Etäjohtaminen on kasvava trendi ja digitalisoituva toimintaympäristö haastaa viestinnän ja johtamisen. Terveydenhuollon yksiköitä, joissa pienemmät yksiköt yhdistyvät suuremmiksi yksiköiksi, ja joita johdetaan etänä eri paikkakunnilta, on yhä enemmän. (Ristolainen, Maijala & Eloranta 2020, 181.) Pohjanmaalla hyvinvointialueen kuntayhtymän ja sitä seuranneen hyvinvointialueen organisaatiomallia uudistettiin tavoitellen isompia tulosyksiköiden kokonaisuuksia. Tavoitteena on ollut hoitotyön ja sen laadun kehittäminen sekä yhtenäisyyden lisääminen alueella samojen käytäntöjen myötä. Muutoksen myötä etäjohtaminen alueella lisääntyi. (Granlund 2023.)
Linda Piiroisen (2023) sosiaali- ja terveysalan kehittämisen ja johtamisen YAMK-opinnäytetyönä tehdyn tutkimuksen tarkoituksena oli kuvata Pohjanmaan hyvinvointialueen lapsi- ja perhepalveluiden tulosalueella työskentelevien hoitotyön ammattilaisten kokemuksia etäjohtamisesta. Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa tietoa etäjohtamisen nykytilasta organisaatiomuutoksen myötä sekä löytää mahdollisia hyviä käytäntöjä sekä haasteita, joiden pohjalta etäjohtamista voidaan organisaatiossa kehittää.
Hajautettu organisaatio ja siihen liittyvät haasteet
Yksinkertaistetusti hajautetulla organisaatiolla tarkoitetaan organisaatiota, jonka toiminta on eriytetty erikokoisiin ja erilaisiin yksiköihin. Hajautetulla työllä tarkoitetaan projekteja, satelliitteja, verkostoja ja tiimejä, joissa virtuaalisuus on merkittävää. Siinä korostuvat yhteistyön, toiminnan, vuorovaikutuksen ja kulttuurin moninaisuus. Tieto- ja viestintätekniikka sekä niiden mukanaan tuoma yhteisöllinen toiminta sekä itseohjautuvuus ovat keskeistä. (Ollila, Raisio, Vartiainen, Lindell, Pernaa & Niemi 2018, 236–238.) Hajautetun työn voimavara- ja kuormitustekijät eroavat jonkin verran paikallisen työn vaatimuksista. Maantieteellisen etäisyyden vuoksi hajautetun työn tekijät työskentelevät usein yksin tai pienissä alaryhmissä ja joutuvat tyytymään eriaikaiseen kommunikoitiin johdon ja muun ryhmän kanssa, joka saattaa aiheuttaa epävarmuuden tai eristäytyneisyyden tunteita. Kuormittuneisuuden kokemukset riippuvat täysin yksilön odotuksista, voimavaroista ja persoonallisuudesta sillä monet hajautetun työn tekijät kuitenkin nauttivat mahdollisuudesta työskennellä rauhassa etäällä muista ja työnsä itsenäisyydestä. (Vartiainen, Kokko & Hakanen 2004, 148.)
Zittingin, Niirasen ja Laulaisen (2020, 72, 75) tutkimustulosten pohjalta voitiin todeta kootusti, että työskentely hajautetussa sosiaali- ja terveyspalvelujen organisaatiossa näyttää monilta osin kompleksisemmalta kuin organisaatiossa, joka sijaitsee yhdessä toimipisteessä. Eri toimipisteisiin hajautuneisuus tuo epätasapuolisuutta päätoimipisteen dominanssin ja tiedonkulun katkosten myötä. Epätasapuolisuus saattaa synnyttää johtajille tunteita siitä, että he jättävät työntekijät yksin ilman tukea ja työntekijöille tuntemuksia siitä, että johtajat jättävät heidät yksin. Epätasapuolisuus saattaa johtaa myös hylkäämisen tunteen tuomaan stressiin. Tällaiset tuntemukset saattavat heikentää työhyvinvointia sekä sitoutumista organisaatioon.
