Tiedonhallintalaki (906/2019) astui voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallinnan järjestämiseen, kuvaamiseen, tietovarantojen yhteen toimivuuteen, teknisiin rajapintoihin, katseluoikeuksien ja tietoturvallisuuden toteuttamiseen liittyvistä asioista. Tiedonhallintalain kohteena on tietoaineistot, jotka sisältävät asiakirjoja tai tietoja, joista voidaan muodostaa asiakirjoja. Sääntely koskee siis niitä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joihin sovelletaan julkisuuslakia. Tiedonhallintalaki soveltuu yleislakina tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, viranomaisten käsitellessä tietoaineistoja (Valtiovarainministeriö, 2022).
Mikä on tiedonhallintamalli?
Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikön viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamalli laaditaan ja ylläpidetään, jotta palveluita, asiankäsittelyä ja tietoaineistojen hallintaa voitaisiin suunnitella ja toteuttaa, tiedonsaantia koskevia oikeuksia rajoittaa ja toteuttaa, tiedonkeruun moninkertaisuutta vähentää, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuutta toteuttaa ja tietoturvallisuutta ylläpitää. Tiedonhallintamalli auttaa myös hallitsemaan datamäärää, hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta, sekä tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä, joita liittyy uusien digitaalisten palveluiden käyttämiseen. (Valtioneuvosto, 2022).
Tiedonhallintamallia tulee ylläpitää aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu sisältöön vaikuttavia muutoksia. Tiedonhallintamallin ylläpidosta vastaa tiedonhallintayksikkö ja siinä toimivat viranomaiset. Tiedonhallintamalli on osa informaatiopohjaa, jonka avulla tiedonhallintayksikkö tekee suunnitelmia, jotka muuttavat heidän toimintaansa. (Valtioneuvosto, 2022).
Monessa organisaatiossa on työstetty viime vuosina tiedonhallintamallia. Googlettamalla löytyy eri organisaatioiden tiedonhallintamalleja, osa hyvinkin tarkalla, ja jopa tietoturvaa vaarantavalla tavalla. Suurin osa on edellisten kopioita, mikä onkin tavallaan järkevää, koska ei kannata ”keksiä pyörää” uudelleen. Mutta samalla voi jäädä tiedonhallintamallin tarkoitus pimentoon, eikä mallista saada riittävää hyötyä.
Tiedonhallintalautakunta valvoo valtion virastojen ja laitosten sekä kuntien ja kuntayhtymien tiedonhallintalain noudattamista, muutosvaikutusarviointien tekemistä, tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamista, ja saatavuutta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien käyttöä, asiakirjajulkisuuskuvausten laadintaa ja julkistamista sekä asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttamista. (Tiedonhallintalautakunta, 2022).
Tiedonhallintamalli ei saisi koskaan jäädä irralliseksi ja kertaluonteiseksi kuvaukseksi.
Kaiken lähtökohtana tulisi olla se, että mallin tehtävänä on tukea organisaation toimintaa ja johtamista. Tätä edistää se, että tiedonhallintamalli laaditaan eri toimintojen avainhenkilöiden yhteistyöllä.
Tiedonhallintalautakunnan suositusten mukaisesti muutosvaikutusten arviointi tulisi aina kytkeä osaksi palveluiden, prosessien ja tietojärjestelmien uudistamista. Muutosvaikutusten arvioinnilla pyritään tiedonhallintamallin ja sen sisällön pitämiseen ajan tasalla. Muutosvaikutusten arviointi tulee tehdä aina, kun ollaan tekemässä tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia uudistuksia ja tietojärjestelmien käyttöönottoja. Muutosvaikutusten arvioinnista on omat määritelmänsä. Arviointikriteerejä ovat tiedonhallinnan järjestäminen, tietoturvallisuus, tietojen käsittely ja hyödyntäminen sekä asianhallinta. Muutosvaikutusten arviointiin sisältyy arviointikriteerien lisäksi muutoksen perusteleminen, keskeiset havainnot muutokseen liittyen ja kuvailu lopputuloksesta sekä lista vaadittavista toimenpiteistä ja niiden aikatauluttaminen.
Tiedonhallintamalli vaikutti aluksi hyvin byrokraattiselta ja kryptiseltä, mutta kun siihen pääsi paremmin sisälle ja asiaa ryhtyi tarkastelemaan, se alkoi vaikuttamaan loogiselta ja hyvältä työvälineeltä organisaation toiminnan kehittämisessä. Tiedonhallintamallin laatimisen avuksi on kuitenkin hyvä hankkia erillinen ohjelmisto, jolla voi mallintaa ja hallita kokonaisarkkitehtuuria. Lisäksi on hyvä hankkia avuksi konsultti ainakin projektia aloitettaessa, jolla on aikaisempaa kokemusta tiedonhallintamallin laatimisesta.
