Digitalisaatio
Digitalisaatio on muuttanut maailmaa niin arkipäiväisissä toiminnoissa kuin työelämässäkin. Digitalisaatiolla tarkoitetaan tietotekniikan hyödyntämistä arkielämässä. Myös työelämä on kokenut paljon muutoksia tietotekniikan kehittymisen myötä. Työ ei ole pelkkää manuaalista työtä, vaan siinä voidaan hyödyntää erilaisia laitteita, ohjelmistoja sekä robotteja. Robotiikan ja automatisoinnin käyttö on erityisesti kasvussa.
Arkikielessä robotti tarkoittaa laitetta, joka on vuorovaikutuksessa ympäristön kanssa. Tarkemmin määriteltynä robotti on laite, joka on ohjelmoitu suorittamaan monimutkaisia tehtäviä liikkeiden avulla. Se on myös uudelleenohjelmoitavissa, jos tehtävää halutaan vaihtaa tai muuttaa. Robotit jaotellaan käyttötarkoitusten mukaisesti teollisuusrobotteihin sekä palvelurobotteihin. Tämän luokittelun ulkopuolelle jää kuitenkin ohjelmistorobotiikka, vaikka monet luokittelevat sen osaksi robotiikkaa. Teollisuusrobotit työskentelevät tehdasympäristössä ja palvelurobotit esimerkiksi sairaaloissa. (Hänninen, 2022, s. 22–39)
Ohjelmistorobotit automatisoivat tehtäviä
Ohjelmistorobotiikkaa käytetään yrityksissä työtehtävien automatisointiin. Kyseessä ei ole fyysinen robotti, vaan ohjelmisto. Sen tarkoituksena on suorittaa työtehtäviä tietokoneella ihmisen tavoin. Robotit voivat vähentää rutiinitöitä, joten työntekijöille jää aikaa asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin. Ohjelmistorobotti ohjelmoidaan toimimaan kuten ihminen. Se pystyy kirjautumaan palveluihin, kirjoittamaan tekstiä, lähettämään sähköposteja ja tekemään esimerkiksi Excel-tiedostoja. (Rajobit, 2021)
Robotiikkaa ja automatisointia voidaan käyttää monissa yrityksissä, kuten esimerkiksi tilitoimistoissa. Joissakin tilitoimistoissa automatisoinnin ja robotiikan käyttö on jo arkipäivää, mutta monissa yrityksissä sitä ei vielä hyödynnetä, vaan ne toimivat vielä manuaalisesti. Tieto robotiikasta ja automatisoinnista kehittyy ja leviää jatkuvasti, joten tulevaisuudessa niiden käyttö tulee kasvamaan suuresti. Esimerkiksi palkanlaskennan ala on kehittynyt eteenpäin viimeisten vuosien aikana.
Automatisoinnin hyödyntäminen palkanlaskennassa
Automatisoinnilla on paljon vaikutusta palkanlaskennan työssä. Automatisoinnille erinomaisia tehtäviä ovat rutiininomaiset sekä aikaa vievät tehtävät. Suuret manuaaliset prosessit hoituvat automatisoinnin ansiosta nopeasti ja näppäilyvirheitä ohjelmoitu prosessi ei osaa tehdä. Automatisointi vaikuttaa erityisesti ajan käyttöön. Kun rutiinitehtävät pystytään automatisoimaan, aikaa jää muille tehtäville. Palkanlaskennassa on paljon aikaa vieviä sekä turhauttavia rutiineja, jotka voivat kestää jopa tunteja. Automatisoinnin avulla nämä hoituvat nopeasti ja palkanlaskija pystyy keskittymään asiantuntijatehtäviin. Myös kiire vähenee, kun työtehtäviä voi jakaa niin palkanlaskijoiden kuin automatisoinnin hoidettavaksi.
