VAMKin Korkeakoulupalveluiden yksikön kehittämispäivässä pohdimme työpajatyöskentelyn muodossa keinoja, joilla voimme kukin henkilökohtaisesti ja yhdessä tiimin kesken vaikuttaa erilaisiin oman työn kuormitusta lisääviin osa-alueisiin, mm. yllättävien joustamistarpeiden ennakointi, tietotulvan ja työn keskeytysten hallinta, sekä työn tauottaminen. Kyseiset teemat ovat varmasti tuttuja lähestulkoon meille kaikille erilaisissa asiantuntijatehtävissä toimiville, joten tässä kootusti työpajamme pohdintoja, joista voit poimia juuri sinulle ja omalle tiimillesi parhaiten sopivat vinkit talteen!
Yllättävien joustamistarpeiden ennakointi, työn organisointi ja aikatauluttaminen
Oman työn organisointi ja aikatauluttaminen on yksi tärkeimpiä modernin työelämän taitoja. Yllättävienkin joustamistarpeiden kanssa pärjää, mikäli omat työpäivät on suunniteltu siten, että mahdollisiin yllätyksiin pystyy reagoimaan ilman, että päivät venyvät. Omaa työtä kannattaa suunnitella hyödyntäen itselle parhaiten sopivaa työkalua, hyviä kokemuksia löytyi esimerkiksi Planner -työkalusta sekä Outolook- kalenterin ja sen erilaisten muistutusten ja työlistojen hyödyntämisestä. Oleellista ei ole mitä työkalua käyttää, kunhan oman työn suunnitteluun on käytössä joku mieluisa työkalu. Kalenteriin on tärkeää merkitä ja aikatauluttaa isommat tehtäväkokonaisuudet, joiden työstämiseen pitää pystyä keskittymään. Pienemmille tehtäville on hyvä varata ns. toimistotyöaikaa, jolloin palavereiden ja isompien tehtäväkokonaisuuksien väliin jää aikaa myös jokapäiväisten pienten työtehtävien hoitamiseen. Merkitsethän kalenteriisi myös lounastauot, vain sinä voit huolehtia oman työpäiväsi kokonaisuudesta! Ja miten niihin yllättäviin joustamistarpeisiin sitten varaudutaan? Siten, että kalenteri ei saa suunnitellusti olla aivan täynnä, vaan aikaa tulee olla varattuna myös niille ennakoiduille tai vähemmän ennakoiduille yllättäville työtehtäville.
Oman työn suunnitteluun vaikuttaa toki myös koko tiimin ja yksikön toiminnan suunnittelu. Riittävän tarkalle tasolle viedyn vuosikellon koettiin olevan hyvä työkalu tiimin/yksikön työn suunnitteluun. Vuosikellon myötä työtä voidaan suunnitella pitkälle etukäteen huomioiden tiedossa olevan ruuhka-ajat. On myös tärkeää, että organisaation eri yksiköiden/tiimien vuosikellot huomioivat toisten vuosikelloista seuraavat tarpeet ja ovat siis keskenään synkronoituja. Kukaan meistä ei toimi tyhjiössä, joten vuosikellon laadinnassa kannattaakin tehdä yhteistyötä ainakin selkeästi omaan toimintoon kytkeytyvien tiimien/yksiköiden kanssa.
Tiimin sisäisen viestinnän merkitys työn suunnittelussa korostui myös vahvasti työpajamme keskusteluissa. Kun tiimin sisällä tieto kulkee, pystytään ennakoimaan tulevia joustamistarpeita ja suunnittelemaan siten kaikkien työtä järkevästi. Erilaiset lomat on tärkeää ennakoida ja niistä on hyvä käydä tiimin sisäistä keskustelua, jolloin työt saadaan hoidettua sujuvasti lomienkin aikaan. Lähi- ja etätyön suunnittelussa on tärkeää huomioida, että työtehtävät hoituvat parhaalla mahdollisella tavalla. Lähiesihenkilöllä on merkittävä rooli edellä mainituissa asioissa, mutta on tärkeää, että jokainen tiimiläinen tietää oman vastuunsa tiimin toiminnan sujuvoittamisessa ja sisäisen tiedonkulun tehokkuudessa.
Tietotulvan ja työn keskeytysten hallinta ja työrauha
Keskeytyykö työsi Teamsin ilmoittaessa uudesta chat-viestistä tai työkaverin kysellessä viikonlopun suunnitelmista? Keskittymistä vaativan työn jatkuvat keskeytykset syövät tunnetusti työtehoa ja aiheuttavat kognitiivista kuormitusta. Erilaisten ilmoitusten vaientaminen ja esimerkiksi ”älä häiritse” tai ”syvätyöaika” statuksen käyttäminen Outlook-kalenterissa tai Teamsissa ovat helppoja keinoja suoda itselle keskittymismahdollisuuksia. Tiedostathan myös, että esimerkiksi sähköpostiin tai chat-viestiin ei tarvitse vastata heti, vaan silloin kun se sinulle sopii. Etätyömahdollisuutta kannattaa hyödyntää silloin, kun tiedät että työlistallasi on keskittymistä vaativia tehtäviä. Hyödynnä tarvittaessa varattavia kokoustiloja, jos oma työpisteesi sijaitsee avokonttorissa. Toisten työrauhan mahdollistamiseksi on tärkeää, että kunnioitetaan toisten kalenterimerkintöjä tai ”älä häiritse” statusta. Erilaiset tiimien tai avokonttoreiden yhteiset pelisäännöt ovat tärkeässä roolissa työrauhan mahdollistamisessa. Mistä tiedät, että kollegasi haluaa olla rauhassa? Esimerkiksi kuulokkeet päässä työskentely on helposti sovittava ja tunnistettava merkki siitä, että kyseessä on keskittymistä vaativa työ, jolloin keskeytyksiä ei toivota. Sisäisessä viestinnässä kaikilla työyhteisön jäsenillä on tärkeä rooli tietotulvan vähentämisessä. Sähköpostiviestinnässä ja Teams-työtilojen jäseniä määriteltäessä on tärkeää pohtia, keitä kaikkia asia aidosti koskee. Kun jätämme asian kannalta epäoleelliset henkilöt pois viestiketjuista tai työtiloista, vähennämme osaltamme tietotulvaa. Myös viestien pituuteen ja selkeyteen on meidän kaikkien tärkeää kiinnittää huomiota. Erilaisten palvelupyyntöjen osalta on tärkeää käyttää oikeita kanavia niiden toimittamiseen ja muistettava ilmoittaa jo ensimmäisessä viestissä, mihin mennessä palvelupyyntöön tulee saada vastine.
