Koulutuspäällikön työtehtävistä suurin ja pisimmän aikajänteen muodostava kokonaisuus on työaikasuunnitelman (TAS) laatiminen ja sen ylläpito. Tämä työ alkaa syyskuussa vuotta ennen kyseisen lukuvuoden alkamista ja päättyy toukokuussa reilun puolentoista vuoden päästä suunnittelun aloituksesta. Tässä artikkelissa kerrotaan eri työvaiheista ja siitä missä vaiheessa kukin niistä tulee ajankohtaiseksi.
Opetussuunnitelman vaikutus työaikasuunnitelmaan
TAS-suunnittelu alkaa hallinnollisten ryhmien luomisella ja opetussuunnitelmien julkaisemisella. Hallinnolliset ryhmät eli eri opetusryhmät muodostavat Peppi-suunnittelusovelluksessa pohjan, jonka päälle TAS:n rakentaminen alkaa. Ensimmäiseksi katsotaan, että jokaiseen ryhmään on liitetty opetussuunnitelma (OPS). VAMKissa aikaisemmin aloittaneille ryhmille on jo OPS liitettynä. Uusiin, seuraavana syksynä aloittaviin ryhmiin liitetään OPSit. Tähän on kaksi vaihtoehtoa, kopiointi tai uuden luominen. Kun ryhmä aloittaa samalla OPSilla kuin edellisenä vuonna aloittanut, voidaan käyttää kopioimista. Tällöin ryhmälle tulee täsmälleen samanlainen tutkinnon rakenne ja aikataulu kuin edellisellä. Ainoat muutokset tehdään OPSiin kytkettyihin lukukausiin.
Isomman työn aiheuttaa mahdollinen OPS-uudistus. Tällöin syksyn aikana suunnitellaan ensin kokonaan tai osittain uudistettu OPS ja tämä joudutaan syöttämään Peppiin lähes kokonaan käsin. OPS:ien kytkeminen mahdollisimman aikaisin ryhmille on tärkeää, koska vasta kun ne on julkaistu, voidaan ne linkittää Opintopolkuun eri hakukohteisiin.
TAS-perusteista päättäminen ja suunnittelutyö
Seuraavana vaiheena on TAS-perusteista päättäminen. Rehtorin päätöksellä vahvistetaan kaikki ne asiat, jotka vaikuttavat kurssitoteutusten, opinnäytetöiden ja muiden tehtävien tuntiresursseihin. Tämä päätös toimii koulutuspäälliköiden ohjenuorana seuraavaksi täydellä teholla alkavaan TAS työhön.
Suunnittelutyön seuraavassa vaiheessa ei ole määrättyä järjestystä ja tämä kestääkin joulukuusta maalikuun alkuun. Tyypillistä on ensimmäiseksi suunnitella kaikille opetusryhmille opetettavien kurssien toteutukset. Kun jollekin ryhmälle on tulossa täsmälleen samanlaisen OPSin mukaisia kursseja kuin edellisellä vuosikurssilla voidaan käyttää kopiointitoimintoa nopeuttamaan suunnittelua. Ryhmälle kopioituu samanlaiset kurssit kuin edellisellä ja käsityönä pitää muokata ainoastaan OPS-kytkentä ja mahdolliset yhdistetyt ryhmät. Peppi-suunnittelujärjestelmä muuttaa kytkennän tiettyyn lukuvuoteen automaattisesti. Kun uusi ryhmä aloittaa opiskelunsa täysin uuden OPSin mukaan, on kaikki toteutukset luotava yksi kerrallaan, ja tämä on paljon aikaa ja tietenkin tarkkuutta vaativa toimenpide. Näille ryhmille ei kopiointitoimintoa voida käyttää koko opiskeluaikana vaan joka vuosi on toteutukset luotava yksi kerrallaan.
TAS:n resurssit ja lukuvuoden aikataulut
Kun kaikki toteutukset on luotu ryhmille, on aika siirtyä muiden tehtävien resurssien syöttämiseen. OSATA-keskusteluissa on sovittu yhteisen kehittämisen (80-130) resurssin suuruudesta ja kehittämiskohteista, Opettajatiimit ovat toimittaneen ehdotuksen opinnäytetyöohjaajista ja lisäksi ryhmäohjaajaresurssit syötetään ryhmäohjaajille. Aloittavien ryhmien kohdalla se tehdään arviona, joka tarkentuu syksyllä, kun tiedetään tarkasti ryhmäkoot.
