Mitä pitää ottaa huomioon palaverin suunnittelussa?
Palaverin suunnittelu kannattaa aloittaa pohdinnalla, kannattaako ko. palaveriajärjestää lainkaan. Joidenkin asioiden hoitamiseen voi riittää hyvin sähköpostiviesti tai chat-viestittely. Tämän määrittää se, mikä on tavoitteena., mitä pitäisi olla käsitelty, mitä pitäisi olla päätetty tai selvitetty. (Työterveyslaitos, 2017.)
Palaverin tarkoituksena voi olla jakaa tietoa, kerätä palautetta tai pyytää hyväksyntää jollekin asialle. Mikäli on kyseessä säännöllinen palaveri, pitäisi olla tarkempi ja mielellään myös yhdessä sovittu lista tavoitteista, esim. käynnissä olevien asioiden läpikäynti, edistymisten arviointi niin, että välitavoitteet ja seuraavat tehtävät tulevat huomioitua. Ongelmien ja hidasteiden esiintuomiselle, asioiden priorisoinnille ja ongelmanratkaisulla sekä mahdollisuudelle esittää lisäkysymyksiä on varattava aikaa. Palaverin lopuksi on syytä sopia toimenpiteistä. (Työterveyslaitos, 2017.)
Yksi tapa palaverin asialistan luomiseen on listata palaveriaiheet kysymyksen muotoon, esim. Mitä tarvittaisiin saavuttaakseen tämän asian tavoite? Osallistujien tiedossa tulisi olla, mihin kohtaan odotetaan kenenkin panosta, jotta siihen olisi mahdollista valmistautua etukäteen. Palaveriin on vaikea osallistua, jos ei tiedä, odotetaanko osallistujien kuuntelevan, antavan sisältöä tai osallistuvan päätöksen tekemiseen. (Schwarz, 2015.)
Kenelle lähetetään palaverikutsu?
Palaveriin tulisi kutsua ihmiset, jotka ovat merkityksellisiä palaverin tavoitteen näkökulmasta. Suurien joukkojen kutsuminen on helppo vaihtoehto, kun ei tarvitse määritellä, keitä palaveriin tarvitaan ja kenen läsnäolo on välttämätöntä, mutta jokaisen osallistujan rooli olisi hyvä miettiä siitä näkökulmasta, että päättääkö henkilö käsiteltävistä asioista, onko hänellä antaa lisätietoa käsiteltäviin asioihin liittyen, täytyykö henkilön tietää asiasta, jotta voi hoitaa omia työtehtäviään tai vaatiiko asia hänen panostustaan. Tämän pohdinnan jälkeen on helppo määrittää, kenen kanssa pitäisi keskustella asiasta kasvotusten ja kenen kanssa jälkikäteen. (Työterveyslaitos, 2017.)
Palaveriin varattu aika on myös hyvä huomioida, mikäli jokaisen osallistujan toivotaan osallistuvan keskusteluun, tunnin kokoukseen ei ole järkevää kutsua yli kahdeksaa ihmistä. Sama koskee ongelmanratkaisua ja päätöksentekoa, liian usean henkilön kutsuminen johtaa siihen, että tulee paljon erilaisia vaihtoehtoja ja vastakkaisia näkemyksiä, joka hankaloittaa asian käsittelyä. Ideointipalaveriin hyvä osallistujamäärä on parikymmentä henkeä, jotta saadaan aikaa erilaisia näkökulmia ja ajatuksia. (Työterveyslaitos, 2017.)
Palaverin esityslistan tarkoitus
Palaverin esityslista tulisi jakaa hyvissä ajoin osallistujille, ja sen liitteenä tulisi olla taustamateriaalit. Osallistujilla tulisi olla mahdollisuus kommentoida palaverin aiheita etukäteen. Jokaisen aiheen alustajasta on myös sovittava etukäteen alustajan kanssa. (Schwarz, 2015.)
Mikäli edellisen kerran käsiteltäviin asioihin on tullut muutoksia, tiedot tulisi päivittää ja lukea palaverin aluksi, ja käyttää aikaa osallistujien kysymyksiin vastaamiseen. Jos tavoitteena on tehdä päätöksiä, asia pitäisi mainita käsiteltävän aiheen alussa. Ja jos on tilanne, jossa päätös on tehtävä joka tapauksessa, on hyvä mainita alussa, että jos tunnin keskustelun jälkeen päätöstä ei ole saatu tehtyä, päätös tehdään niiden tietojen perusteella, mitä on saatu kerättyä asiasta kyseisen ajan sisällä. Kannattaa myös mainita, että asian päätös ja siihen liittyvät perustelut tullaan vielä kertomaan erikseen. Tällöin osallistujat ymmärtävät, että heidän tehtävänsä on tukea päätöksen tekemisessä. (Schwarz, 2015.)
Esityslistan käsittelyyn liittyen ensimmäiseksi kohdaksi kannattaa listata esityslistan muokkaaminen tarvittaessa. Osallistujien tietoon on saattanut tulla uusia asioita, joiden läpikäynti olisi tässä vaiheessa tärkeää. Jokaiselle asiakohdalle on hyvä arvioidakesto. On hyvä, että on tiedossa etukäteen se, miten paljon aikaa tarvitaan keskustelulle, kysymysten vastaamiselle, erilaisten mielipiteiden esiin tuomiselle, mahdollisten ratkaisujen luomiselle, ja ko. keskustelusta aiheutuvien toimenpiteiden asettamiselle. Lisäksi varaamalla tietty aika voidaan saada aikaan päätös jokaisen lyhyen puheenvuoron jälkeen tai osallistujat ottavat huomioon varatun ajan pituuden ja pitää omat puheenvuoronsa lyhyempinä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että keskustelu pitäisi lopettaa siihen, kun aikaraja täyttyy, vaan keskustelun jälkeen on tavoitteena saada aikaan toimenpiteitä, joiden perustella asian käsittelyä voidaan jatkaa. (Schwarz, 2015.)
Säännöllinen palaveri on hyvä päättää yhteiseen arviointiin, jotta palaverikäytäntöä voidaan arvioida ja kehittää yhdessä. Mikä meni palaverissa hyvin? Mitä haluttaisiin tehdä toisin seuraavalla kerralla? (Työterveyslaitos, 2017.)
