Työhyvinvointikyselyiden tulokset useimmiten kritisoivat sisäistä viestintää; tietoa halutaan saada enemmän, nopeammin ja avoimemmin. Uusia, nopeita viestintäkanavia on tämän päivän työyhteisössä valtava valikoima. Esihenkilö saattaa yllättyä siitä, että myös puskaradio on salamannopea. Työntekijän olisi kuitenkin erittäin tärkeää saada olennaiset tiedot lähiesimieheltään.
Tyytyväisyys sisäiseen viestintään korreloi työtyytyväisyyden kanssa. Hyvä esimiesviestintä perustuu vuoropuheluun, jossa kuunnellaan, arvostetaan ja osallistetaan. Jos tähän päästään, syntyy ketjureaktio: työmotivaatio ja -hyvinvointi sekä yhteisöllisyys paranevat, työyhteisön toimintakyky kohenee ja kaikki tämä parantaa kaupan päälle asiakaspalvelun laatua ja mainetta. (Kortetjärvi & Nurmela 2016, 62.)
Esihenkilön viestintätaidot haastetaan muun muassa muutostilanteissa sekä ristiriitojen ja epäkohtien selvittelyissä. Muutosviestinnän tulisi olla proaktiivista, eli muutoksista pitää kertoa etukäteen ja vuorovaikutusta on lisättävä. Esihenkilöltä odotetaan muutoksissa läsnäoloa, kuuntelemista ja vastaamista kysymyksiin. (Kuusela 2013.)
Haastavista viestintätilanteista yksi ylitse muiden
VAMKin Sosiaali- ja terveysalan kehittämisen ja johtamisen opiskelijat vastasivat Työyhteisöviestinnän opintojaksolla kysymykseen: Mikä on ollut vaikein viestintätilanteesi alaisen / kollegan / asiakkaan kanssa? Jaan vastaajien viestintähaasteet seuraavassa sisäisiin ja ulkoisiin.
Alaisten kanssa haastaviksi mainittiin seuraavat tilanteet:
- epäasialliseen käytökseen puuttuminen
- huomautuksen antaminen
- korjaavan palautteen antaminen
- työsuhteen päättymiseen liittyvät asiat.
Esihenkilö on yhteyksissä myös asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin. Ikävät uutiset etenkin hoitotyössä nousivat esiin:
- potilaan sairauden pahentumisesta / menehtymisestä viestiminen
- hoitopäätöksen tekeminen potilaan / omaisten kanssa
- haastavalle asiakkaalle kirjallisesti viestiminen
- lastensuojeluilmoitus
- koronarajoitteista viestiminen.
Määrällisesti selvästi eniten mainintoja sai korjaava palaute. Sitä ei voi vain nopeasti hoitaa sähköpostilla, vaan on suunniteltava aika ja paikka. Yksi haaste tässä vuorovaikutustilanteessa on se, että on vaikea ennakoida, miten palautteen vastaanottaja reagoi. Esihenkilön on työnnettävä omat tunteensa taka-alalle, kun hän on tekemässä alaista koskevaa ikävää päätöstä (Kortetjärvi & Nurmela 2016, 66).
Kiinnostu, keskustele, kannusta
Miten esihenkilö voi parantaa kommunikointitaitojaan? Viestintätaitojen kehittäminen lähtee siitä, että kiinnittää huomiota omaan viestintätyyliinsä ja vuorovaikutukseen. Esihenkilön kannattaa havainnoida ilmapiiriä, olla kiinnostunut kaikista alaisistaan, keskustella, kehua ja kannustaa. (Sarkkinen 2020.)
Esihenkilö toimii aina roolimallina – myös viestinnässä. Kuuselan (2013) mukaan tärkeintä esihenkilön vuorovaikutustaidoissa on halu toimia yhteistyössä muiden kanssa ja taito osoittaa arvostusta. Arvostava esihenkilö antaa aikaa, hakeutuu vuorovaikutustilanteisiin, osoittaa kiinnostusta, myönteisyyttä ja optimismia. Hän pitää tiimiä tärkeänä osana yritystä ja kiinnittää huomiota etenkin onnistumisiin.