Etäjohtaminen on uutta johtamisen ydinosaamista
Etäjohtaminen on etätyön, hajautetun työn, liikkuvan työn sekä ajasta ja paikasta riippumattoman työn johtamista eikä etäjohtaja näe työntekijää päivittäin tai välttämättä edes viikoittain. Työn organisoinnin haasteita lisää yhä hajautetumpi tapa tehdä työtä erilaisten työnteon muotojen yleistyessä vauhdilla. Perinteinen johtamisosaaminen ei riitä, vaan on kehitettävä puuttuvaa osaamista ja osattava joustaa uuden digitaalisen ympäristön ja tilanteen mukaan. Etäjohtamisen voidaan sanoa olevan sellaista ydinosaamista, jota tulevaisuudessa esimiehillä on oltava, sillä esimiesten kyky johtaa virtuaalista työtä saattaa määrittää organisaation menestyksen. (Vilkman 2016, 9, 15, 21.)
Etäjohtamisen kehittäminen edellyttää kehittämiskohteiden tunnistamista, kehittämistoimenpiteistä sopimista ja organisaation johtamisen uudelleen tarkastelua kaikilla sen eri tasoilla (Häggman-Laitila, Paronen, Lammintakanen & Terkamo-Moisio 2022, 59). Etänä enemmän -sote-työ uudistuu -hanke oli valtakunnallinen sosiaali- ja terveysministeriön rahoittama hanke, jossa vastattiin sosiaali- ja terveysalan työn muutokseen kehittämällä etäjohtamista, etävertaistukea, etätyönohjausta ja muutosjohtamista. (Tampereen ammattikorkeakoulu 2022.) Osana hanketta Itä-Suomen yliopisto (2021) laati etäjohtamisen käsikirjan yhteistyössä työelämäorganisaation kanssa, ja siinä huomioitiin etäjohtamisen keskeisiä teemoja, kuten vuorovaikutus, viestintä, luottamus sekä etäjohtajan ja etäjohdettavan työntekijätaitoja.
Piiroisen (2023) etäjohtamista käsittelevä tutkimus toteutettiin kvalitatiivisella tutkimusotteella ja tutkimusaineisto kerättiin teemamuotoisilla parihaastatteluilla loppuvuodesta 2022. Tutkimukseen osallistui yhteensä kuusi hoitotyön ammattilaista, jotka työskentelivät etäjohtajan alaisuudessa lapsi- ja perhepalveluiden tulosalueella hoitotyön tulosyksiköissä. Hoitotyön tulosyksikköjä olivat äitiys- ja ehkäisyneuvola, lastenneuvola, kouluterveydenhuolto, opiskeluterveydenhuolto, lastentautienpoliklinikka ja lastenneurologinen yksikkö. Hoitotyön ammattilaisilla tarkoitettiin tässä opinnäytetyössä terveydenhuollon ammattihenkilöitä kuten sairaanhoitajia, terveydenhoitajia ja kätilöitä. Tutkimusaineisto analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysilla.
Luottamus avaintekijä, ammatilliset verkostot vahvistuneet
Piiroisen (2023, 58–59) tutkimustulosten mukaan etäjohtamisen nykytila koettiin pääasiassa hyvänä. Haastateltavien työnkuva muodostui pääosin itsenäisestä vastaanottotyöstä ja haastateltavilla oli pitkä työkokemus hoitoalalta. Työn luonteen vuoksi haastateltavat olivat tottuneita itsenäiseen työskentelyyn ja haastateltavien itseohjautuvuus sekä työn hallinta nousivat haastatteluissa vahvasti esiin. Haastateltavien itseohjautuvuus oli osaltaan auttanut sopeutumaan sekä organisaation toiminnassa, että johtamisessa tapahtuneisiin muutoksiin. Esimiehen tukea käytännön työhön ei koettu juuri tarvittavan. Sen sijaan merkityksellisenä koettiin kollegoilta saatu käytännön apu ja vertaistuki. Zittingin ym. (2020, 73) artikkelissa todetaankin, että työntekijöiden keskinäisellä tuella on suuri merkitys, kun johtaja ei ole paikan päällä.
Tutkimustulosten mukaan etäjohtajan ja -johdettavan välinen luottamus koettiin hyvänä, jonka vuoksi etäjohtajien olisi hyvä jatkossakin ylläpitää ja vahvistaa luottamusta etäjohdettaviin työntekijöihin huomioimalla heitä ja pitämällä yhteyttä antamalla työntekijöille tunteen siitä, ettei heitä unohdeta. Säännöllisten kokousten tärkeys korostui tutkimuksessa, sillä suuri osa vuorovaikutuksesta ja viestinnästä tapahtui niiden välityksellä. Säännöllisten kokousten todettiin olevan hyvä käytäntö, jonka vuoksi tulevaisuudessa niihin kannattaa edelleen panostaa. Tärkeää on huolehtia siitä, ettei kokousten välille pääse syntymään liian pitkää taukoa. Tutkimuksessa nousi esiin positiivisena asiana se, että yhteistyötä oli alettu tekemään samaa työtä tekevien kollegojen kanssa yli kuntarajojen. Työntekijöiden myönteinen suhtautuminen toiminnan kehittämiseen todettiin antavan hyvän lähtökohdan muutokselle, kun luodaan ja kehitetään yhteisiä toimintatapoja. (Piiroinen 2023, 59–61.)
