Edunvalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka ei itse kykene huolehtimaan taloudellisista tai oikeudellisista asioistaan, saa tarvitsemansa tuen ja suojan. Edunvalvoja voi olla tehtävään sopiva yksityishenkilö tai yleinen edunvalvoja, joka toimii valtion virkamiehenä edunvalvontatoimistossa. Yleisen edunvalvonnan palveluja tuotetaan edunvalvontatoimistoissa oikeusministeriön hallinnonalalla. Edunvalvontatoimistoissa on sitouduttu noudattamaan edunvalvonnan palvelulupausta, jonka mukaan luvataan tarjota asiakkaille ammattimaista, yksilöllistä ja itsemääräämisoikeutta kunnioittavaa edunvalvontaa ilman tarpeettomia rajoituksia. Edunvalvontatoimistoissa työskentelee yleisiä edunvalvojia ja edunvalvontasihteereitä. Heidän tulee hoitaa tehtäviään siten, että asiakkaan etu on aina etusijalla. Edunvalvontasihteerit toimivat edunvalvojien työpareina käyttäen delegoitua toimivaltaa erikseen tehtävänkuvassa määritellyllä tavalla. Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan edunvalvontatoimiston uusittu tehtävänjako poikkeaa totutusta edunvalvoja-edunvalvontasihteeri -työparimallista siten, että edunvalvoja, asiakasvastaava ja etuusvastaava muodostavat asiakkaiden asioita hoitavan tiimin.
Edunvalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka ei itse kykene huolehtimaan taloudellisista tai oikeudellisista asioistaan, saa tarvitsemansa tuen ja suojan. Edunvalvoja voi olla tehtävään sopiva yksityishenkilö tai yleinen edunvalvoja, joka toimii valtion virkamiehenä edunvalvontatoimistossa. Yleisen edunvalvonnan palveluja tuotetaan edunvalvontatoimistoissa oikeusministeriön hallinnonalalla. Edunvalvontatoimistoissa on sitouduttu noudattamaan edunvalvonnan palvelulupausta, jonka mukaan luvataan tarjota asiakkaille ammattimaista, yksilöllistä ja itsemääräämisoikeutta kunnioittavaa edunvalvontaa ilman tarpeettomia rajoituksia. Edunvalvontatoimistoissa työskentelee yleisiä edunvalvojia ja edunvalvontasihteereitä. Heidän tulee hoitaa tehtäviään siten, että asiakkaan etu on aina etusijalla. Edunvalvontasihteerit toimivat edunvalvojien työpareina käyttäen delegoitua toimivaltaa erikseen tehtävänkuvassa määritellyllä tavalla. Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan edunvalvontatoimiston uusittu tehtävänjako poikkeaa totutusta edunvalvoja-edunvalvontasihteeri -työparimallista siten, että edunvalvoja, asiakasvastaava ja etuusvastaava muodostavat asiakkaiden asioita hoitavan tiimin.
Muutosta helpotetaan selkeällä viestinnällä
Ennen tehtävänkuvamuutosta kohdeorganisaatiossa koettiin, että työtehtävät, voimavarat ja resurssit eivät olleet tasapainossa. Tutkimustuloksista selvisi, että muutosta tarvittiin ja siihen oltiin valmiita. Muutosta valmisteltiin useamman kuukauden ajan ja sen tarkoitus kerrottiin henkilökunnalle. Aiemmat tutkimukset ovat osoittaneet, että työelämän muutoksissa rehellinen viestintä on tärkeässä roolissa. Tiedottaminen voi olla tarpeen myös silloin, kun ei ole varsinaisesti mitään tiedotettavaa. Myös tässä tutkimuksessa tuloksista nousi esiin tyytyväisyys muutoksesta tiedottamisen määrään ja laatuun. Muutoksen hyväksyminen ei tästä huolimatta ollut varauksetonta. Muutoksiin suhtautuminen on aina yksilöllistä ja vaihtelee ihmisten elämäntilanteista riippuen. Kriittisyys ja vastarinta muutosta kohtaan ovat luonnollisia reaktioita muutostilanteissa. Syitä muutokseen kriittisesti suhtautumiselle voivat olla esimerkiksi luopumisen pelko, epävarmuus tulevasta, aiemmat huonot muutoskokemukset tai tietämättömyys (Pirinen 2014, s. 98–105; Mattila 2007, s.20.) Tämän tutkimuksen tuloksissa havaittu muutosvastarinta oli suhteellisen lievää. Se ilmeni pelkona oman työn itsenäisyyden menettämisestä muutoksen seurauksena. Muutosvastarintaa lievittää, kun henkilö kokee tulleensa kuunnelluksi ja arvostetuksi. Tutkimuksessa havaittiin, että vaikka muutos olisi toivottu, siihen sopeutuminen vaatii aikaa. Osa henkilökunnasta kaipasi täsmentämistä ohjeisiin ja kävi myös ilmi, ettei kaikkia muutoksen myötä tulleita uusia toimintatapoja oltu otettu käyttöön. Muutoshalukkuus ja sitoutuminen vaihtelivat vastaajien kesken. Muutoksen suunnittelussa ja johtamisessa on tärkeä tiedostaa avoimen vuorovaikutuksen merkitys muutoksen onnistumiselle.