Muita huomioon otettavia asioita ovat muun muassa hanketyö-, palveluliiketoiminta- ja luottamushenkilöresurssit. Lisäksi opettajien vapaajaksojen aikataulut syötetään tässä vaiheessa.
Pedagoginen johtoryhmä päättää myös tammikuussa lukuvuoden aikatauluista ja tämän pohjalta toteutuksiin syötetään ilmoittautumisajat sekä alkamis- ja loppumispäivämäärät. Edellisestä vuodesta kopioituneita päivämääriä voidaan muuttaa massamuokkaustoiminnolla.
TAS:n työkuorman tasaaminen
Kun kaikki työ on Peppiin resursoitu, alkaa hitain vaihe eli työkuorman tasaaminen. Jokaisella opettajalla tulee olla 1600 tuntia työtä lukuvuodessa, ellei ole esimerkiksi sovittu pienemmästä määrästä. Lisäksi työn tulee jakautua lukuvuodelle tasaisesti. Toteutuksia siirretään opettajien kesken, kursseja siirretään syksystä kevääseen ja päinvastoin, kunnes päästään tilanteeseen, jossa jokaisella opettajalla on riittävä määrä työtä, tasaisesti jakaantuneena ja samoin tietysti myös opiskelijoilla. Mahdollisesti tässä vaiheessa ilman opettajaa oleville toteutuksille etsii koulutuspäällikkö tuntiopettajat. Tässä apuna toimii hr-palvelut.
TAS:n ehdotustila
Tähän asti työtä on tehty luonnostilassa, mutta kun koulutuspäällikkö on saanut suunnitelman valmiiksi ja on siihen tyytyväinen suunnitelmaan, on aika siirtää suunnitelma ehdotustilaan ja vastaanottaa opettajien kommentit. Tällöin tulee yleensä ilmi mahdolliset puuttuvat resurssit ja mahdolliset virheelliset asiat toteutuksilla. Kun kaikki muutokset on saatu tehtyä ja opettajat saavat syötettyä omiin tuleviin toteutuksiinsa toiveensa, pääsevät työjärjestyssuunnittelijat uusien TAS:ien pohjalta aloittamaan syksyn työjärjestysten laatimista.
TAS:n julkaisu
Viimeisenä toimenpiteenä keväällä koulutuspäällikkö julkaisee Pepissä seuraavan vuoden toteutukset. Tämä tekee niistä näkyviä myös opiskelijoille ja mahdollistaa ilmoittautumisen kursseille elokuun alussa. Tässä vaiheessa voidaan myös TAS:t allekirjoittaa, vaikka tiedetäänkin että niihin tulee vielä alkavan lukuvuoden aikana muutoksia.
TAS:n muutokset
Muutokset TAS:iin lukuvuoden aikana ovat yleisiä ja voivat johtua monesta eri syystä. Nopein muutos voi olla esimerkiksi kesän aikana tapahtuva työntekijän siirtyminen toisen työnantajan palvelukseen. Syksyn kurssien pikainen alkamien ei yleensä mahdollista vakituisen lehtorin rekrytointia, vaan koulutuspäällikkö etsii syksyn kursseille sijaiset ja rekrytointi hoidetaan syksyn aikana. Ryhmäkoko vaikuttaa myös opettajan työn resurssointiin ja tämä tarkistus tehdään syys- ja tammikuun lopussa, kun tiedetään toteutuksilla olevien opiskelijoiden määrä. Tyypillisiä vuoden aikana TAS:aa muuttavia tekijöitä ovat uudet hankkeet ja palveluliiketoiminta. Vaikka näitä on suunniteltu yhdessä, muuttavat ne TAS:aa vasta sitten kun ne saadaan virallisesti VAMKiin. Lisäksi muutoksia aiheuttavat opettajien pidemmät sairauslomat.
Viimeinen TAS-toimenpide koulutuspäällikölle lukuvuoden päättyessä on raportoida toukokuun lopussa mahdolliset lukuvuoden aikana tapahtuneet sovittujen tuntimäärien ylitykset palkanmaksua varten. Tämän jälkeen TAS:iin ei enää muutoksia tule.
