Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti Saksaan suuntautuviin tuontilähetyksiin, jotka saapuvat Euroopan ulkopuolelta joko meri- tai lentokuljetuksin. Cross trade -prosessiin liittyy useita eri osapuolia, joiden välinen yhteistyö on tärkeää. Osapuolet ovat ostaja, tavarantoimittaja, 3PL (logistiikkapalveluntarjoaja) sekä logistiikkatiimi. Compliance-asiantuntijan näkökulmaa on myös tärkeää saada mukaan tullauksen oikeellisuuden tarkistamiseksi.
Prosessin vastuut
Prosessi alkaa ostosta tavarantoimittajalta, ja osapuolet sopivat keskenään toimitettavasta määrästä. Sopimus tehdään usein vuodeksi kerrallaan tilanteissa, joissa samalta toimittajalta tilataan toistuvasti samankaltaisia tuotteita (Zijm et al., 2019). Sopimuksen alkuvaiheessa on tärkeää sopia toimitusehdosta, jotta vastuut ovat selkeät molemmille osapuolille. Esim. FCA (Free Carrier) tarkoittaa toimitusehtoa, jossa pääkuljetuksen järjestäminen on ostajan vastuulla. Myyjä voi kuitenkin auttaa kuljetuksen varaamisessa ostajan lukuun. Ostaja nimeää kuljetusliikkeen, jolle tavara luovutetaan sovitussa paikassa. Myyjällä on velvollisuus toimittaa kuljetukseen tarvittavat asiakirjat joko itse tai edustajan kautta. (Railas, 2020.) Edustajana toimii usein huolinta- tai kuljetusliike, joka hoitaa tullaukseen liittyviä käytännön järjestelyjä yrityksen puolesta. Myyjä vastaa vientiselvityksestä ja ostaja tämän jälkeen kuljetuksesta, riskeistä ja tuontitullauksesta. Osapuolten on tärkeää varmistaa se, että asiakirjat ovat oikein koko prosessin ajan. Jos kauppalaskussa huomataan virheitä, ostajan vastuulla on pyytää tavarantoimittajaa lähettämään korjattu asiakirja. Logistiikkatiimi otetaan prosessiin mukaan silloin, jos kuljetuksiin liittyen huomataan epäselvyyksiä tai tarvitaan kuljetusliikkeiltä tarjouksia.
3PL-toiminta ja tullaus
Huolitsija voi toimia sekä myyjän että ostajan edustajana tullauksessa (Railas, 2020). 3PL tarkoittaa sitä, että ulkopuolinen logistiikkapalveluntarjoaja hoitaa yrityksen puolesta esimerkiksi kuljetuksia ja tarvittaessa varastointia (Morana, 2018). Tämä auttaa yrityksiä keskittymään enemmän omaan pääliiketoimintaansa. Kuljetusten ulkoistaminen logistiikkapalveluntarjoajalle on hyödyllistä silloin, kun yrityksellä ei ole omaa kalustoa tai tilaa sen hoitamiseen. Tavaran saapuessa Saksaan kuljetusliike lähettää yritykselle huolintaohjepyynnön. Yrityksen vastuulla on antaa huolitsijalle oikeat tiedot tullausta varten. Saksassa tuontitullauksessa tarvitaan yrityksen EORI-numero ja tullikoodi (Industrie- und Handelskammer, n.d.). Lisäksi tullausohjeessa annetaan tavaran saksankielinen nimike. Huolitsijan tulee tullausvaiheessa ilmoittaa toimivansa yrityksen edustajana (Generalzolldirektion, n.d.-b). Tullit ja verot määräytyvät muun muassa tavaran arvon perusteella, minkä vuoksi kauppalasku on tärkeä asiakirja tullauksessa. Siinä määritellään lähetyksen tärkeitä tietoja, kuten lähettäjän yhteystiedot, toimitusehto ja tavaran arvo (Logistiikan Maailma, n.d.). Muita tärkeitä asiakirjoja ovat lähetyslista ja rahtikirja. Lähetyslista sisältää jokaisen pakkauksen mitat, netto- ja bruttopainon, ja siinä on eritelty tarkasti pakkauksen sisältö (Morana, 2018). Rahtikirja tarkoittaa kuljetusasiakirjaa, joka laaditaan tavaran kuljetusta varten ja sen tiedot perustuvat kauppalaskun tietoihin (Railas, 2020). Rahtikirjoja ovat esimerkiksi AWB (Air Waybill) ja BL (Bill of Lading). AWB on käytössä lentokuljetuksissa, kun taas BL on käytössä merikuljetuksissa.
Huolitsija tekee tullauksen yrityksen edustajana ja yrityksen on tärkeää huolehtia siitä, että tullausta varten annetaan oikeat tiedot. Tulli lähettää huolitsijalle tullauspäätöksen ja huolitsijan tulee lähettää se yritykselle arkistoitavaksi. Tullaukseen liittyvät asiakirjat tulee arkistoida 10 vuotta tullauksesta (Generalzolldirektion, n.d.-a). Asiakirjat tulee olla liitteenä myös kuljetusliikkeen lähettämässä verolaskussa. Verolaskussa on eritelty maksettavat tullit ja arvonlisävero Saksan tullille. Nämä tulee maksaa tiettyyn määräaikaan mennessä ja kuljetusliike laskuttaa näistä yritystä.
Prosessin toimivuuden edellytykset
Tutkimuksessa havaittiin cross trade -prosessin olevan hyvin samankaltainen verrattuna Suomen tuontiprosessiin. Epäselvyyksiä huomattiin erityisesti kuljetuksiin liittyvässä viestinnässä, mutta yrityksen sisällä vastuunjaon todettiin toimivan tällä hetkellä hyvin. RACI-matriisin ja ohjeiden päivittäminen prosessissa todettiin tärkeäksi vastuunjaon selkeyttämisen kannalta. Prosessin toimivuuden kannalta on tärkeää ohjata tehtävät oikeille henkilöille sekä varmistaa selkeä viestintä osapuolten välillä (Winiarska & Kizielewicz, 2023). Lisäksi haasteet on tärkeää tunnistaa, jotta ne voidaan ratkaista ja prosessia kehittää jatkuvasti.
