Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (2023) mukaan niin terveydenhuollossa kuin sosiaalialla on kirjattava riittävästi ja tarkasti asiakas- ja potilastiedot kaikissa hoito- ja palveluprosessin vaiheissa. Terveydenhuollossa potilasasiakirjamerkinnät tulee tehdä viivytyksettä, viimeistään viiden vuorokauden kuluessa. Kirjaaminen hoitoyksikön potilastietojärjestelmiin tapahtuu yhteisesti sovittujen rakenteiden avulla. Näissä rakenteissa esitysmuoto voi olla vaikkapa vapaateksti, koodi, kytkin tai numero. Asiakas- ja potilasasiakirjoihin merkitään hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja hoidon seurantaan liittyviä tietoja. Yhdenmukaisella kirjaamisella ja yhdessä sovituilla säännöillä tavoitellaan laadukasta ja kattavaa tietoa oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Nämä tiedot lopulta arkistoidaan valtakunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluihin (Kanta). Potilastilanteissa kertynyttä tietoa voidaan käyttää myös toissijaisessa tarkoituksessa kuten tutkimukseen, tilastointi, viranomaisohjaus, opetus ja tietojohtaminen.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää miten hoitajat kokevat työssään potilastietojen hakemisen ja siirtymisen eri potilastietojärjestelmien välillä, sekä minkälaisia vaikutuksia niillä on hoitotyön laatuun, potilasturvallisuuteen sekä hoitajien työhyvinvointiin. Aiheen valintaan vaikuttavia tekijöitä olivat tekijöiden aiempi työkokemus hoitoalalta ja aiheen ajankohtaisuus. Kohdeorganisaatioksi valikoitui Pohjanmaan hyvinvointialueen perusterveydenhuollon yksikkö.
Tutkimusta varten tehtiin tutkimussuunnitelma sekä anottiin tutkimuslupaa kohdeorganisaation tutkimus- ja ylihoitajalta. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisen menetelmien keinoin, eli laadullisena tutkimuksena, sillä haluttiin saada kokemusperäistä tietoa aiheesta. Tutkimuksen (Tuomaala & Haavisto 2023) aineistonkeruumenetelmänä käytettiin puolistrukturoituja yksilöhaastatteluita, joissa haastateltiin terveysaseman henkilökuntaan kuuluvaa kuutta hoitotyön ammattilaista. Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin induktiivista sisällön analyysiä, eli edettiin aineiston ehdolla. Lisäksi analyysin tukena käytettiin haastatteluista saatuja vastauksia. Analyysin tukena käytettiin haastatteluissa havainnoitua piiloviestintää. Analyysiprosessiin käytettiin runsaasti aikaa, sillä haastatteluista saatujen vastauksien täytyi pysyä mahdollisimman alkuperäisinä ilman, että tutkijat vaikuttaisivat näihin.
Tutkimuksen tulosten mukaan toimivien tunnusten, riittävän osaamisen sekä ajan puitteissa potilastietojen hakeminen toisesta potilastietojärjestelmästä on mahdollista ja sujuvaa. Merkittävänä potilasturvallisuutta edistävänä asiana pidettiin sitä, että potilastiedot ovat pääsääntöisesti löydettävissä ja ajantasaisesti siirtyessään tarvittavilla potilastiedoilla voidaan välttää esimerkiksi epäselvyydet ja väärinymmärrykset. Lisäksi erilaisia potilastietojärjestelmistä löytyviä toimintoja, kuten riskitietoja, elinluovutus- ja hoitotahtoa sekä lääkelistaa pidettiin potilasturvallisuutta tukevina asioina.
Keskeisimpänä tutkimuksen tuloksena kuitenkin oli, että potilastietojen hakeminen ja siirtyminen eri potilastietojärjestelmien välillä on hankalaa ja aikaa vievää. Potilastiedot eivät siirry ajantasaisesti tai lainkaan potilastietojärjestelmästä toiseen, jonka vuoksi tiedonkulku koettiin heikoksi. Potilastietojärjestelmien käyttäminen koettiin monimutkaiseksi ja hitaaksi. Potilaan riski- ja lääkitystiedot eivät siirry eri potilastietojärjestelmien välillä. Tämä lisää virheiden mahdollisuutta ja heikentää potilasturvallisuutta.
Tutkimusten tulosten perusteella voidaan päätellä kaikkien yhteisenä toiveena olevan potilastietojärjestelmien yhtenäistäminen eri organisaatioiden kesken. Tällöin voidaan vähentää virheiden mahdollisuutta, parantaa hoitotyön laatua ja potilasturvallisuutta. Tiedonkulun sujuvoittaminen vähentää hoitohenkilökunnan työn kuormittavuutta sekä stressiä ja parantaisi työhyvinvointia.
Yhtenäinen potilastietojärjestämä ja sujuva tiedonsiirto on kustannustehokasta, kun tiedon kulku olisi sujuvaa ja nykyisen tiedonhakuun kuluvan ajan voisi kohdistaa välittömään potilastyöhön. Potilaiden hoitopolku olisi selkeämpi, laadukkaampi ja turvallisempi sekä hoitohenkilökunnan työskentely varmempaa ja stressittömämpää.
Jatkotutkimusaiheet:
Miten erikoissairaanhoidon hoitotyön ammattilaiset kokevat tiedonhakemisen ja siirtymisen omassa työssään eri potilastietojärjestelmien välillä sekä miten ne vaikuttavat potilasturvallisuuteen.
Miten potilastietojärjestelmien käyttökokemukset vaikuttavat hoitajien työhyvinvointiin. Tutkimus voitaisiin toteuttaa terveydenhoitajaopiskelijoiden toimesta ja työhyvinvoinnin edistämisen näkökulmasta.
Miten esihenkilöt kokevat potilastietojärjestelmien käyttökelpoisuuden omassa yksikössään. Tutkimus voitaisiin toteuttaa esimerkiksi ylemmän ammattikorkeakoulun opiskelijoiden toimesta.
Tutkimus potilasturvallisuuteen liittyen, esimerkiksi haittatapahtumista tai vaaratilanteista, joita puuttuva tai liian hidas potilastietojen siirtyminen on aiheuttanut.
Lopuksi
Sosiaali- ja terveysalalla potilastietojärjestelmät ovat keskeinen ja merkittävä työskentelyväline, joka vaatii jatkuvaa kehittämistä sen muuttuvien tarpeiden vuoksi. Potilastietojärjestelmiä käyttävät ammattilaiset ovat selkeästi motivoituneita osallistumaan kehittämistyöhön ja haluaisivat saada äänensä kuuluviin. Toivottavaa olisi, että tulevaisuuden kehittämistyössä tultaisiin enemmän hyödyntämään potilastietojärjestelmien päivittäisten käyttäjien kokemuksia ja parannusehdotuksia. Mikäli jatkotutkimusaiheisiin tartuttaisiin, olisi kiehtovaa seurata tutkimustulosten vaikutusta kehittämistyöhön. Nähtäväksi jää toteutuuko haave yhtenäisestä potilastietojärjestelmästä tulevaisuudessa.
