Organisaatiomaailmassa laadunhallintaa ohjaa usein erilaiset lainsäädännöt ja standardit. Tunnetuimpia ja käytetyimpiä laadunhallinnan standardeja lienee ISO9000- standardisarja ja ISO9001-standardi, jotka määrittelevät viitekehyksen laadunhallinnalle rakenteiden, termistöjen ja määritelmien kautta. Standardin mukaan rakennettu laadunhallintajärjestelmä auttaa ja tukee organisaatiota mm. todentamaan oman laadunhallinnan menetelmiä, parantamaan laatuaan systemaattisesti ja määrittelemään toiminnalle toimintatapoja tasalaatuisuuden varmistamiseksi.
ISO9001 – standardin mukaan määritellyt laadunhallinnan periaatteet ohjaavat organisaation toimintaa ja rakentavat selkeää kokonaisuutta laadunhallinnalle. Standardin mukaiset periaatteet muodostuvat asiakaskeskeisyydestä, johtajuudesta, ihmisten osallistumisesta, prosessimaisesta toimintamallista, jatkuvasta parantamisesta, näyttöön perustuvasta päätöksenteosta ja suhteiden hallinnasta. Käytännössä siis hyvin peruselementtejä organisaation toiminnalle ja luotettavuudelle sekä vastuulliselle toiminnalle.
Standardi näkee asiakaskeskeisyyden olevan laadunhallinnan ensisijainen tavoite, jonka tärkeimpinä hyötyinä voidaan pitää mm. asiakastyytyväisyyttä, asiakasuskollisuutta ja organisaation mainetta. Ylin johto määrittelee organisaatiolle yhteisen tarkoituksen sekä suunnan. Alempi johto yhdessä ylimmän johdon kanssa luo olosuhteet, joiden puitteissa koko organisaatio henkilöstöineen toimii toiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ihmisten erilaisuus ja osallisuus lisäävät ymmärrystä laadunhallinnan merkityksestä, ja sitä kautta myös motivaatiota saavuttaa toiminnalle asetetut tavoitteet. Selkeät prosessit varmistavat tasalaatuisuuden, mutta toisaalta myös voimavarojen keskittämisen organisaatiolle merkityksellisimpiin prosesseihin ja niiden kehittämiseen. Organisaation johtaminen tiedolla ja näyttöön perustuvilla päätöksillä lisää organisaation tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Suhteiden hallinta on niin ikään omien suorituskykyjen optimointia. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset ovat olennainen osa organisaation toiminnan kehittämisessä.
Vaikka standardit itsessään eivät olekaan organisaation toiminnan laadun tae, voidaan nähdä, että standardin periaatteita hyödyntämällä sekä sen vaatimalla dokumentoinnilla on sen sijaan suurikin merkitys laadunhallinnan onnistumiselle. Dokumentoinnin voidaan ajatella olevan turhaa byrokratiaa tai aikaa vievää, mutta pidemmällä tähtäimellä dokumentoinnilla varmistetaan tiedon välittyminen ja tasalaatuisuuden toteutuminen sekä tiedon säilyvyys ja pysyvyys myös henkilöstömuutoksissa. Toisaalta dokumentoinnin merkitystä on hyvä peilata myös sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla yleisesti vallitsevaan ajatukseen siitä, että se mitä ei ole dokumentoitu ei tarkasteltaessa ole olemassa. Olennaisinta on pohtia, mitkä asiakirjat ja minkä asioiden dokumentointi on organisaation toiminnan kannalta merkityksellisintä. Tarvetta on hyvä peilata riskien kanssa. Minkä prosessin, asiakirjan tai dokumentaation puuttuminen aiheuttaa organisaation toiminnalle merkittävän riskin? Mitä ohjetta organisaation toimijat tarvitsevat onnistuakseen organisaatiolle määriteltyjen tavoitteiden toteuttamisessa? Mitä ohjetta ilman organisaatio ei voi toimia?
Standardejakin tärkeämpää on, että organisaatiolla on olemassa yhteiset toimintatavat ja normit, joiden noudattamiseen jokainen yhteisön jäsen sitoutuu. On myös hyvä avata yhteisesti käytössä olevia käsitteitä ja laatia ohjeita tukemaan yksilöiden toimintaa ja onnistumista. Johdon sitoutuminen ja organisaation tiedolla johtaminen lisäävät läpinäkyvyyttä ja myös organisaation keskinäistä luottamusta. Tässä viestinnän avoimuudella on merkittävä rooli.
Yhtäältä kuten laadunhallinnalle niin myös ympäristölle, työterveydelle ja -turvallisuudelle sekä tietoturvalle on määritelty omat standardit. Ne ottavat kantaa riskeihin, korostavat johtajuutta, toiminnan suunnitelmallisuutta ja henkilöstön omaa sitoutumista, osallisuutta ja tietoisuutta. Kaikkien standardien tavoitteena on hyvinvoiva, terveellinen ja turvallinen työympäristö.
