Erasmus+ -ohjelman hallinnointi on viime vuosina kokenut merkittävän muutoksen. European Student Card -aloite ja sen keskeinen osa, Erasmus Without Paper (EWP), pyrkivät vähentämään paperityötä, tehostamaan prosesseja ja parantamaan tiedonsiirtoa korkeakoulujen välillä. Tässä kirjoituksessa tarkastelen, mitä tämä muutos tarkoittaa käytännössä ja millaisia kokemuksia meillä VAMKissa on digitaalisesta siirtymästä Erasmus+ -ohjelmassa.
Pitkä historia ja paljon käsiteltäviä asiakirjoja
Erasmus+ -liikkuvuusohjelma on ollut osa eurooppalaista korkeakoulukenttää jo lähes neljäkymmentä vuotta. Vuosikymmenten aikana ohjelma on kulkenut useilla nimillä, mutta yksi asia on säilynyt: erilaiset Erasmus+ -ohjelman vaatimat asiakirjat ovat aina olleet keskeinen osa vaihtojen hallinnointia.
Korkeakoulujen väliset sopimukset, vaihtohakemukset, opintosuunnitelmat, osallistumistodistukset ja opintosuoritusotteet liikkuivat pitkään postin ja myöhemmin sähköpostin välityksellä. Tämä tarkoitti myös runsasta manuaalista työtä ja asiakirjojen arkistointia kansainvälisten palveluiden arjessa. Arkistokaapit täyttyivät asiakirjakansioista.
Miksi Erasmus+ -ohjelmaa halutaan paperittomaksi?
Nykyisellä Erasmus+ -ohjelmakaudella (2021–2027) käynnistynyt European Student Card -aloite pyrkii yksinkertaistamaan vaihtoprosessia sekä opiskelijoiden että korkeakoulujen näkökulmasta. Tavoitteena on, että tunnistautuminen, tiedonsiirto ja asiakirjojen käsittely tapahtuvat digitaalisesti – ilman paperia tai PDF-tiedostojen edestakaista lähettelyä.
Erasmus Without Paper -kokonaisuus luo tälle kehitykselle teknisen perustan yhdistämällä korkeakoulujen liikkuvuudenhallintajärjestelmät toisiinsa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vaihtoihin liittyvät tiedot liikkuvat järjestelmien välillä suoraan ja turvallisesti.
Digitaalinen toimintamalli tuo mukanaan monia hyötyjä. Sopimusten tekeminen, vaihtohakemusten käsittely ja learning agreementien hyväksyminen hoituvat nopeammin ja sujuvammin järjestelmien kautta. Manuaalinen työ vähenee, ja samalla myös virheiden mahdollisuus pienenee. Lisäksi tiedonsiirto on turvallisempaa ja vastaa paremmin tietosuojavaatimuksia. Pitkällä aikavälillä tämä vapauttaa aikaa siihen, mikä on olennaista: opiskelijoiden ohjaamiseen ja tukemiseen.
Digitaalinen muutos vaati totuttelua
Kun uusi Erasmus+ -kausi alkoi vuonna 2021, korkeakoulujen digitaaliset valmiudet olivat vielä monin paikoin keskeneräisiä. Osalla oli edessä digitaalisen järjestelmän hankkiminen ensin ja sen käytön opettelu. Lisäksi eurooppalaisten korkeakoulujen järjestelmät ja rajapinnat eivät aina toimineet saumattomasti. Aikataulutkin osoittautuivat varsin kunnianhimoisiksi.
Meillä VAMKissa – kuten monissa muissakin korkeakouluissa – tämä näkyi alkuvaiheessa ylimääräisenä selvittelynä, lisääntyneenä sähköpostiviestintänä ja turhautumisena. Kaikilla ei myöskään ollut syvällistä osaamista järjestelmien rajapinnoista tai järjestelmien teknisistä ratkaisuista, mikä teki kokonaisuuden hahmottamisesta haastavaa. Asioiden selvittely vei paljon työaikaa. Onneksi haasteet olivat yhteisiä koko Euroopassa, ja aikatauluja tarkennettiin matkan varrella realistisemmiksi. Hyvää vertaistukea ja hyviä vinkkejä saatiin kotimaassa muiden korkeakoulujen kansainvälisten palvelujen henkilöstöltä, jotka työskentelivät samojen haasteiden kanssa. Meillä oli ja on yhä olemassa opetushallituksen koollekutsuma ja vetämä ryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti ja käsittelee aihepiiriin liittyviä asioita.
Missä olemme nyt?
Ajan myötä oma osaaminen on kasvanut ja järjestelmät kehittyneet. Digitaaliset yhteistyösopimukset ja learning agreementit ovat jo lähes arkipäivää, ja yhä useampi vaihdon osa-alue hoituu sujuvasti sähköisten järjestelmien kautta ja uusia osa-alueita kehitetään.
Vaikka siirtymä paperittomaan Erasmus+ -ohjelmaan vaati aikaa, kärsivällisyyttä ja uuden oppimista, suunta on selvä. Digitaalinen hallinnointi ei ole vain tekninen muutos, vaan keino tehdä kansainvälisestä liikkuvuudesta sujuvampaa niin opiskelijoille kuin korkeakouluillekin. Tuleviin kehitysvaiheisiin voimme suhtautua jo huomattavasti luottavaisemmin mielin.