Automaation avulla voidaan päästä eroon manuaalisesta työstä ja tämän myötä pienistä virheistä. On aina suurempi riski virheisiin, kun työt tehdään käsin. Palkanlaskijat eivät ole erehtymättömiä ja pitkiä rutiinitehtäviä tehdessä voi tulla näppäilyvirheitä. Myös muuttuvat työehtosopimukset sekä lainsäädäntö tuovat vaativuutta palkkaprosessiin. Tästä johtuen tietyt työtehtävät voisi siirtää automaation tehtäväksi. Järjestelmä poimii olennaiset tiedot yhtälöön ja tekee rutiineista automatisoituja. Asiantuntijatehtävien määrä kasvaa ja työläs naputtelu jää vähemmälle. (Mepco, 2023)
Tulevaisuudessa palkanlaskijan rooli painottuu entistä enemmän tietovirtojen ohjaamiseen, tietojen tarkistamiseen ja prosessien suunnitteluun. Vaikka automatisoitu järjestelmä kykenee laskemaan palkat itsenäisesti, täytyy sille olla saatavilla oikeat tiedot eri järjestelmistä. Palkka-asiantuntijan tehtäviin tulee kuulumaan palkanlaskentajärjestelmän hallinta, tietojen oikeellisuuden tarkistaminen sekä organisaation tukeminen muutoksen keskellä. (Seppänen, 2021)
Automaatio on tullut osaksi palkanlaskentaa melkein huomaamatta. Automatisoinnin hyödyt ovat positiivisia niin palkanlaskijalle kuin koko yrityksellekin. Palkanlaskija on tärkeä investointi yritykselle, vaikka palkanlaskijan työtä pidetään katoavana ammattina. Palkanlaskijan työtehtävien suorittamiseen tarvitaan automatisoinnin myötä laajempaa osaamista, tiedon syventämistä sekä hyviä sosiaalisia taitoja. Automatisointi vapauttaa palkanlaskijat yksitoikkoisista rutiinitehtävistä, jolloin on mahdollista keskittyä mielekkäämpiin työtehtäviin. (Wallenius, 2023)
Automatisoinnin tarve case-yrityksessä
Tutkimuksessa selvitettiin, kokevatko toimeksiantajayrityksen palkanlaskijat tarvetta työtehtävien automatisointiin. Yrityksen toimialaan kuuluu kuntien sekä kuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä ICT-alan palvelut. Yrityksessä ei tällä hetkellä käytetä automatisointia työtehtävien hoitamisessa, vaan työt tehdään manuaalisesti käsin. Käsin tehtäessä virheiden mahdollisuus on suurempi, aikaa kuluu turhauttavien rutiinitehtävien parissa ja kaikille työtehtäville ei löydy aikaa. Tutkimuksessa selvitettiin myös, millaisissa työtehtävissä automatisoinnista olisi hyötyä ja nopeuttaisiko ja tehostaisiko automatisointi työntekoa. Automatisoinnin käyttöönottoa suunniteltaessa on tärkeää pohtia, mitä tehtäviä ohjelmistorobotti voisi suorittaa. Jos tehtävän valitsee huonosti, siitä ei ole yritykselle niin paljoa hyötyä.
Tuloksien perusteella toimeksiantajayrityksen palkanlaskijat kokevat tarvetta työtehtävien automatisointiin. Palkanlaskentaan kuuluu paljon rutiininomaisia sekä aikaa vieviä tehtäviä. Jopa viikoittain samat työtehtävät toistuvat melko usein. Yleisimpiä työtehtäviä ovat palkanlaskennan erilaiset ajot, palkkojen tarkistukset ja maksatukset, raportointi sekä esimerkiksi hakemuksien lähetys Kelaan. Tällaisia työtehtäviä voisi siirtää automatisoinnin suoritettavaksi. Erityisesti palkka-ajoissa voi mennä paljonkin aikaa. Kuukaudessa tehdään jopa kymmenen erilaista ajoa, joten ne vievät paljon aikaa muilta työtehtäviltä. Palkat myös tarkistetaan aina ennen maksatusta, jotta palkansaajille lähtee oikeat summat maksuun. Tarkistus vie paljon aikaa, sillä jokaisella yrityksen palkanlaskijalla on noin 250 palkansaajaa.
Tuloksien mukaan palkanlaskennan työ nopeutuisi sekä tehostuisi automatisoinnin myötä. Kun rutiinitehtävät hoituisivat automatisoidusti, aikaa jäisi muille tehtäville. Kun työtehtäviä voitaisiin suorittaa nopeammin, työnteko muuttuisi tehokkaammaksi. Tästä on hyötyä niin yritykselle kuin myös asiakkaille. Palkanlaskijoiden työhyvinvointi voi myös parantua, kun työ koetaan mielekkäämpänä.
Automatisointi voi herättää myös pelkoa
Automatisointi voi herättää ihmisissä monenlaisia tunteita, niin positiivisia kuin negatiivisiakin. Tutkimuksen mukaan automatisointi herättää palkanlaskijoissa pääasiassa uteliaisuutta sekä kiinnostusta. Täytyy myös muistaa, että uuteen asiaan voidaan suhtautua myös kriittisesti sekä varautuneesti, kuten osa toimeksiantajayrityksen palkanlaskijoista koki. Automatisoinnin hyötyjen lisäksi täytyy huomioida, että uudessa asiassa voi tulla vastaan myös ongelmia. Automatisoinnin käyttöönotossa voi olla vaikeuksia, työntekijöitä täytyy kouluttaa käyttämään robottia ja robotin ohjelmointi voi viedä aikaa. Tämän takia yrityksen on hyvä suunnitella automatisoinnin käyttöönottoprosessi, jotta käyttöönotto sujuisi helposti.
Automatisointi voi herättää työntekijöissä pelkoa työpaikan menettämisestä. Usein puhutaan, että robotit vievät ihmisten työt. Palkanlaskijan ammatti ei ole kuitenkaan katoamassa, vaan ammattinimike on muuttumassa palkka-asiantuntijaksi. Palkanlaskijan työ tulee kokemaan muutoksia, mutta ammatti kuitenkin säilyy ja kehittyy. Automaatio voi kohdata ongelmia esimerkiksi työehtosopimusten sekä lainsäädännön parissa. Tällaisten tilanteiden takia työntekijöitä ei voida korvata kokonaan. Tulevaisuudessa palkanlaskijan tärkeimmät taidot liittyvät tietotekniikan käyttöön, asiakaspalveluun sekä asiantuntijuuteen. Automatisoinnin myötä palkanlaskijan työ muuttuu mielekkäämmäksi, kun työläät rutiinitehtävät poistuvat. Tämä mahdollistaa keskittymisen parempaan asiakaspalveluun ja uusien lisäpalveluiden tuottamiseen.
Aiheesta lisää
Koivisto, J. 2024. Palkanlaskennan automatisoinnin tarpeet. AMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024111027789
