Perussäännös on, että kaikki viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei jostakin laissa säädetystä seikasta muuta johdu. Tästä on säädetty laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 (myöhemmin julkisuuslaki). Lisäksi asiakirjojen julkisuudesta säädetään Suomen perustuslaissa 731/1999. Toisin sanoen kaikkea viranomaisen toimintaa ohjaa julkisuusperiaate (Mäenpää 2006, 67).
Asetuksessa viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999 (A1030/1999) määrätään tarkemmin siitä, mitä on säädetty viranomaisen on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 18 §:n 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettujen toimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista varten arkistolaissa (831/1994) tarkoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen selvitettävä ja arvioitava asiakirjansa ja tietojärjestelmänsä sekä niihin talletettujen tietojen merkitys samoin kuin asiakirja- ja tietohallintonsa. Toimenpiteiden tarvetta arvioitaessa on kiinnitettävä huomiota siihen, kuinka toteutetaan seuraavat seikat, jotka ovat:
”1) oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista;
2) velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoja sekä antaa tietoja keskeneräisistä asioista;
3) henkilötietojen, erityisesti arkaluonteisten tietojen, suojaaminen;
4) salassa pidettäviksi säädettyjen tietojen suojaaminen;
5) tietojen käyttötarkoituksia koskevat rajoitukset;
6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;
7) tietojen laatu erityisesti käytettäessä niitä yksilöitä ja yhteisöjä koskevan päätöksenteon pohjana tai oikeuksien ja velvollisuuksien osoittajina.”
Lisäksi mainitun asetuksen 1 §:n 2. momentissa määrätään, että hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi on selvitettävä ja arvioitava tietojen saatavuuteen, käytettävyyteen, laatuun ja suojaan sekä tietojärjestelmien turvallisuuteen vaikuttavat uhat sekä niiden vähentämiseksi ja poistamiseksi käytettävissä olevat keinot ja niiden kustannukset sekä muut vaikutukset.
Mitä tekemistä tällä asiakirjojen julkisuudella on sitten ammattikorkeakoulujen opinnäytetöiden kanssa? Yhtymäpinta tulee siitä, että opinnäytetyö on lain tarkoittama viranomaisen asiakirja. Tästä seuraa se, että julkisuussäännös koskee myös korkeakouluissa tehtäviä opinnäytetöitä.
Asia on merkityksellinen, sillä ammattikorkeakoulussa opinnäytetyöt tehdään pääsääntöisesti toimeksiantona yrityksille. Tästä johtuen tulee säännöllisesti eteen sellaisia tilanteita, joissa kohdeyrityksen näkökulmasta työhön saattaa tulla tietoa, joka julkiseksi tullessaan, paljastaa yrityksen toiminnasta jotakin sellaista, jota yritys ei missään tapauksessa halua julkiseksi. Yrityksen näkökulmasta on kyse liikesalaisuudesta. Opinnäytetyön tekijän onkin siksi heti tutkimuksesta keskustellessaan tuoda kohdeyritykselle selväksi, että valmis opinnäytetyö on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tosin asiakirjojen julkisuuden lisäksi, opinnäytetöiden käsittelyyn vaikuttavat lisäksi opiskelijan yksityisyyden suojaan, itsemääräämisoikeuteen ja tekijänoikeuteen liittyvät oikeudet (Opinnäytetyöt ja tietosuoja 2010, 2). Itsemääräämisoikeus ja yksityisyyden suoja koskevat toki myös tutkimuksen kohdetta. Tutkimuskohteen tietoja tulee käsitellä voimassa olevien säädösten mukaisesti ja tutkijan tulee noudattaa myös tutkimuseettisiä periaatteita.
Liikesalaisuus ei ole tunneasia
Liikesalaisuus ei kuitenkaan ole tunneasia. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että liikesalaisuuden tunnusmerkistö ei täyty pelkästään toimeksiantajan oman mielipiteen perusteella, vaan liikesalaisuutta ja muuta elinkeinosalaisuutta säädellään. Perustuslain 12 §:n 2 momentin mukaan julkisuutta voidaan rajoittaa, mikäli siihen on välttämätön syy. Mäenpää (2006, 68) huomauttaa, että muut perusoikeudet on otettava huomioon julkisuuden laajuutta määritellessä, sillä nimenomaisesti muiden perusoikeuksien suojelemiseksi voi olla välttämätöntä kaventaa julkisuutta. Kuitenkin käytännössä julkisuudesta voidaan poiketa vain ”lailla erikseen”.
