Viestinnän tehtävänä on viestiä. Sen avulla tiedotetaan, selvennetään ja taustoitetaan tuloksia, päätöksiä, tarkoitteita ja tavoitteita. Onnistunut viestintä tukee haluttua toimintaa ja tehostaa sitä. Epäonnistunut viestintä taas ei herätä tunteita, ei ole kiinnostavaa eikä vastaa kohderyhmäänsä, sisältää vaikealukuista ammattisanastoa, on pelkästään organisaatiolähtöistä ja siten hautautuu massaan. Parhaimmillaan onnistunut viestintä on vuorovaikutteista ja pitää yllä yhteisöllisyyttä. Tämä ei päde ainoastaan yrityksen tai organisaation omaan viestintään vaan myös toteutettaviin hankkeisiin ja niistä viestimiseen.
Hankkeiden parissa työskennellessä kaikki aika ja vaiva käytetään usein hankkeen muihin toimenpiteisiin. Kun alusta asti keskitytään hankkeen rahoitukseen, toimenpiteisiin, etenemiseen ja kokoustamiseen, ei viestintään juuri kiinnitetä huomiota. Tämä johtaa siihen, että silloin kuin hankkeesta viestitään, jää se pieneksi yritykseksi, joka hukkuu kaiken muun alle.
Viestintään tulee hankkeessa panostaa ja tehdä siitä selkeä osa hanketoimintaa, sillä pahimmillaan epäonnistunut viestintä voi johtaa rahoituksen hylkäämiseen.
Sisäinen viestintä kaiken A ja O
Onnistunut sisäinen viestintä on hankkeen selkäranka. Sen keskeiset tehtävät voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen: tiedonkulkuun, vuorovaikutukseen ja sitouttamiseen. Hankkeissa voi parhaimmillaan olla kymmeniä toteuttajia, joiden äidinkieli ja kotimaa on muu kuin suomi, jolloin tiedonkulkuun ja vuorovaikutukseen tulisi kiinnittää huomattavasti enemmän huomiota. Kun ymmärretään aikaerojen tuomat haasteet, erot toimintatavoissa ja kulttuureissa, ollaan jo pitkällä.
Tämän lisäksi on luotava sopivat polut tiedonkulkua varten, sillä vaikka hankkeen toteuttajat sijaitsisivat kaikki Suomessa, voi aikataulujen sovittaminen yhteen olla hankalaa. Siksi on tärkeää panostaa eri tietokanaviin. Esimerkiksi Teams-sovellus on kätevä yhteiseen kokoustamiseen. Yhteiseen kanavaan voidaan laittaa hakemukset, päätökset, muutokset, kokousmuistiot, aikataulut ja yhteystiedot helposti saavutettavaksi.
Kun vuorovaikutukseen ja tiedonkulkuun panostetaan, tulee sitouttaminen mukana. Kun vuorovaikutus toimii erimielisyyksien ja kielimuurien keskellä ja tiedot ovat vapaasti kaikkien saatavilla, on organisaatioiden helpompi sitoutua pitkäaikaiseen yhteistyöhön Euroopan toiseltakin laidalta. On kuitenkin muistettava, että sitouttaminen alkaa jo heti hankesuunnitteluvaiheessa eikä sitä sovi vähätellä.
Sisäinen viestintä ei kuitenkaan yksin riitä kannattelemaan kokonaista hanketta. Jotta hanke onnistuu ja saadaan konkreettisia tuloksia aikaan esimerkiksi JOTPA-hankkeiden kohdalla, tulee panostaa myös ulkoiseen viestintään. Sisäinen ja ulkoinen viestintä kulkevat käsikädessä ja takaavat yhdessä hankkeen onnistumisen aina hankkeen ideoinnista loppuseminaariin saakka.
Ulkoisella viestinnällä hankkeelle huomiota
Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan sellaista viestintää, joka kohdennetaan organisaation ulkopuolelle. Sen avulla kasvatetaan tietoa hankkeiden olemassaolosta, sen tarkoitusperistä, etenemisestä ja tuloksista. Ulkoisessa viestinnässä jaetaan tietoa hankkeen kohderyhmälle. Onnistunut ulkoinen viestintä jakaa informaatiota mielenkiintoisella tavalla ja tekee työn tunnetuksi. Hyvä ulkoinen viestintä on aktiivista mutta ei aggressiivista. Tähän tulisi panostaa jo hankkeen suunnitteluvaiheessa, sillä ulkoiseen viestintään tarvitaan resursseja niin työtuntien kuin rahoituksenkin muodossa, sillä somepostaukset, mainokset ja markkinointimateriaalit eivät synny itsestään.
