalla haluan pitää mielessä kysymyksen siitä, mihin vapautuvaa aikaa käyttäisin. Ehkä asiakkaan tarpeen tarkempaan ymmärtämiseen, tiimin kanssa keskustelemiseen tai opiskelijan ajattelun kuuntelemiseen. Ja ehkä myös siihen, että huomaisin työyhteisön Bobin ennen kuin hän on ehtinyt odottaa tunnustusta 47 vuotta.