Kun yritykseen ja yritystoimintaan liittyvää tietoa sitten tarkastellaan, on tietojen suojan kannalta tarkasteltava perustuslain 18 §:n 1 momentin määritelmää elinkeinovapaudesta ja toisaalta saman lain 15 §:ään sisältyvää omaisuuden suojaa. Kuten Mäenpää (2006, 68) huomauttaa, eivät kumpikaan näistä perusoikeuksista määrittele yritystoimintaan liittyvien tietojen luovuttamista, julkisuutta tai salassapitoa. Näihin perusoikeuksiin sisältyy kuitenkin yrityksen legitiimi oikeus suojata liiketoimintansa kannalta erityisen keskeisiä tietoja yleiseltä julkisuudelta ja tämä puolestaan muodostaa erityisen perusteen rajoittaa julkisuusperiaatteen soveltamista.
Voidaan siis katsoa, että elinkeinonvapaus ja omaisuuden suoja ovat sellaisia perustuslain 12 §:n 2 momentissa tarkoitettuja välttämättömiä syitä, jotka saattavat oikeuttaa julkisuusperiaatteeseen kohdistuvan rajoituksen. Kun liikesalaisuutta määritellään, voidaan arvioida, että se liittyy olennaisesti ja välttämättömällä tavalla elinkeinonvapauteen ja omaisuuden suojaan, jotta näiden perusoikeuksien suojaaminen oikeuttaa rajoittamaan viranomaisten toimintaan kohdistuvaa julkisuusperiaatetta ja siten oikeuttaa jättämään liikesalaisuudet sen soveltamisen ulkopuolelle. (Mäenpää 2006, 69.) Julkisuusperiaatteenrajoitus, jolla liikesalaisuuksia voidaan rajoittaa, sisältyy julkisuuslain 24 §:n 1 momentin salassapitosäännökseen, jossa kohdassa 20 on mainittu yksityiset liikesalaisuudet ja puolestaan kohta 21, joka koskee nimenomaisesti opinnäytetöitä. Otan säädökset tähän kokonaisuudessaan näiltä osin.
20) asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa, ja kysymys ei ole kuluttajien terveyden tai ympäristön terveellisyyden suojaamiseksi tai toiminnasta haittaa kärsivien oikeuksien valvomiseksi merkityksellisistä tiedoista tai elinkeinonharjoittajan velvollisuuksia ja niiden hoitamista koskevista tiedoista; (10.8.2018/604)
21) asiakirjat, jotka koskevat opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa taikka teknologista tai muuta kehittämistyötä tai niiden arviointia, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei aiheuta opinnäytetyön, tutkimuksen tai kehittämistyön suorittamiselle taikka niiden hyödyntämiselle tai sen asianmukaiselle arvioinnille tai tutkijalle taikka tutkimuksen tai kehittämistyön toimeksiantajalle haittaa;
Oikeusministeriön sivustolta löytyy asiakirja otsikolla: ”Hakemus tietojen salaamiseksi viranomaisen salassa pidettävistä asiakirjoista”, jossa tutkimukseen liittyvään salaus on huomioitu.
Salassapidon asteet ja osajulkisuus
Salassapitoperusteesta voidaan tunnistaa kolme astetta. Viranomaisen salassapitovelvollisuus on tiukin. Tällöin ei ole merkitystä sillä, minkälaisia vaikutuksia tiedon antamisella on tai voi olla. Kysymyksessä on ehdoton salassapito, joka on tiukin salassapidon muoto. Liikesalaisuudet ovat ehdottomasti salassa pidettäviä. Vastaavasti julkisuusolettamaan perustuva salassapito perustuu vain ilmeien haitallisen vahinkojen estämiseen. Elinkeinosalaisuudet kuuluvat julkisuusolettamaan perustuvaan salassapitoon. Näiden kahden välimastossa on salassapito-olettamaan perustuva salassapito. Tällöin salassapidettävästä asiakirjasta voidaan antaa tieto, jos tiedon antamisesta ei ilmeisesti aiheudu haitallisia vaikutuksia. (Mäenpää 2006, 69.)
