Rekrytointiprosessi
Rekrytointiprosessia alkaa organisaation sisällä esihenkilön tarveharkinnasta, tarvitaanko poissaolon ajaksi sijaista tai tarvitaanko vapautuneeseen työsuhteeseen uusi työntekijä vai voidaanko tehtävät jakaa muille työntekijöille. Mikäli paikka laitetaan auki, niin seuraavaksi on pohdittava, laitetaanko tehtävä auki sisäisessä vai ulkoisessa haussa. Varsinainen hakuprosessi sisältää hakuvaiheen, haastatteluvaiheen ja valintavaiheen. (Laaksonen & Ollila 2017, s.216–221.)
Hakuvaiheessa hyvin laadittu työpaikkailmoitus toimii sekä tiedonvälityksenä että organisaation markkinointivälineenä. Ilmoituksessa tulisi esitellä selkeästi tehtävänimike, keskeiset vastuualueet, mahdollinen koeaika sekä tiimi, johon työntekijä sijoittuu (Joki, 2021, s. 70). Hakijoita houkuttelevat erityisesti tehtävät, jotka tarjoavat ammatillisia haasteita ja kehittymismahdollisuuksia (Kaijala, 2016, s. 59–60). Palkkataso on noussut yhdeksi keskeisimmistä kiinnostuksen kohteista (Kaijala & Tolvanen, 2020, s. 67), mutta tästä huolimatta esimerkiksi sairaanhoitajien työpaikkailmoituksissa palkkatietoja ei aina mainita (Gabrielsson ja muut, 2021, s. 904). Ilmoituksen tulisi vastata hakijan tarpeisiin ja tuoda esiin organisaation arvot, kulttuuri ja työn konkreettinen sisältö (Ganesan ja muut, 2018). Työnantajakuva vaikuttaa merkittävästi hakijoiden päätöksiin, erityisesti aloilla, joilla on pulaa osaajista (Kaijala, 2016, s. 88). Rekrytointiprosessin sujuvuus ja aktiivinen viestintä ovat keskeisiä tekijöitä kiinnostuksen ylläpitämisessä (Salli & Takatalo, 2014, s. 10–11).
Rekrytointiprosessin käytännöissä korostuvat selkeät valintakriteerit ja johdonmukainen viestintä. Hakemusten käsittely voidaan keskittää rekrytointijärjestelmään, ja ansioluettelo tarjoaa tiiviin katsauksen hakijan osaamisesta (Joki, 2021, s. 71). Julkisella sektorilla kirjaamo tekee hakijoista yhteenvedon, jonka pohjalta esihenkilö voi verrata hakijoiden ansioita ja työkokemusta (Laaksonen & Ollila 2017, 218). Haastattelun tavoitteena on arvioida hakijan osaamista ja soveltuvuutta, mutta se tarjoaa myös hakijalle mahdollisuuden tutustua organisaatioon (Kaijala, 2016, s. 176; Huffcutt ja muut, 2015, s. 431–432). Positiivinen haastattelukokemus, jossa hakija kokee tulevansa kuulluksi, voi vaikuttaa ratkaisevasti hänen päätökseensä. Valintapäätöksen tulisi perustua ennalta määriteltyihin kriteereihin, mikä tukee prosessin oikeudenmukaisuutta ja läpinäkyvyyttä. Hakijoille on tärkeää viestiä päätöksistä viivytyksettä, sillä pitkittynyt prosessi voi heikentää työnantajamielikuvaa ja vaikuttaa negatiivisesti tuleviin rekrytointeihin (Salli & Takatalo, 2014, s. 15–16, 66–67, 86–87).
