Viestintä on monivaiheinen tiedon, taitojen, tunteiden ja ideoiden siirtämisen prosessi, jonka tarkoituksena on vastaanottajaan vaikuttaminen sekä yhteisen ymmärryksen luominen. Niin yksilöiden, yhteisöjen kuin yhteiskuntienkin on viestinnän avulla mahdollista luoda merkityksiä sekä muodostaa yhteyksiä ympäristöön ja toisiinsa. (Pihlaja, 2018.) Ristolaisen, Maijalan ja Elorannan (2020) mukaan vuorovaikutuksen muodot ovat muuttuneet digitalisoitumisen myötä ja on tiedettävä, miten viestiä ymmärrettävästi ja kiinnostavasti. Miten herättää muut reagoimaan?
Etätyössä viestitään yleensä ”sähköpostilla, puhelimella, pikaviesteillä, puhelinneuvotteluilla, videoneuvotteluilla, sähköisillä keskustelufoorumeilla, erilaisilla dokumentinhallintajärjestelmillä tai näitä yhdistäen (Aho ja muut, 2023). Digitaalinen viestintä on helppoa ja nopeaa, mikä saattaa helposti johtaa viestintätulvaan ja näin ollen hankaloittaa työntekijöiden kykyä hoitaa omaa ydintyötään. Jotta viestintätulvalta voidaan välttyä, vaatii se viestintää oikea-aikaisesti ja suunnitellusti. Heikoimmillaan etänä tapahtuva, virtuaalinen viestintä ja vuorovaikutus on epäselvää, yksipuolista ja epäsäännöllistä (Joensuu, 2020, s. 21). Sähköposteissa ja ilman kuvaa tapahtuvassa viestinnässä elekieli ja äänenkäyttö jäävät kokonaan pois kohtaamisista, jolloin väärinkäsitysten määrää viestien tulkinnoissa lisääntyy helposti.
Työyhteisöissä saattaa näkyä esimerkiksi sukupolvien välinen kuilu, eri ikäiset voivat ymmärtää viestit eri tavalla ja digitaalisten viestinnän kanavien hallinnassa saattaa olla eroja. Nuorempi sukupolvi suosii esimerkiksi emojien käyttöä, kun taas vanhempi sukupolvi saattaa vierastaa sitä. Emojit kuten muukin viestintä voidaan myös helposti tulkita väärin.
Joustavasti toimiva viestintä vaikuttaa olennaisesti työn tekemisen sujuvuuteen ja työssä koettuun hyvinvointiin. Se myös lisää luottamusta tiimin ja organisaation toimivuuteen. (Työterveyslaitos, 2022.) Viestinnän onnistumiseen vaikuttaa selkeät kohtaamiset erilaisia viestintäkanavia hyödyntäen niin, että teknologia mahdollistaa tehokkaan viestinnän ja tiedon löytämisen, mutta toisaalta myös epämuodolliset kohtaamiset (Aho ja muut, 2023). Esihenkilöillä on oltava aikaa viestinnän johtamiseen, jotta työyhteisö toimii. Viestinnän johtaminen onkin merkittävä onnistumisen edellytys työyhteisön toiminnassa, sillä siihen kiteytyy esihenkilön kolme roolia: ”suunnan näyttäminen, yhteistyön kehittäminen ja toiminnan koordinointi” (Aho ja muut, 2023).
Mitä tarvitaan onnistuneeseen etäjohtamiseen?
Etäjohtamisella tarkoitetaan, etteivät esihenkilö ja työntekijä tapaa toisiaan usein. Syy voi olla esimerkiksi pitkät välimatkat toisiinsa nähden. Jotta johtaminen onnistuu etäältä, se vaatii usein enemmän kuin perinteinen johtaminen. (Työturvallisuuskeskus, 2018.) Esihenkilön työajanhallinta etäjohtamisessa on tärkeää ja sen olisi hyvä olla suunnitelmallista, jotta hän olisi riittävästi tavoitettavissa sähköisesti, mutta tapaisi henkilökuntaa myös kasvotusten (Laaksonen, 2016, s. 223). Etäviestinnässä ei ole niinkään olennaista se, millä menetelmin viestitään, vaan miten johdonmukaista ja säännöllistä viestintä on (Ristolainen ja muut, 2020, s. 180).
Etäjohtamisen kulmakiveksi voidaan kutsua luottamusta, sekä esihenkilön ja tiimiläisen, että koko työyhteisön välillä. Tällöin työyhteisöä johdetaan yhteisillä päämäärillä ja tuloksilla, ei työtunteja laskemalla. (Aho ja muut, 2023; Työturvallisuuskeskus, 2018.) Luottamusta lisää yhteisesti sovitut viestintätavat eli ennustettavuus, vapaamuotoinen kommunikointi, saavutettavuus työpäivän aikana eli nopea vastaaminen ja reagointi (Aho ja muut, 2023). Työyhteisössä voidaan sopia yhteisesti esimerkiksi avoimen sähköisen kalenterin käytöstä, jolloin kaikki työyhteisössä näkevät, milloin on hyvä hetki tavoitella toista. Miettisen (2022, s. 13) mukaan luottamuksen rakentumisessa sekä sen ylläpitämisessä on esihenkilöllä merkittävä rooli. Esihenkilön vapaamuotoinen kommunikointi ja positiivinen johtaminen sekä innostuneisuuden esiintuominen parantaa luottamuksen kehittymistä ja luo avointa viestintäkulttuuria koko työyhteisön keskuudessa (Aho ja muut, 2023).
