Jatkuva kehittäminen on terveydenhuollossa välttämätöntä, jotta voidaan vastata ihmisten kasvaneisiin terveystarpeisiin ja terveyspalveluille asetettuihin vaatimuksiin (Pakkanen 2011, 5). Toiminnan kehittämiseksi toteutetuissa muutoksissa oleellista on hyvä ihmisten johtaminen, muutokset tulisikin tuoda organisaatioon suunnitellusti (Laurila 2017, 199–200; Kujala, Hörhammer, Kolanen & Rauhala 2018). Muutosviestintä on oleellinen osa muutosprosessia. Hyvin toteutettu muutosviestintä mahdollistaa onnistuneen muutoksen, sillä onnistuakseen muutos vaatii vuorovaikutteista viestintää. Viestinnän avulla sanoitetaan muutoksen tarve ja tavoitteet, muutosviestinnän yksi päätarkoituksista onkin juuri organisaation jäsenten tiedottaminen tulevasta muutoksesta ja sen vaikutuksista yksilön työhön. (Pakkanen 2011, 3–4; Juholin 2013, 391; Elwing 2005, 132.) Viestintätyytyväisyydellä on yhteys myös työtyytyväisyyteen, sillä työntekijän ollessa tyytyväinen viestintään on hän todennäköisesti tyytyväinen ja sitoutunut myös työyhteisöönsä (Kortejärvi, Kuronen & Ollikkainen, 2008, 106).
Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen myötä vastuu sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden sekä pelastustoimen järjestämisestä siirrettiin kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 lähtien (STM 2020). Pohjanmaalla päätettiin perustaa kuntayhtymä ja kehittää toimintaa vapaaehtoiseksi hyvinvointialueeksi jo ennen nykyisen sosiaali- ja terveysuudistuksen lainsäädännön hyväksymistä (Pohjanmaan hyvinvointialue 2023). Päätöksen myötä vuoden 2022 Pohjanmaan 13 kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon lakisääteisistä palveluista vastasi Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymä ja sen henkilöstöön kuului yli 7000 ammattilaista (THL 2021; Pohjanmaan hyvinvointialue 2021).
Vaasan ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan kehittämistä ja johtamista (YAMK) opiskelevat Marja-Tuulia Antila ja Anna-Mari Sanjama tutkivat opinnäytetyössään Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän esihenkilöiden kokemuksia muutosviestinnästä organisaatiomuutoksessa. Opinnäytetyön tekijät työskentelivät kyseisessä organisaatiossa muutoksen aikana, Antila perusterveydenhuollossa ja Sanjama erikoissairaanhoidossa. Miten muutosviestinnässä sitten onnistuttiin Pohjanmaalla? Tutkimus osoitti, että muutosviestinnässä oli osittain onnistuttu hyvin, mutta muutosmatkalla oli myös kompasteltu.
Onnistumisia sekä kompastelua
Onnistuneeksi koettiin muutosviestinnän selkeys ja johdonmukaisuus. Muutosviestintä oli ollut ymmärrettävää sekä loogista ja viestinnässä oli vältetty abstrakteja termejä. Viestintä oli koettu myös tasapuoliseksi. Kehitettävää kuitenkin on! Esihenkilöt olivat kokeneet viestinnän epäluotettavana ja vaikeasti löydettävänä. Viestinnän avulla muutoksen etenemistä oli myös hankala seurata. Tutkimus osoitti, että viestintäkanavien valinnoissa oli onnistuttu hyvin. Esihenkilöt toivoivat saavansa tietoa muutoksesta omalta esihenkilöltään, sähköpostin välityksellä sekä organisaation intranetin kautta. Juuri näiden kolmen kanavan kautta esihenkilöt kuvasivatkin saaneensa suurimman osan informaatiosta. Viestintäkanavien valinnassa tulisikin olla tarkka; vain muutama vastaaja toivoi saavansa tietoa muutoksesta mediasta tai kollegalta, mutta lähes kolmasosa esihenkilöistä oli saanut tietoa muutoksesta juuri näiden kautta.
