Viranomaisviestinnän tehtävä on auttaa, ohjeistaa, vaikuttaa ja valistaa tavalla, joka on asiallista, selkeää ja ymmärrettävää. Viranomainen on Kielitoimiston sanakirjan mukaan valtion tai muun julkisyhteisön määrätehtäviä hoitava virkamies tai virasto.
Virastojen viestinnän on tavoitettava tasapuolisesti kaikki kohderyhmät. Esimerkiksi kielellinen ja kulttuurinen moninaisuus sekä selkokielen tarve on aina muistettava. Riittääkö vain kolmella kielellä viestiminen tämän päivän yhteiskunnassa?
Viestinnällä rakennetaan luottamusta
Avoimuuden ja luotettavuuden vaatimus on haaste aikana, jona suuri osa kansalaisista käyttää ”epämääräisiä” kanavia. Perinteinen media on menettänyt asemiaan ja kanavien nopeus aiheuttaa virheellisten tietojen hallitsemattoman leviämisen. Toisaalta vääriä tietoja saadaan niiden kautta myös nopeasti oikaistua. Ajan henki on se, että viranomainen ei enää vain tiedota lain velvoittamana vaan kansalaisten mahdollisuutta ottaa osaa yhteiskunnalliseen keskusteluun on lisätty viime vuosina. Nykyajan kanavat mahdollistavat vuorovaikutuksen.
Viestintää tehostetaan ja digitalisointi tuo säästöjä. Hallitus esitti 4.6.2026, että viranomaiset voisivat käyttää tekoälyä kansalaisten neuvonnassa entistä laajemmin. Tietosuojan ja tietoturvan tasosta on huolehdittava eikä tekoälyä voi vielä käyttää päätösten tekoon kuin rajoitetusti.
Digiposti laajaan käyttöön
Huhtikuussa 2026 Digipostista tuli viranomaisten ensisijainen tapa lähettää laskut ja muut tärkeät tiedoksiannot kansalaisille. Viranomaisten on autettava kansalaisia palveluiden käytössä.
Suomi.fi-palvelun käyttöönotto on haastanut ikäihmisiä, sillä kaikki eivät ole tottuneet käyttämään sähköisiä palveluita. Vahva tunnistautuminen voi tuntua hankalalta tai turvattomalta sekä ohjeiden tulkitseminen yksinäiselle vanhukselle hämmentävältä. Jos haluaa edelleen viranomaispostit kirjeenä, on se mahdollista, mutta tämä valinta on silti käytävä tekemässä vuosittain suomi.fi-palvelussa!
Viestintä vaaratilanteessa
Koronan aikaan huomattiin, miten tärkeää viranomaisten olisi viestiä johdonmukaisesti kansan kielellä. Viranomaisten kriisiviestintä sai taas todellisen testin, kun kansalaisia oli toukokuussa 2026 laajasti tiedotettava drooniuhasta. Kriiseissä on reagoitava nopeasti; tiedon on kuljettava sekä viranomaisten kesken että kansalaisille. Jälkipuinnin perusteella eniten parantamisen varaa näyttäisi olevan kaikkien tavoittamisessa. Tiedottaminen ei tavoittanut kaikkia 112-sovellusten käyttäjiä eikä viestintä ollut johdonmukaista.
Uuden vaaratiedotejärjestelmän hankintaa ryhdyttiin vauhdittamaan. Näin tiedottaminen saadaan kakkien puhelimiin ilman erikseen ladattavaa sovellusta. Hitaalta ja vanhanaikaiselta kuulosti pääministerin suunnitelma siitä, että joka kotiin lähetettäisiin opaskirja droonivaaroista. Vanhat välineet otettiin Suomessa käyttöön myös koronakriisissä: kansalaisille lähetettiin koronakirje ja joissakin kunnissa ikäihmisiltä tiedusteltiin avun tarvetta puhelinsoitolla.
Vaaleihin liittyvä viestintä edellyttää erityistä tarkkuutta, toistoa ja ymmärrettävää kieltä. Kevään 2025 vaalien hylättyjen äänien määrä on nostanut keskustelua siitä, oliko viestintä epäonnistunutta. Kunta- ja aluevaaleissa äänestettiin kahdella lipulla kaksissa vaaleissa ja hylättiin ennätykselliset yli 120 000 ääntä. Jälkipuinnissa selvisi, että kansalaisia ohjeistettiin eri tavoin eri paikkakunnilla.
Viranomaisviestinnässä on tapahtunut myös hyviä asioita; virkakielessä on otettu jättiläisen askelia. Kapulakielisen ilmaisun karsiminen on onnistunut useista syistä. Asiakaslähtöisyys, tekniset apuvälineet sekä viestinnän ammattilaisten panos tekstien tuottamiseen ovat tuottaneet tulosta. Lainsäädäntökin velvoittaa ymmärrettävyyteen ja saavutettavuuteen.