Osaamisresurssit hyötykäyttöön
Edunvalvontatoimistossa tehtävä työ on vaativaa asiakaspalvelutyötä. Töitä on paljon ja edunvalvontapalveluiden tarve kasvaa vuosittain. Syitä asiakasmäärän kasvuun ovat väestön ikääntyminen sekä muun muassa kuntien sosiaalitoimen muuttuneet tehtävät, kuten välitystilien väheneminen. Tehtävänkuvamuutoksen tarkoituksena oli osaamisen ja resurssien keskittäminen aiempaa tehokkaammin. Tutkimustulosten mukaan tässä oli onnistuttu ja työntekijät olivat tyytyväisiä uuteen tehtävänjakoon ja saavutettuihin tuloksiin. Substanssitehtävien rajaamisen seurauksena työntekijät kokivat voivansa keskittyä paremmin omaan osaamisalueeseensa ja osaamisensa kehittämiseen. Tuloksissa tuli ilmi, että moni koki, ettei pystynyt tekemään työtään tarpeeksi laadukkaasti ennen tehtävänkuvamuutosta. Työtehtävien itsenäisyyden arvostus näkyi vahvana tuloksissa. Edunvalvonnan organisaatiolle tämä voi olla todellinen voimavara, sillä selkeiden ohjeiden ja odotusten myötä henkilökunta on tällaisessa työyhteisössä itseohjautuvaa. Tämä vaatii esihenkilöiltä selkeitä pelisääntöjä ja luottamusta, työntekijöiltä sitoutumista ja itsensä johtamisen taitoja. Tehtävänkuvamuutos eli tehtävien keskittäminen eri asiantuntijoille oli tutkimuksen mukaan onnistunut niin työntekijöiden osaamisen kehittämisen, kuin asiakkaiden palvelukokemuksen näkökulmasta.
Teemahaastatteluihin osallistuneita pyydettiin miettimään. miten henkilökunnassa piilevä osaaminen voitaisiin kartoittaa ja saada hyötykäyttöön. Henkilöstö ideoi tähän tarkoitukseen osaamiskartoitukset, joita voisi käyttää perehdytyksen yhteydessä sekä osaamisen että kehittämisen kohteiden löytämiseen. Kehittämisehdotuksena on ottaa säännölliset osaamiskartoitukset käyttöön edunvalvontatoimistossa. Näiden kartoitusten avulla organisaatio pystyisi saamaan tietoa sekä työntekijän koulutuksella saadusta osaamisesta, että kaikesta tiedosta, taidoista ja kokemuksesta, joita heille on kertynyt elämän eri osa-alueilla.
Tutkimuksen tulokset tarjoavat hyviä näkökulmia totutusta poikkeavaan tehtävänjakomalliin. Kyseessä ei ole valtakunnallinen tapa jakaa työtehtäviä edunvalvontatoimistoissa, mutta tähän tutkimukseen nojaten siitä voisi tulla sellainen niin asiakkaiden edun, kuin työyhteisön osaamisen kehittämisen näkökulmasta. Muutos paransi työntekijöiden oman osaamisen kokemusta. Muutoksen läpivientiä tukivat sen huolellinen valmistelu, toimiva tiedottaminen, selkeät ohjeet ja luottamus esihenkilön taholta. Haastetta muutokseen toivat kiireen kokeminen, yhtäaikaiset muutokset ja tavoitteisiin sitoutumattomuus. Osaamisen kehittämisen näkökulmasta henkilökunnan osallistaminen muutoksen suunnitteluun olisi koko työyhteisölle hyödyllinen toimintatapa jatkossa. Merkittäväkin muutos voidaan viedä ketterästi läpi panostamalla näihin seikkoihin.
