Viimeisten vuosien tapahtumat ovat nostaneet valmiusasiat ja erilaisiin riskeihin varautumisen aivan uuteen mittakaavaan. Koronaepidemia, maailman laajuiset kriisit ja uhat sekä niiden liitännäisvaikutukset ovat herättäneet viimeisetkin organisaatiot pohtimaan ja suunnittelemaan valmiusasioita ja varautumista sekä parhaimmillaan ennakoimaan tapahtumia ja organisaation toimivuutta harjoittelemalla erilaisilla skenaarioilla. Rohkenen todeta, että monissa organisaatioissa valmiussuunnitelmien rooli on vielä muutama vuosi sitten ollut pöytälaatikossa pölyttyvä asiakirja, jota on ajoittain päivitetty. Koronan alkaessa muistan konkreettisesti sen hetken, kun otin käsiini silloisen työskentelyorganisaationi valmiussuunnitelman ja käynnistin valmiusjohtoryhmän toiminnan. Näin tehtiin myös korkeakouluissa ja sen jälkeen valmiusjohtoryhmistä, valmiussuunnittelusta ja valmiusharjoitteluista on tullut enemmän tai vähemmän arkipäivää niin korkeakouluissa kuin muissakin organisaatioissa.
Varautuminen ja uhkiin ennakointi auttavat organisaatioita soveltamaan valmiussuunnitelmiensa sisältöä ja toisaalta kehittämään valmiussuunnitelmiaan entistä paremmiksi. Korkeakoulujen, kuten muidenkin organisaatioiden valmiussuunnitelmat ovat dokumentteja, mutta todellisessa tilanteessa mitataan niiden soveltamisen osaaminen. Tämän vuoksi on tärkeää harjoitella erilaisia tilanteita, joissa tätä soveltamisosaamista harjoitellaan. Harjoittelut auttavat myös organisaation johtoa ja koko yhteisöä jatkuvaan varautumiseen, uhkien tunnistamiseen sekä tilanteiden ennakointiin. Uskaltaisin väittää, että onnistunein valmiusharjoitus on sellainen, jossa ilmenee poikkeamia sekä ongelmia tilanteen hoitamisessa ja niiden kautta valmiussuunnitelmaa kehitetään sekä toimintamalleja parannetaan esimerkiksi tilannejohtamisen osalta.
Opetus- ja kulttuuriministeriö patisti kaikki korkeakoulut päivittämään valmiussuunnitelmansa tänä vuonna ennen kesälomia ja toteuttamaan valmiusharjoituksen elokuun loppuun mennessä. Vaikka aikataulut tähän olivat tiukat, niin valmiusharjoitusten palautetilaisuudessa Opetus- ja kulttuuriministeriössä joulukuun puolessa välissä, kaikki korkeakoulujen edustajat olivat tyytyväisiä tehtyyn työhön, erityisesti valmiusharjoitukseen ja sen oppeihin. Valmiusharjoitukset eri korkeakouluissa oli toteutettu hyvin eri tavalla. Osa korkeakouluista oli panostanut harjoitukseen hyvinkin paljon ja toteuttaneet harjoituksen monipäiväisenä tilanteena ja usean korkeakoulun yhteistyössä.
Meidän valmiusharjoitus koski tietoturvaa ja sen uhkiin varautumista. Siihen osallistui koko johtoryhmä sekä tietohallintopäällikkö ja turvallisuuspäällikkö. Olemme harjoitelleet itse asiassa tätä kokonaisuutta syksyn aikana jo kaksi kertaa. Sillä johtoryhmä osallistui myös viralliseen TAISTO22-harjoitukseen, joka on Suomen suurin digitaalisen turvallisuuden harjoitus. TAISTO22-harjoitukseen meillä osallistui johtoryhmän lisäksi myös tietohallinnon henkilöstöä laajemmin.
Valmiusharjoitukset eri korkeakouluissa ovat antaneet paljon oppeja ja kehitysideoita varautumiseen sekä valmiussuunnitteluun. Näin on tapahtunut myös meillä. Opit olivat melko samansuuntaisia eri korkeakouluissa ja korostaa vain sitä, että tilanteita on harjoiteltava säännöllisesti ja niiden tiimoilta on kehitettävä toimintaa. Kaksi tärkeintä huomiota valmiusharjoituksista olivat, että valmiusharjoitukset vaativat ylimmän johdon vahvan sitoutumisen ja tilannejohtamisen roolitus edellyttää lisäharjoittelua.
Vuonna 2022 valmiusasioiden suunnittelussa, harjoittelussa ja varautumisessa on otettu hienoja askeleita korkeakoulukentässä. Mutta miten varautumista ja valmiussuunnittelua kehitetään jatkossa? Varautuminen on jatkuvaa ja sen vuoksi harjoittelua on jatkettava sekä myös laajennettava koko yhteisöön. Näin vuoden lopuksi on aina hyvä tehdä lupauksia, ja olisiko yksi lupaus se, että ensi vuonna toteutetaan valmiusharjoitus, johon pääsee osallistumaan koko tai ainakin lähes koko yhteisö ja ehkä jopa naapurikorkeakoulut.
