Mitä on ITIL?
Information Technology Infrastructure Library eli ITIL® on 1980-luvun lopussa kirjoitettu kokoelma standardisoituja käytäntöjä informaatioteknologian käytöstä yritysten infrastruktuureissa. Tämä holistinen käytäntökokoelma on saanut alkunsa Iso-Britannian hallituksen tarpeesta saada oman informaatioinfrastruktuurinsa kulut kuriin ja yhtenäistää kielenkäyttö toiminnan selkeyttämiseksi.
Ensimmäiset 30 teosta ITIL®-kirjallisuuteen liittyen otettiin nopeasti käyttöön Microsoftin ja IBM:n toimesta, jotka siihen aikaan olivat kehittämässä omaa versiota alan standardeista. Tämä varhainen adoptio varmisti ITIL:in paikan maailman näyttämöllä ja ITIL onkin nyt globaali standardi infrastruktuuriprojekteissa. Myöhemmin huomattiin, että ITIL® käytännöt sopivat minkä tahansa tietotekniikkaa käyttävän palveluorganisaation käyttöön, koosta riippumatta. Tällä hetkellä ITIL:stä on menossa neljäs versio, viides on tulossa.
Käytänne vai käytäntö
ITIL® sisältää erilaisia käytäntöjä, esimerkiksi muutoksenhallinta, ongelmanhallinta ja palvelupyyntöjen hallinta. Jokainen näistä käytännöistä antaa ohjeita siitä, mitä tietty toiminto sisältää ja miten se tulisi suorittaa. Käytänteet taas kuvaavat organisaation kykyä toteuttaa näitä käytäntöjä tehokkaasti. Vaikka ITIL® kirjallisuus esittää paljon hyviä ja testattuja käytäntöjä, se myös painottaa, että ITIL:ia käyttöön ottava organisaatio ei kopioisi niitä suoraan vaan kehittäisi mieluummin omia käytänteitä näitä ITIL® käytäntöjä myötäillen. Tämä on tärkeää, koska jokainen yritys on erilainen, vaikka toimisikin samalla liiketoiminta-alueella.
Nämä yritysten väliset erot tulevat esimerkiksi yritysten sijainneista, ja ne vaikuttavat mm. lakeihin, tarjolla oleviin mahdollisuuksiin/rajoitteisiin ja paikalliseen kulttuuriin, joka yrityksen muodostuessa eriytyy vielä kertaalleen yrityksen sisäiseksi kulttuuriksi. Suurin informaatioteknologiaa käyttäviä yrityksiä erottava tekijä on kuitenkin se mitä yritys tarkalleen tekee.
Esimerkiksi yritys, joka myy kahvia ”tilaa ja nouda”-palvelumallilla ei välttämättä tarvitse Muutoshallinta-käytäntöjä samassa mittakaavassa kuin yritys, joka ylläpitää edellä mainittua “tilaa ja nouda”- sovellusta kahvikioskia varten. Molemmat yritykset kuitenkin hyötyvät Muutoshallinta-käytänteiden olemassaolosta. ITIL® määrittää Muutoshallinnan tehtävän seuraavasti: Muutoshallinnan tehtävä on varmistaa, että muutokset tehdään tehokkaasti ja suunnitellaan siten, että mahdolliset muutoksesta aiheutuvat tuotantohäiriöt on minimoitu. Tuotantohäiriöllä tässä tarkoitetaan palvelun katkeamista tai huomattavaa huononemista käytön kannalta.
Miksi ITIL® sopisi minun yritykseeni?
ITIL® on massiivinen tietopankki, jossa on kerätty yli kolmenkymmenen vuoden kokemuksia erilaisista tietotekniikka käyttävistä yrityksistä, koko maapallolta. Se sopii niin paikalliseen yrittämiseen kuin kansainvälistymiseen.
Moni varmasti alussa säikähtää ITIL® byrokratiaa, mutta se on turhaa. Ajan kanssa kokemus opettaa, miten paljon byrokratiaa oikeasti tarvitaan. On hyvä lähteä matalalla tasolla liikkeelle ja lisätä sitä tarvittaessa, eikä toisinpäin. ITIL® metodologian käyttäminen antaa yritykselle mahdollisuuden datalähtöiseen päätöksentekoon, varmistamalla että yrityksellä on tähän tarvittavat edellytykset. Näitä edellytyksiä ovat muun muassa aktiiviset tiedonhallintakäytänteet, viestinnän käytänteet ja tietohallinnan ohjaamat tiedonkeruukäytänteet. Nämä käytänteet helpottavat myös työntekijöiden liikkuvuudessa, mahdollistaen jopa itsenäistä työssäoppimista.
ITIL® metodologiaa noudattavan yrityksen on mahdollista ulkoistaa myös organisaation toimintoja alan vakiintuneille tekijöille, esimerkkinä TietoEVRY, IBM, Fujitsu. Ulkoistaminen mahdollistaa yrityksen omaan osaamiseen keskittymiseen, eli arvon tuottamiseen asiakkaalle.
Paras aika aloittaa ITIL:in käyttö on yrityksen perustamisvaiheessa, muttei se koskaan ole liian myöhäistäkään. Tämä artikkeli pohjautuu vaasalaiselle Done Robotics Oy AB:lle tehtyyn opinnäytetyöhön. Yritys tavoittelee Robot as a Service (RaaS) alustaa. Done Robotics oli jo löytänyt oleelliset käytänteet kehitysorganisaationsa pyörittämiseksi ilman ITIL:in tapaisia skeemoja, mutta opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää ja määritellä käytänteitä miten RaaS-palvelua voitaisiin tuottaa sisäisesti kehitetyn tuotteen avulla.
Tämä artikkeli pohjautuu opinnäytetyöhön, jonka kirjoitti Maksim Korobkin, ja ohjasi Anna-Kaisa Saari. Opinnäytetyö löytyy osoitteesta https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202401041035