Työn vastuullisuuden kuormituksen hallinta
Etenkin yhden tai vain muutaman henkilön takana olevat vastuulliset tehtävät saattavat aiheuttaa kuormitusta. Tästä aiheutuvaa kuormitusta voidaan vähentää sillä, että tiimeissä jaetaan mahdollisuuksien mukaan tehtäviä, tietoa ja osaamista, jolloin tarvittaessa kriittisiä työtehtäviä voidaan jakaa. Tätä mahdollisuutta tukee tehokkaat yhteiset viestintäkanavat ja tiedon tallentaminen siten, että pääsy siihen on muillakin tiimin jäsenillä. Tiimin yhteinen keskusteluyhteys ja luottamus niin tiimin kesken kuin lähiesihenkilön ja tiimin välillä on tärkeässä roolissa työn vastuullisuuden aiheuttamassa kuormituksessa. Ideaalitilanteessa kukin tiimiläinen ilmoittaa hyvissä ajoin, mikäli tarvitsee apua tai tukea joko muilta tiimiläisiltä tai esihenkilöltä. Lähiesihenkilö toimii tarvittaessa tukena oman työnrajaamisessa. On tärkeää, että työt voi jättää työpaikalle työpäivän päättyessä. Tämän kulttuurin luomisessa on meillä jokaisella tärkeä rooli.
Työn tauottaminen, istumisen vähentäminen ja lihaskunnosta huolehtiminen
Työn säännöllisellä tauotuksella on merkittävä rooli palautumisen kannalta. Työpäivään tulee sisältyä palautumisen hetkiä, jolloin työpäivän aikainen kokonaiskuormitus ei nouse liian suureksi. Työn tauottamiseen ja tauottamisen mahdollistamiseen velvoittaa myös Työaikalaki. Tiiviin työpäivän lomassa tauko saattaa unohtua, ellet sinä itse huolehdi sen pitämisestä. Vähintään lounastauot kannattaa merkitä omaan kalenteriin, jolloin osoitat myös muille, että et ole silloin saatavilla esimerkiksi kokoukseen. Yhteiset lounaat ja kahvitauot kollegoiden kanssa ovat monen työpäivän ilo ja piristys ja tarjoavat myös erinomaisen paikan yhteiselle ideoinnille ja tiedon välittämiselle. Ethän jää paitsi näistä mukavista hetkistä ja kannustathan mukaan myös kollegasi! Työsi tauottamisesta ei voi ottaa vastuuta kukaan muu kuin sinä itse. Kukaan muu ei voi palautua puolestasi, joten huolehdithan oikeudestasi pitää tauko. Esihenkilöillä ja johdolla on tärkeä rooli esimerkin näyttäjinä ja tiimin yhteisten taukorituaalien luojina. Tiimin yhteinen lounastauko, johon sisältyy pieni kävely lounaspaikkaan, on mitä parhain tapa tauottaa työpäivää. Liikunta on erinomainen keino työssäjaksamisen tukemiseksi ja työn tauottamiseen. Hyviä keinoja lisätä liikuntaa toimistotyöntekijän arkeen on kävelykokousten hyödyntäminen, portaiden käyttäminen, sähkötyöpöydän säätäminen seisoma-asentoon tai työmatkojen kulkeminen pyörällä, kävellen, tai miksei jopa juosten. Taukoliikunnan osalta kannattaa luoda itse omia rutiineja ja kannustaa koko tiimi mukaan! Lähde vaikkapa pienelle kävelylle hyödyntäen portaita ja pitkiä käytäviä ja käy tervehtimässä käytävän toisessa päässä työskentelevää kollegaa. Huolehdithan työn tauottamisesta myös etätyöpäivinä. Etätyöpäivien aikana askeleita ei luontaisesti päivän aikana kerry samalla tavalla kuin toimistopäivinä, joten pidäthän erityisesti etätyöpäivinä kiinni liikunnallisista tauoista. Pieni kävely ulkona tekee ihmeitä! Lihaskunnosta huolehtiminen on tärkeää meidän kaikkien hyvinvoinnin ja toimintakyvyn tukemiseksi. Hyödynnäthän työnantajasi tarjoamia etuja kuten ePassia tai erilaisia liikunta- ja kuntosalivuoroja. Kannusta myös kollegat mukaan! Hyvinvointi ja työhyvinvointi ovat kiinteästi toisiinsa kytköksissä olevia asioita ja vaativat toimenpiteitä niin työntekijältä kuin työnantajaltakin.
