Digitalisaatio on viime vuosina noussut keskeiseksi tekijäksi organisaatioiden kehittämisessä. Se ei tarkoita pelkästään teknologian käyttöönottoa, vaan ennen kaikkea toimintatapojen uudistamista ja tiedon hyödyntämistä entistä tehokkaammin. Erityisesti pk-yrityksille digitalisaatio tarjoaa mahdollisuuden tehostaa prosesseja, parantaa tiedonkulkua ja vahvistaa kilpailukykyä. Kun teknologiaa hyödynnetään strategisesti, se voi tukea koko organisaation oppimista ja kasvua.
Tämä artikkeli pohjautuu Mascha Fellermayerin kirjoittamaan ja Anna-Kaisa Saaren ohjaamaan opinnäytetyöhön Digitalisaation hyödyntäminen pk-yrityksen tietojohtamisessa. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona teollisuuden alalla toimivalle pk-yritykselle, joka on erikoistunut teollisuuden huoltoon, kunnossapitoon ja asennustehtäviin. Yrityksessä on viimeisen vuoden aikana digitalisoitu merkittävästi sisäisiä prosesseja, ja nyt oli aika selvittää, miten digitalisaation tuottamaa tietoa voidaan hyödyntää liiketoiminnan kehittämisessä.
Digitalisaation hyödyntäminen
Tutkimuksen mukaan digitalisaatiota voidaan hyödyntää pk-yrityksen sisäisten prosessien ja toimintatapojen kehittämisessä monella eri tavalla. Digitalisaatiota voidaan hyödyntää muun muassa tiedonhallinnan kehittämisessä, sisäisen viestinnän parantamisessa, henkilöstön järjestelmäosaamisen vahvistamisessa sekä yhteisen tiedonjakokanavan rakentamisessa. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi pk-yritykselle laadittiin konkreettisia kehitysehdotuksia, joita tarkastellaan seuraavaksi tarkemmin.
Selkeä tiedonhallintaprosessi
Ensimmäisenä kehitysehdotuksena yritykselle luodaan selkeä tiedonhallintaprosessi tiedonhallinnan parantamiseksi. Prosessissa määritellään selkeät vastuualueet, vastuuhenkilöt, käytännöt ja tavoitteet. On tärkeää määritellä mitä tietoa kerätään ja miten, missä sitä säilytetään, mitä varten sitä kerätään ja kuka sitä hallinnoi. Tiedonhallintaprosessin tueksi laaditaan prosessikuvaus, jossa prosessi kuvataan sekä sanallisesti, että visuaalisesti. Visuaalisuus usein helpottaa uusien toimintatapojen omaksumista pelkän sanallisen ohjeistuksen sijaan. Prosessin luominen ei välttämättä kuitenkaan ole se haastavin osuus, vaan se, että henkilöstö sitoutuu toimimaan uuden prosessin mukaisesti. On tärkeää, että prosessi saadaan toimimaan ja se otetaan yrityksessä käyttöön, eikä se jää vaan suunnittelun tasolle. Tässä kohtaa korostuukin hyvä henkilöstöjohtaminen ja esimerkillä johtaminen.
Palaverikäytännön rakentaminen
Toisena kehitysehdotuksena sisäisen viestinnän kehittämiseksi yritykselle rakennetaan koko henkilöstöä koskeva palaverikäytäntö. Sen tavoitteena on parantaa yrityksen sisäistä tiedonkulkua ja lisätä läpinäkyvyyttä. Palaverikäytännön rakentamisessa tulee huomioida yrityksen organisaatiorakenne sekä työympäristö ja rakentaa palaverikäytäntö niiden mukaan. Palaverit suunnitellaan huolellisesti etukäteen ja niissä käydään läpi oleellista henkilöstöä koskettavaa tietoa, kuten yrityksen tunnuslukuja, tämänhetkistä tilannetta sekä tulevaisuuden näkymiä. Jos yrityksellä on jo valmiiksi käytössä Microsoft 365-palvelupaketti, on palaverit helppo järjestää sen Teams-työkalulla. Palaveriin osallistuminen ei vaadi henkilöstöltä muuta kuin tietokoneen tai älypuhelimen sekä toimivan verkkoyhteyden. Tämä mahdollistaa palaveriin osallistumisen helposti eri paikkakunnilta. Jonkun tulee kuitenkin olla vastuussa palaverin suunnittelusta, joka on uuden palaverikäytännön rakentamisen ja ylläpitämisen työläin osuus.
