Projektipäälliköllä on päävastuu projektista. Niin budjetista, aikataulusta kuin tavoitteiden saavuttamisesta. Millainen sitten on hyvä projektipäällikkö? Koulutus.fi:n Projektinhallinta-oppaan mukaan ”Hyvä projektipäällikkö on tehokas ja hyvä organisoimaan, osaa viestiä hyvin, kykenee tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia sekä ennakoimaan riskejä, ymmärtää liiketoimintaympäristön, on avoin oppimaan uutta ja osaa motivoida tiimiä”. [1] Paljon kovia ominaisuuksia, paljon vastuuta ja epämääräisiä lankoja, joita projektipäällikön tulee pitää käsissään. Johtaa, ohjata, omata hyvää näkemystä. Miten ikinä junioriprojektipäällikkö voi tulla kokeneeksi, kovaksi senioritason projektipäälliköksi? Vetää onnistuneesti miljoonaluokan projekteja hajoamatta henkisesti? Vastaus on oppimalla, jatkuvasti kehittymällä.
Kuten monessa muussakin, on myös projektipäällikön hyvä tietää, että vertaisissa on voimaa. Iso osa tiedosta on aina kokemuksellista tietoa, jota on vaikea jakaa eteenpäin. Miten esimerkiksi tekisit ohjekirjan polkupyörällä ajamisesta henkilölle, joka ei ole koskaan ajanut pyörällä? Se olisi aika haasteellista. Näyttämällä se on paljon helpompaa, ”kädestä pitämällä”. Hiljainen tieto, kokemuksellinen tieto siirtyy parhaiten ihmiseltä ihmiselle keskustellen.
Yksi tapa oppia muilta on mentorointi. Mentoroinnissa kokeneempi projektipäällikkö jakaa tietämystään ja kokemuksiaan vähemmän kokeneelle kollegalleen. Itse asiassa, mentorointi ei ainoastaan siirrä tietoa kokeneelta eteenpäin, vaan vahvistaa osaltaan jatkuvan oppimisen kulttuuria organisaatiossa. Mentorointi voi tapahtua suunnitellusti, eli on sovittu säännölliset mentorointitapaamiset. Mentorointi voi olla myös tilannekohtaista, eli johonkin tiettyyn tilanteeseen liittyvää, pyynnöstä organisoitua. Mentorointi voi myös tapahtua epävirallisesti. Oli malli mikä hyvänsä, mentorointi yleensä ohjaa ja avartaa mentoroitavan ajattelua. Tavoitteena on herättää oivalluksia, luoda uutta osaamista, mutta myös siirtää hiljaista tietoa eteenpäin – sekä hyvien toimintamallien osalta, mutta myös virheiden osalta. Miksi toistaa samaa virhettä, jos sen voisi välttää sillä, että siitä kerrotaan.
Toinen tapa oppia ja kehittyä ovat luonnollisesti erilaiset koulutukset. Projektipäällikkökoulutus on hyvä tapa oppia parhaista käytännöistä, työkaluista ja tekniikoista. Tarjoamalla koulutusta työntekijöille yritys voi osaltaan olla edesauttamassa, että tiedot ovat ajan tasalla ja projektipäälliköllä on onnistumisen edellytyksiä kohdata ja ratkaista eteen tulevia haasteita. Koulutukset ovat parhaimmillaan, kun sekä kouluttaja että osallistujat jakavat kokemuksiaan, taas sitä hiljaista tietoa eteenpäin. Pelkällä kuuntelemisella ei kukaan kuitenkaan opi mitään. Voin luvata, että jos osallistut koulutukseen, jossa teet koko ajan jotain muita asioita, oli osallistumisesi ihan turhaa. On reflektoitava kuultua, kyseltävä kysymyksiä, pohdittava vaikka ääneenkin, osallistuttava. Siten voi saada parhaiten irti koulutuksesta.
Kolmas tapa oppia ja kehittyä on erilaiset keskusteluryhmät ja työpajat. Ryhmät voivat olla säännöllisesti kokoontuvia ryhmiä, joko oman organisaation sisäisiä ryhmiä, tai muita ryhmiä, esimerkiksi Projektiammattilaiset ry:llä on isoissa kaupungeissa omia ryhmiä, joihin jäsenyritykset voivat mennä mukaan. Ryhmien tarkoituksena on niin ikään jakaa oppeja ja kokemuksia muille, rakentaa yhteisöllisyyttä. Näissä tapaamisissa voidaan taas keskustella niin haasteista, onnistumisista kuin parhaista käytännöistäkin. Hyvä tapa on valita tapaamisiin joku teema ennalta, jolloin osallistujat ehtivät pohtia asiaa jo etukäteen.
Tehokas tapa oppia ja jakaa tietämystä, on projektipäälliköiden peer reviewit, vertaisarvioinnit. Kun ihmiset samanlaisella kompetenssilla katselmoivat toistensa työtä ja tekemistä, voidaan ylläpitää korkeaa laatua ja parantaa toimintaa. Peer review-tapaamisia on hyvä järjestää projektin aikana useita. Heti alussa, kuukausittain ja lopussa. Vastaavia voivat olla esimerkiksi säännöllisesti järjestettävät sisäiset laatukatselmoinnit jollakin teemalla. Näissä katselmoinneissa siis muistutetaan laatustandardeista, varmistetaan että projektit noudattavat niitä ja etenevät suunnitellusti. Kyse ei ole mistään tarkoituksenmukaisesta virheiden etsimisestä, vaan toisten tukemisesta, avoimuudesta, oppimisesta, yhdessä tekemisestä. Positiivisuus edesauttaa onnistumista, negatiivisuuden kehä yleensä saa aikaan päinvastaista. KKK, kehu – kiitä – kannusta, tuo palautteet rakentavasti, pääset pitkälle.
Yksi tapa projekteista osaamisen jakamiseen on lessons learned. Esimerkiksi ISO9001 Laatustandardikin vaatii, että projektien opit on kirjattava ylös ja jaettava organisaatiossa eteenpäin. Lessons learned tapahtuu vain valitettavan usein vasta projektien lopussa, se pitäisi saada säännölliseksi, kuukausittain, jopa viikottain tapahtuvaksi toiminnaksi. Tavoitteena on kehittää kevyet, matalan tason kanavat oppien jakamiseen muille. On se sitten Sharepoint-lista, Teams-kanava, uutiskirje, mikä tahansa, pääasia että oppeja jaetaan – sekä onnistumisia että epäonnistumisia. Jokaisella meillä on mahdollisuus kehittyä, sillä aloittavallakin projektipäälliköllä. Meidän kokeneempien auttamana, pienin askelin. Tapoja on useita. Katso omaa toimintaympäristöäsi ja mieti, mikä olisi se seuraava pieni askel, jonka minä voisin tehdä, jotta saisimme asioita parannettua. Perustaisimmeko Teams-kanavan yrityksen projektipäälliköille tiedon jakamiseen? Aloittaisimmeko säännölliset vertaistapaamiset projektipäälliköiden kesken? Menisimmekö projektipäälliköiden kanssa after workille?