Yhteisten pelisääntöjen ja toimintatapojen laatiminen sekä niiden valvonta ja ylläpitäminen on välttämätöntä, jotta etäjohtaminen voi onnistua (Työturvallisuuskeskus, 2018). Pelisääntöjä tulee muistaa päivittää toiminnan muuttuessa. Sopivan viestintäkanavan valinnassa esihenkilön tulisikin punnita viestintätilanteen mukaan, onko tarkoituksenmukaista viestiä chat-keskustelussa, sopia etäpalaveri vai kasvokkainen tapaaminen työntekijöiden kanssa. Viestinnän kanavien valinnassa tulee myös pohtia, mitä viestintävälinettä käytetään kiireellisessä ja kiireettömässä viestinnässä. (Laaksonen, 2016, s. 223.) Esimerkiksi sähköposti sopii hyvin kiireettömään ja dokumentointia vaativaan viestintään ja pikaviestit vapaamuotoiseen, nopeaan keskusteluun (Aho ja muut, 2023). Viestinnän tulee tapahtua vain yrityksen virallisia viestintäkanavia pitkin, ja jotta työelämä erottuu vapaa-ajasta, on syytä välttää sosiaalisten median kanavien kautta viestimistä.
Etäjohtajuus edellyttää aiempaa enemmän panostusta vuorovaikutussuhteisiin, koska fyysinen läsnäolo, ihmisten ilmeet ja eleet puuttuvat etäviestinnän kautta tapahtuvassa vuorovaikutuksessa (Miettinen, 2022, s. 16). Toki tietokoneiden ja puhelinten videopuhelut mahdollistavat paljon sanattomien viestien huomioimisesta vuorovaikutustilanteissa. Vuorovaikutusosaaminen on yksi keskeinen esihenkilön taito ja roolinsa vuoksi esihenkilöllä on ensisijainen vastuu vuorovaikutuksen rakentamisessa sekä kehittämisestä. Vuorovaikutus on yhdessä tekemisen mahdollistaja, jonka avulla työyhteisössä löydetään parhaimmat ratkaisut ja päästään kohti yhteisiä päämääriä.
Etäjohtaminen on perinteistä johtamista teknologiasta huolimatta
Etätyö ei ole ohimenevä ilmiö, vaan kasvava trendi. Virtanen, Kaltiainen ja Hakanen (2021) ovat tutkineet etätyön vetovoimatekijöitä ja tulosten mukaan valtaosa tutkimukseen vastaajista toivoi jatkossakin etätyömahdollisuutta. Iästä riippuen vastaajista vain 21–26 % halusi tehdä vähemmän etätyötä. Tämän vuoksi etäjohtajan tulisi olla kiinnostunut kehittämään omia viestintätaitoja etätyöhön sopivaksi. Etäviestintä ei ole koskaan täysin mutkatonta saatikka helppoa, mutta se on sitäkin tärkeämpää suoriutumisen, henkilöstön hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden luomisen kannalta. Kun etäviestintä toimii, yhden ihmisen tai tiimin asioista tulee koko työyhteisön yhteisiä asioita ja yhteen hiileen puhaltamisen tunne korostuu. Hyvä etäjohtaja kiinnittää huomiota virtuaaliseen viestintään. Vuorovaikutuksen laatu, säännöllisyys, jatkuvuus sekä selkeys kehittävät ja ylläpitävät koko tiimin välistä luottamusta viestinnän ja vuorovaikutuksen keinoin. (Joensuu, 2020, s. 54; Kankainen, 2019).
Esihenkilön tulee itse aika ajoin pysähtyä pohtimaan: miten kommunikoin tiimini kanssa ja miten johdan sitä. Tiedänkö mitä tiimiläisilleni kuuluu, ja missä asioissa he kaipaavat mahdollisesti apua? Olenko sellainen esihenkilö, jonka haluaisin itselleni? Helppo keino selvittää, miten tiimiläiset toivovat esihenkilön kehittävän viestintätapojaan tai miten tiimin viestintää voisi yhdessä kehittää, on kysyä ja keskustella asiasta yhdessä. Ahon ja kumppaneiden (2023) raportista löydät erinomaisia kysymyksiä oman etäjohtamisen arviointiin sekä myös koko työyhteisön keskusteltavaksi. Etätyö on tullut jäädäkseen ja sen myötä myös viestinnän tärkeys on korostunut entisestään. Onnistunut viestintä vaatii vastavuoroista kommunikaatiota, jonka toteuttamisessa koko työyhteisöllä on tärkeä rooli. Laadukas viestintä on hyvin suunniteltua, ymmärrettävää ja selkeää. Avoin vuorovaikutus työyhteisössä luo luottamusta, jolloin myös etäjohtaminen vahvistuu. Kirjailija Anthony Robbinsin sanoin: “Se miten kommunikoimme toisten ja itsemme kanssa määrää viimekädessä työmme laadun”.