Kun puhutaan osajulkisuudesta, tarkoitetaan sillä sellaista tilannetta, jossa salassapitovelvollisuus kohdistuu ensisijaisesti asiakirjassa olevaan salassa pidettävään tietoon, eikä siis asiakirjaan kokonaisuudessaan (Mäenpää 2006, 69). Osajulkisesta asiakirjasta on pyydettäessä annettava tieto asiakirjan julkisesta osasta siten, että salassa pidettävä osa ei tule tietoon (Julkisuuslaki 10 §). Opinnäytetöiden julkaisemisessa on ollut vakiintuneena käytäntönä poistaa julkaisusta ne osat, jotka on liikesalaisuuden perusteella salattu. Nämä osat on toimitettu ainoastaan työn tilaajalle ja työn ohjaaja on ne käynyt läpi siinä vaiheessa, kun hän on ohjannut työtä ja suorittanut siitä arvioinnin.
Opinnäytetyöt Theseuksessa tai kirjastossa
Asiakirjojen julkisuuteen liittyvästä viranomaisvelvoitteesta Vaasan ammattikorkeakoulussa huolehditaan siten, että opinnäytetyöt ja ammattikorkeakoulun julkaisut julkaistaan Theseuksessa (Theseus), joka on Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry:n tarjoama palvelu. Palvelussa tarjotaan siis maksuttomasti ammattikorkeakouluissa tehdyt julkaisut vapaasti kaikkien käyttöön. Opiskelijalla on oikeus kieltäytyä julkaisemasta opinnäytetyötään Theseuksessa. Tällöin opinnäytetyö julkaistaan kansitettuna versiona ja se säilytetään korkeakoulun kirjastossa tai arkistossa. Kansitetun version kustannuksista vastaa opiskelija henkilökohtaisesti.
Opinnäytetyöntekijän muistilista
- Muista heti aihetta kohdeyritykselle edottaessasi ottaa puheeksi opinnäytetyön julkisuus.
- Selitä kohdeyrityksen edustajalle, että julkisuus tarkoittaa sitä, että opinnäytetyö julkaistaan joko Thseuksessa tai kovakantisena versiona.
- Kysy, onko aiheeseen liittyen mahdollisesti jotakin sellaista, mitä yritys ei halua julkiseksi. Selvitä yritykselle salausperiaatteet liikesalaisuuteen, elinkeinonvapauteen ja omaisuuden suojaan liittyen. Pohdi toimeksiantajan kanssa täyttyvätkö salausperiaatteet.
- Kysy, sopiiko yritykselle, että siitä puhutaan sen oikealla nimellä vai käytetäänkö yrityksestä nimitystä kohdeyritys tai yritys x tai jotakin muuta nimitystä, jonka avulla yritystä ei voida tunnistaa.
- Selitä yritykselle myös aineistonhankinta, sen käyttö, säilyttäminen ja tuhoaminen tutkimuksen jälkeen.
- Muista, että tutkimuksen kohteella on oikeus tutustua tuloksiin.
- Muista, että tutkimuksen kohteella on oikeus tarkastaa hänestä tehty aineisto.
- Muista, että tutkimuksen kohteella on oikeus irrottautua tutkimuksesta.
- Tutustu Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) Hyvän tieteellisen käytännön ohjeisiin.
- Vilkaise läpi myös Arenen eettiset ohjeet.
- Selvitä tarvitsetko erillisen tutkimusluvan.
- Tutustu huolellisesti niin henkilötietojen käsittelyyn kuin tietosuojaan liittyviin periaatteisiin. Tutustu lisäksi oman ammattikorkeakoulusi opinnäytetyöohjeisiin ja mahdollisesti tiedekirjaston tuottamaan julkaisuihin liittyvään materiaaliin.
Jos olet epävarma, miten sinun tulisi toimia, pohdi asiaa yhdessä ohjaajasi kanssa. Yhdessä pohdiskellen löytyy varmasi hyvä ratkaisu.