Etäjohtamisen haasteena työntekijöiden tasapuolinen huomioiminen
Piiroisen (2023, 61–62) tutkimuksessa nousi esiin useita haasteita etäjohtamiseen liittyen, joiden pohjalta etäjohtamista voidaan kehittää. Merkittävimmät haasteet liittyivät tiedonkulun ja yhteydenoton haasteisiin, työntekijöiden epätasa-arvoisuuteen ja digitaalisiin välineisiin liittyviin haasteisiin. Tiedonkulun haasteiden vuoksi tieto ei ollut aina tavoittanut kaikkia tai omaa työtä koskevaa tietoa oli saatu toisen käden kautta ja koettiin huolta siitä, muistaako etäjohtaja kaikkia työntekijöitä. Tämän perusteella todettiin, että olisi tärkeää parantaa tiedonkulun toimivuutta ja miettiä omalle yksikölle sopivin viestintätapa, jotta kaikki työntekijät saisivat tarkoituksenmukaisen ja ajantasaisen tiedon oman työnsä tarpeisiin.
Vilkman (2016, 23) totesi, että hajautettu tiimi asettaa esimiehen tilanteeseen, jossa säännöllisesti samassa toimipaikassa olevia työntekijöitä tulee huomioitua enemmän ja etäällä työskentelevät jäävät helposti vähemmälle huomiolle. Piiroisen (2023, 63–64) tutkimuksessa kävi myös ilmi, että toimipisteiden hajautuneisuus aiheutti epätasapuolisuuden kokemuksia ja haasteita työntekijöiden huomioimisessa. Vaikka luottamus etäjohtajiin koetiinkin tutkimuksen mukaan hyvänä, voi epätasa-arvoisuuden kokeminen ja työntekijöiden huomiotta jättäminen heikentää luottamusta pidemmällä aikavälillä. Tulisikin kehittää toimiva käytäntö siihen, miten kaikkien työntekijöiden mielipiteet pystyttäisiin huomioimaan päätöksenteossa ja sitä kautta vahvistamaan tasapuolisuuden kokemusta työntekijöiden kesken.
Yhteydenoton haasteina mainittiin epävarmuus ottaa yhteyttä muiden yksiköiden työntekijöihin, joita ei tunnettu. Haastatteluissa ilmeni, että korkea kynnys ottaa yhteyttä etäjohtajaan oli johtanut siihen, että työntekijät yrittivät ratkaista ongelmia itse tai odotettiin kokouksia, joissa ongelmia oli voinut ottaa esiin. Toisinaan pienistä ongelmista oli voinut ajan myötä tulla suuria, mikäli ongelmia ei päässyt heti etäjohtajan kanssa käsittelemään. Avoimuus kysyä mieltä askarruttavista asioista mainittiinkin yhtenä etäjohtajaan kohdistuvista odotuksista. Tämän perusteella johtopäätöksissä nostettiin esiin se, että on tärkeää panostaa säännölliseen yhteydenpitoon ja tapaamisiin, jotta työntekijöillä olisi matalampi kynnys ottaa yhteyttä sekä etäjohtajaan että muiden yksiköiden työntekijöihin. (Piiroinen 2023, 43, 47, 64.)
Digitaalisiin välineisiin liittyi useita haasteita kuten tekniikan toimimattomuutta ja sen käyttöön liittyi yksilöllisiä eroja. Tutkimuksessa todettiin, että organisaation olisi hyvä kartoittaa erilaisten työntekijöiden valmiuksia käyttää digitaalisia välineitä, varmistaa välineiden saatavuus, vahvistaa yhteistyötä IT-puolen kanssa, sekä resursoida aikaa digitaalisten välineiden käytön harjoitteluun. (Piiroinen 2023, 64–65.) Myös Ristolainen ym. (2020, 179) totesivat, että riittävää tukea ja koulutusta tulisi tarjota etäjohtamisen viestinnän monipuolisten välineiden käyttämiseen.