Ulkoinen viestintä alkaa onnistuneesta sisäisestä viestinnästä, sillä epäonnistunut sisäinen viestintä vaarantaa myös ulkoisen viestinnän onnistumisen. Parhaimpia tuloksia saadaan aikaan, kun koko hanketiimi osallistuu jollakin tavalla ulkoiseen viestintään ja sen luontiin niin hankesuunnittelun kuin hankkeen toteutuksenkin aikana. Materiaalien ja hankeinfon jakamisessa kannattaa panostaa myös sidosryhmien ja yhteistyökumppanien hyödyntämiseen: jokaisella sidosryhmällä ja kumppanilla on omat verkostonsa, joita hyödyntämällä voidaan tuoda hanketta enemmän ja laajemmalle julki. Avain onnistuneeseen hankeviestintään onkin avoin ja läpinäkyvä yhdessä toimiminen.
Ulkoista viestintää helpottaa huomattavasti viestintäsuunnitelma, joka tulee tehdä hankesuunnittelun aikana. Suunnitelmaa tehdessä kuitenkin tulee muistaa, ettei mikään hanke toimi juuri niin kuin on kaavailtu, joten viestintäsuunnitelmaan tulee jättää tarpeeksi liikkumavaraa muutoksien varalta. Suunnitelma luo pohjan viestinnälle ja ohjaa sitä hankkeen toteutuksen ajan. Sen avulla hahmotetaan, miten tulee toimia viestinnän tavoitteiden saavuttamiseksi ja kirkastaa kohderyhmän ja pääviestien lisäksi käytettävät kanavat. Ja mikä tärkeintä, viestintäsuunnitelmaa auttaa suunnittelemaan riittävää budjettia.
Yksi suuri osa ulkoista viestintää on visuaalisuus, johon kannattaa panostaa. Toinen toistaan visuaalisempia sisältöjä täynnä olevien sosiaalisen median kanaviin tulee tuottaa kilpailukykyistä, visuaalisesti erottuvaa ja miellyttävää materiaalia. Visuaalisuudella ja graafisilla valinnoilla voidaan kiinnittää kohderyhmän mielenkiinto jo ennen tekstiosuuteen pääsyä. Jos hanketoimijoita on vain yksi, tulee silloin noudattaa kotiorganisaation graafisia ohjeita. Suuressa, monta hanketoteuttajaa sisältävässä hankkeessa helpoimmalla pääsee luomalla löyhän graafisen ohjeistuksen, jonka avulla jokainen toteuttaja voi luoda yhteen sopivaa hankemateriaalia.
Viestintään panostamalla kohti onnistunutta hanketta
Viestintä on paljon enemmän kuin pelkkää tiedonvälitystä, sillä se on keskeinen osa hankkeen menestystä, joka vaikuttaa hankkeen tuloksiin ja vaikutuksiin. Onnistunut viestintä luo yhteyksiä, selkeyttää tavoitteita ja sitouttaa osallistujia. Sisäinen ja ulkoinen viestintä kulkevat käsi kädessä ja luovat vahvan perustan hankkeen onnistumiselle.
Hanketoiminnassa viestintä ei ole vain tehtävä, joka jää sivurooliin, vaan se on strateginen osa hankkeen suunnittelua ja toteutusta. Panostamalla viestintään jo hankkeen alkumetreiltä varmistamme, että hankkeen tavoitteet ja tulokset saavuttavat ansaitsemansa huomion. Viestintäsuunnitelma ja visuaalinen ilme ovat avaintekijöitä, jotka auttavat viestintää saavuttamaan vaikuttavuutta.
Viestinnän rooli hankkeissa on suurempi kuin usein ajattelemme. Se voi olla ratkaiseva tekijä hankkeen onnistumisessa ja pitkäaikaisessa vaikutuksessa. Viestintää, sen roolia ja sen tuomaa arvoa ei tulisi vähätellä vaan sille tulisi varata resursseja. Se on ehdoton osa hanketta. Se vaatii osallistamista, suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Mutta onnistunut hankeviestintä on sen arvoinen. Ei siis laiminlyödä sitä.
