Tämä artikkeli perustuu Vaasan ammattikorkeakoulun opiskelijan Sofia Ritalan opinnäytetyöhön ”Ostajan opas”. Kyseinen opinnäytetyö on kirjoitettu sen toimeksiantajayrityksen, Yritys X:n tarpeesta saattaa ostajan työn kannalta keskeisimmät asiat yksiin kansiin. Työssä toteutettu laadullinen tutkimus paneutuu toimeksiantajayrityksen ostajan rooliin sekä rooliin liittyviin haasteisiin. Tutkimuksen tulokset on kerätty lomakehaastattelun avulla yrityksen ostajilta. Tässä artikkelissa käsitellään hankintatoimea, sen roolia ja haasteita teknisessä kaupassa, mutta erityisesti edellä mainitun tutkimuksen tulosten valossa Yritys X:ssä. Yritys X on suomalainen teknisen kaupan erikoisliike, joka tarjoaa asiakkailleen teollisuudessa tarvittavia tuotteita sekä palveluita. Yritys on osa tunnettua yhtiötä. (Yritys X intra. n.d)
Hankintatoimella tarkoitetaan yleisesti yrityksen organisaatiota, jonka tarkoituksena on hankkia yrityksen käyttöön raaka-aineita, tuotteita tai palveluita. (Logistiikanmaailma n.d) Yritys X:ssä hankintatoimella tarkoitetaan yrityksen osto-organisaatiota, johon kuuluu ostojohtajan ja ostopäällikön lisäksi yrityksen 16 ostajaa sekä kolme ostoassistenttia. Osto-organisaation tavoitteena yrityksessä on hankkia yrityksen ja sen asiakkaiden tarpeisiin oikea määrä tuotteita, oikeaan aikaan ja oikeaan hintaan. Yrityksen ostajat tilaavat tuotteita sovituilta toimittajilta yrityksen keskusvarastoon, josta tuotteita välitetään edelleen yrityksen myymälöihin ympäri Suomen. Osto-organisaation kannalta keskeisimpiä työtehtäviä ovat ostotilausten tekeminen, toimitusten seuranta, reklamaatioihin vastaaminen, jatkuva toimittajayhteistyö sekä aktiivinen yhteistyö yrityksen sisäisten sidosryhmien, kuten myyjien, keskusvaraston sekä ostolaskuyksikön kanssa. (Helminen 2025)
Ostajan rooli hankintatoimessa on kiistatta merkittävä. Ostaja edesauttaa hyvällä työpanoksellaan yrityksen liiketoiminnan sujuvuutta, tuotteiden hyvää saatavuutta sekä toimivaa yhteistyötä yrityksen valitsemien toimittajien kanssa. (Logy. n.d) Ritalan toteuttaman tutkimuksen mukaan Yritys X:n ostajat kokevat roolinsa ennen kaikkea monipuoliseksi. He kokevat, että ostajan työ ei ole vain ostotilausten tekemistä, vaan monipuolista yhteistyötä eri tahojen kanssa. He kokevat toimivansa eräänlaisena linkkinä yrityksen eri sidosryhmien, kuten esimerkiksi myyjien sekä keskusvaraston välillä. He kokevat työnsä mielekkääksi, mutta ennen kaikkea yrityksen toiminnan kannalta merkittäväksi.
Hankintatoimen haasteet liittyvät yleisesti tuotteiden ja raaka-aineiden saatavuusongelmiin sekä tuotteiden pitkiin toimitusaikoihin. Myös nämä asiat nousevat esiin Ritalan toteuttamassa tutkimuksessa. Tuloksissa nousivat esiin myös kommunikaatio-ongelmat erityisesti tavarantoimittajien kanssa, mutta myös yrityksen sisäisten sidosryhmien kesken. Ongelmat kommunikaatiossa liittyivät pääosin pitkiin vastausaikoihin ja ei-ymmärrettävään kirjoitusasuun sähköpostiviestinnässä. Tulosten valossa merkittävin haaste kuitenkin liittyi hankintatoimen ja ostotoiminnan manuaalisuuteen. Manuaaliset työvaiheet, kuten tilausvahvistusten läpikäyminen ja tilausten seuranta koettiin yrityksen ostajien keskuudessa aikaa vieväksi ja siksi myös osaltaan kuormittavaksi. Ostajat kokivat, että manuaalisten työvaiheiden vuoksi aikaa ei välttämättä jää oman työn kehittämiseen tai esimerkiksi ohjelmistojen käytön tehokkaaseen opetteluun.
Tulevaisuuden hankintatoimi saattaa hyvinkin olla tekoälyn sekä teknologian kehityksen myötä suuren murroksen äärellä. Ritalan toteuttaman tutkimuksen tulosten perusteella voidaan vetää johtopäätös, että hankintatoimi on yrityksen menestyksen kannalta todella keskeisessä roolissa ja osto-organisaation tekemä työ on merkittävää. Siksi onkin tärkeää pohtia, vapauttaisiko tiettyjen hankintaan liittyvien työvaiheiden automatisointi ostohenkilökunnan työaikaa tehtäviin, jotka saattaisivat osaltaan kehittää työhyvinvointia ja hankintatoimea entisestään, vai aiheuttaisiko kuormittavimpien työvaiheiden poistuminen kenties ostohenkilökunnan vähentämistä teknisen kaupan alalla.