Työnantajamielikuva ja hakijakokemus rekrytoinnin ytimessä
Nykyisessä työmarkkinatilanteessa työnhakijat voivat usein valita itselleen mieluisimman työnantajan ja tämän vuoksi työnantajamielikuvalla on keskeinen rooli rekrytoinnissa. Aktiivinen ja avoin viestintä hakijoiden kanssa on tärkeää. Hakijoita tulisi kohdella kuin asiakkaita: tiedottaa prosessin etenemisestä ja aikatauluista, myös silloin, kun ne muuttuvat. Vaikka viestintä vie aikaa, se on investointi, joka vahvistaa työnantajamielikuvaa. (Salli & Takatalo, 2014; Kaijala, 2016.) Työantajamielikuva vaikuttaa siihen, miten organisaatio nähdään ja kuinka houkuttelevana se koetaan. Hyvä työnantajakuva voi vähentää henkilöstön vaihtuvuutta ja rekrytointikustannuksia. (Viitala, 2021; Carpentier ja muut, 2017.) Myös sosiaalinen media on tärkeä osa työnantajakuvan rakentamista. Esimerkiksi organisaation somekanavat voivat tukea rekrytointia ja lisätä organisaation ja työpaikan houkuttelevuutta. (Din ja muut, 2015; Kortesuo, 2014.) Myös opiskelijoiden ohjaaminen voidaan nähdä osana rekrytointia. Tämä tarjoaa organisaatiolle mahdollisuuden kohdata tulevia ammattilaisia jo varhaisessa vaiheessa ja rakentaa yhteyttä potentiaalisiin työntekijöihin. (Irwin ja muut, 2018; Jönsson ja muut, 2020.) Opiskelijoiden keskuudessa leviää nopeasti tieto työpaikan hyvistä ja huonoista puolista, mikä vaikuttaa organisaation maineeseen.
Hakijakokemus muodostuu kaikista rekrytointiprosessiin liittyvistä tekijöistä ja vaiheista, joissa hakija on osallisena tavalla tai toisella. Hakija muodostaa prosessin aikana kokonaiskuvaa organisaatioista ja työpaikasta. Ratkaisevaa on se, jääkö hakijalle prosessista enemmän myönteisiä kuin kielteisiä kokemuksia. Positiivinen hakijakokemus tukee organisaation mainetta ja vaikuttaa suoraan tulevien rekrytointien onnistumiseen. (Brin, 2019; Moran, 2021.)
Tutkimuksen toteutus
Tutkimuksen aineisto kerättiin teemahaastatteluilla sairaanhoitajilta (n=7), jotka olivat hakeneet työtä Pohjanmaan hyvinvointialueelta. Haastatteluissa kartoitettiin vastaajien hakijakokemuksia ja näkemyksiä mahdollisista rekrytoinnin kehittämiskohteista Aineisto analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä rekrytointiprosessin vaiheiden mukaisesti.
Haku- ja haastatteluvaiheen hakijakokemuksia
Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että rekrytointiprosessin onnistuminen edellyttää selkeää ja johdonmukaista viestintää sekä informatiivista työpaikkailmoitusta. Haastateltavat kokivat, että ilmoituksista puuttui olennaista tietoa työtehtävistä ja työyksiköstä. Tehtävänkuvaukset olivat monesti epäselviä tai liian yleisiä, eikä työn konkreettinen sisältö tullut riittävästi esiin. Ilmoitusten visuaalinen ilme ei herättänyt huomiota, ja sisältö koettiin geneeriseksi. Palkkatiedot mainittiin harvoin tarkasti ja usein viitattiin vain työehtosopimukseen. Epäselvä ilmoitus voi jättää hakijalle epävarmuuden siitä, mihin tehtävään hän on hakeutumassa. Palkkataso nousi esiin keskeisenä kiinnostuksen kohteena, ja sen esiin tuominen ilmoituksessa nähtiin tärkeäksi.
Rekrytointikanavista henkilökohtaiset verkostot ja esihenkilöiden kontaktointi nousivat tärkeiksi, mutta myös digitaaliset kanavat, kuten Kuntarekry ja sosiaalinen media, olivat keskeisiä. Sosiaalisen median nähtiin tavoittavan laajemman yleisön ja vaikuttavan työnantajamielikuvaan. Kuntarekryn tekninen toimivuus sai kiitosta, mutta avoimiin hakemuksiin ei aina vastattu, ja hakijat toivoivat nopeampaa yhteydenottoa sekä parempaa tiedottamista prosessin etenemisestä.
Rekrytointikohtaamiset koettiin pääosin myönteisiksi, ja haastattelujen ilmapiiri oli ystävällinen ja kiireetön. Haastattelussa käytiin läpi työtehtäviä ja vaatimuksia, ja hakijat saivat usein lisätietoa työstä ja työympäristöstä, mikä lisäsi kiinnostusta. Joissain tapauksissa työtarjous tehtiin jo haastatteluvaiheessa.