Vastaajien toimialalla yhteyttä koettuun muutosviestinnän luotettavuuteen sekä ajantasaisuuteen
Tutkimuksessa vertailtiin perusterveydenhuollossa ja erikoissairaanhoidossa työskentelevien esihenkilöiden viestintätyytyväisyyttä. Toimialan ja muutosviestinnän luotettavuuden (p = 0,009) sekä ajantasaisuuden (p = 0,017) välillä todettiin tilastollisesti merkitsevä yhteys. Perusterveydenhuollossa työskentelevät esihenkilöt olivat tyytymättömämpiä muutosviestintään kuin erikoissairaanhoidossa työskentelevät esihenkilöt. He kokivat muutoksen etenemisen seuraamisen vaikeammaksi ja epäluotettavammaksi kuin erikoissairaanhoidossa työskentelevät kollegat sen kokivat. Tapahtuiko siis perusterveydenhuollon toiminnassa lopulta suurempia muutoksia kuin erikoissairaanhoidossa? Mikäli näin tapahtui, olisi tehokkaammalla ja kohdennetummalla muutosviestinnällä voitu mahdollisesti tukea perusterveydenhuollon esihenkilöitä paremmin.
Vastaajien äidinkielellä yhteyttä koettuun informaation löytymiseen, ajantasaisuuteen ja muutoksen etenemisen seuraamiseen
Pohjanmaa tunnetaan kaksikielisyydestään. Tässä tutkimuksessa selvitettiin vastaajien äidinkielen yhteyttä viestintätyytyväisyyteen. Vastaajan äidinkielen ja informaation löytymisen (p = 0,009) sekä ajantasaisuuden (p = 0,028) välillä todettiin tilastollisesti merkitsevä yhteys. Tutkimus osoitti, että äidinkielenään ruotsia puhuvat esihenkilöt kokivat muutosta koskevan tiedon helpommin löydettäväksi ja eri muutosvaiheiden tiedotuksen ajantasaisemmaksi kuin suomea äidinkielenään puhuvat esihenkilöt. Sen sijaan äidinkielenään suomea puhuvat esihenkilöt kokivat helpommaksi tulkita muutoksen etenemistä viestinnän perusteella. Tämä osoittaa, että vaikka kuntayhtymä on kaksikielinen, on Pohjanmaalla alueita, joissa valtaosa asukkaista puhuu vain toista kotimaista kieltä äidinkielenään. Tämä tulisi huomioida myös muutosviestintää suunniteltaessa.
Tutkimus toteutettiin määrällisenä tutkimuksena ja kyselylomake lähetettiin syksyllä 2022 sähköisesti 209 Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän esihenkilölle. Esihenkilöistä 109 vastasi kyselyyn. Heistä 58 % työskenteli perusterveydenhuollossa ja 42 % erikoissairaanhoidossa. Lähes puolet puhui äidinkielenään suomea, puolet ruotsia ja yksi puhui äidinkielenään englantia. Suurin osa vastaajista oli työskennellyt esihenkilönä viisi vuotta tai vähemmän. Yli 20 vuotta esihenkilötyössä työskennelleitä oli 8 % vastaajista.
Miten muutosviestintää voisi tulevaisuudessa kehittää?
Esihenkilöiden kokemuksilla saatiin tietoa siitä, mihin muutosviestinnässä tulisi kiinnittää huomiota tulevaisuudessa. Tutkimuksen perusteella muutosviestinnän tulisi olla sitä tehokkaampaa, mitä suurempia muutoksia yksiköiden ja toimialojen arkeen on tulossa. Sen sijaan, että kaikki informaatio kohdistetaan koko joukolle, tulisi viestin vastaanottajia huomioida paremmin. Vastaanotamme päivittäin suuren määrän informaatiota ja vaikuttamista, jolloin informaatiotulva saattaa vaikeuttaa tärkeän tiedon löytämistä. Tästä syystä muutosviestintä on voitu kokea vaikeasti löydettäväksi ja muutoksen seuraaminen hankalaksi. Myös kielikulttuuri tulisi ottaa huomioon nykyistä paremmin. Avoimella ja kaksisuuntaisella vuorovaikutuksella voidaan vaikuttaa positiivisesti viestintätyytyväisyyteen, jolloin organisaation jäsenillä olisi mahdollisuus esittää kysymyksiään ja ajatuksiaan epävarmoissakin tilanteissa.
Lisätiedot
Antila, M-A. & Sanjama, A-M. Viestinnän merkitys organisaatiomuutoksessa – Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän esihenkilöiden kokemuksia muutosviestinnästä. Opinnäytetyö. Sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen, ylempi AMK. Vaasa: Vaasan ammattikorkeakoulu.
Marja-Tuulia Antila, Sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen, Vaasan ammattikorkeakoulu, e2101170@edu.vamk.fi
Anna-Mari Sanjama, Sosiaali- ja terveysalan kehittäminen ja johtaminen, Vaasan ammattikorkeakoulu, e2101399@edu.vamk.fi
Opinnäytetyön on tallennettu Theseus-tietokantaan osoitteessa: https://www.theseus.fi/handle/10024/792485
Ohjaaja(t): Virpi Välimaa