Järjestelmäosaamisen vahvistaminen
Kolmas kehitysehdotus liittyy henkilöstön järjestelmäosaamisen vahvistamiseen. Ensimmäinen järjestelmäperehdytys on erityisen tärkeää tehdä huolellisesti. Puutteellinen järjestelmäosaaminen usein lisää virheitä, vaatii lisäselvitystä ja aiheuttaa ylimääräistä työtä, mikä puolestaan vähentää tehokkuutta. Järjestelmään perehdyttämisen jälkeen osaamisen ylläpitäminen on tärkeässä roolissa. Tätä voidaan edesauttaa tarvittaessa järjestettävillä kertauskoulutuksilla. Kattavat ja laadukkaat ohjeet työskentelyn tueksi ovat tärkeitä, esimerkiksi lyhyet ja ytimekkäät kirjalliset ohjeet järjestelmästä otettujen kuvakaappausten kera on helppo toteuttaa. Kompaktit ohjevideot toimivat toisille myös ja niiden toteuttaminen nykypäivänä on myös helppoa, vaikka alkuun voikin vaatia hieman opettelua. Lisäksi Usein Kysytyt Kysymykset -osio toistuvien haasteiden perusteella on hyvä lisä ohjeiden tueksi. Teknisesti henkilöstön järjestelmäosaamisen vahvistaminen on helppo toteuttaa ohjeiden laatimisella, mutta haastavampaa on motivoida henkilöstö opettelemaan lisää tai kokonaan uutta. Tämä vaatii tavoitteiden sanoittamisen, jotta jokainen työntekijä ymmärtää, mihin omalla panostuksellaan yrityksessä vaikuttaa.
Intranetin rakentaminen
Neljän kehitysehdotus on yhteisen tiedonjakokanavan eli intranetin rakentaminen. Se on teknisesti helppo toteuttaa, mikäli yrityksellä on jo valmiiksi käytössä Microsoft 365-palvelupaketti. Paketti sisältää SharePoint-työkalun, jonka avulla intranetin rakentaminen on tehty helpoksi. On myös taloudellisesti kannattavaa hyödyntää jo olemassa olevan palvelupaketin kaikkia ominaisuuksia. Lisäksi integraatio muihin Microsoftin työkaluihin tulee automaattisesti, mikä tehostaa tiedon siirtymistä eri työkalujen välillä. Ennen intranetin rakentamista on tärkeää määritellä etukäteen sen sisältö ja tavoite, luoda yhteinen ohjeistus sen käyttöön sekä valita vastuuhenkilö sen rakentamiselle ja ylläpidolle. Suunnittelu ja toteutus ovat intranetin työläimmät vaiheet, mutta alkupanostuksen jälkeen intranetin käyttö palvelee koko henkilöstöä ja tehostaa tiedonjakoa yrityksen sisällä.
Yhteenveto
Yrityksen sisäisten prosessien ja toimintatapojen kehittämisessä digitalisaatio mahdollistaa paljon. Oleellista on asettaa selkeitä tavoitteita, nimetä vastuuhenkilöt ja sitoutua pitkäjänteiseen kehittämistyöhön. On tärkeää ymmärtää, että muutokset eivät tapahdu hetkessä ja lopullinen muoto rakentuu usein vasta käytännön kokemusten kautta.