Valintavaiheen hakijakokemuksia
Viestintä valintavaiheessa tapahtui pääosin puhelimitse ja sähköpostitse. Valituille ilmoitettiin henkilökohtaisesti, kun taas ei-valituille lähetettiin sähköposti. Haastateltavien kokemuksista kävi ilmi, että viestintä valinnan jälkeen oli epäyhtenäistä. Kaikki eivät saaneet selkeitä ohjeita työsuhteen alkamisesta, mikä viittaa viestintäkäytäntöjen epäjohdonmukaisuuteen. Selkeä viestintä vähensi epävarmuutta, mutta joissain tapauksissa hakijat kokivat tiedottamisen puutteelliseksi. Valintojen perustelut vaihtelivat; osa sai ne, osa ei. Mielipiteet niiden tarpeellisuudesta erosivat.
Valintapäätösten perustelujen antaminen koettiin tärkeäksi. Osa sai selkeät perustelut, osa ei. Lisäksi opiskelijaohjauksen rooli rekrytoinnin osana nousi esiin. Kokonaisuutena tarkasteltuna viestintä oli kasvokkain toteutettuna onnistuneempaa kuin muissa muodoissa. Lähes kaikkia prosessin vaiheita kritisoitiin viestinnän puutteellisuudesta. Haastatellut toivoivat parempaa mahdollisuutta seurata prosessin etenemistä ja aktiivisempaa yhteydenpitoa rekrytoijilta.
Työnantajamielikuvan muodostuminen
Työnantajamielikuva muodostui viestinnän ja prosessin sujuvuuden perusteella. Vaikka hakukokemus oli pääosin positiivinen, viestinnän kehittämisellä ja palkkatietojen näkyvyydellä nähtiin olevan parantamisen varaa. Viestinnän merkitys korostui kaikissa rekrytointiprosessin vaiheissa. Osa haastatelluista koki saaneensa hyvää ja ajankohtaista tietoa prosessin etenemisestä, mikä lisäsi tyytyväisyyttä. Toisaalta osa jäi ilman vastausta, mikä heikensi työnantajamielikuvaa.
Merkittävänä havainto oli, että kasvokkaista vuorovaikutusta pidettiin prosessin arvokkaimpana osana, ja se vahvisti organisaatiomielikuvaa. Henkilökohtainen kontakti koettiin tärkeäksi, ja sen säilyttäminen nähtiin jatkossakin olennaisena osana rekrytointia.
Kehittämisehdotukset
Tutkimuksen perusteella voidaan esittää useita kehittämisehdotuksia, jotka liittyvät työpaikkailmoitusten sisältöön, viestintään ja rekrytointiprosessin kokonaisuuteen. Ilmoitusten konkretisointi, esimerkiksi päivittäisten työtehtävien kuvaamisen avulla, lisäisi niiden informatiivisuutta ja yksilöllisyyttä, mikä vähentäisi ilmoitusten samankaltaisuutta (Salli & Takatalo, 2014, s. 26; Ganesan ja muut, 2018). Palkkatiedon esittäminen selkeästi ilmoituksessa koettiin tärkeäksi, sillä se vaikuttaa hakijan käsitykseen työpaikasta ja lisää ilmoituksen houkuttelevuutta (Gabrielsson ja muut, 2021, s. 904; Kaijala & Tolvanen, 2020, s. 67; Ganesan ja muut, 2018). Viestintään tulisi panostaa koko rekrytointiprosessin ajan, myös niille hakijoille, joita ei valita, sillä puutteellinen viestintä aiheutti pettymyksiä ja turhautumista (Kaijala, 2016, s. 95). Hakijat toivoivat mahdollisuutta seurata haun etenemistä. Viivästynyt viestintä johti joissain tapauksissa siihen, että hakija sitoutui toiseen työnantajaan, mikä korostaa viestinnän kehittämisen tarvetta työnantajamielikuvan vahvistamiseksi (Viitala, 2021, s. 44). Työsuhteen alkamiseen liittyvän tiedotuksen tulisi olla yhdenmukaista ja selkeää kaikille valituille, ja ensimmäiselle työpäivälle toivottiin yksityiskohtaista suunnitelmaa. Rekrytointiprosessia olisi hyödyllistä laajentaa koskemaan myös opiskelijaohjausta, erityisesti kilpailtaessa valmistuvista sairaanhoitajista (Kaihlanen, 2020, s. 56; Irwin ja muut, 2018, s. 775).
Aiheesta lähemmin
Purhonen, H. 2025. Sairaanhoitajien kokemuksia rekrytointikäytännöistä. [ylempi AMK-opinnäytetyö, Vaasan ammattikorkeakoulu]. Theseus. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025053018209
