Automatisoinnin ja robotiikan avulla voidaan vähentää työntekijöiden tekemiä inhimillisiä virheitä ja vapauttaa heidän resurssejaan enemmän analysointia sekä päätöksentekoa vaativiin tehtäviin. Siksi yrityksien olisi tärkeää tiedostaa, miten ostoreskontran prosesseja voidaan ylipäätänsä tehostaa erilaisten ratkaisujen avulla, joko käytössä olevien omien järjestelmien automatisointia hyödyntäen tai erillisillä robotiikka- ja tekoälyalustaratkaisuilla.
Tämän pohjalta lähdettiin tekemään tutkimustyötä toimeksiantajalle, joka on vaasalainen energia-alan suuryritys. Yrityksen liikevaihto koostuu asiakasprojektitöistä ja sen ostolaskujen volyymi on vuositasolla noin 28 000 laskua. Toimeksiantajan ostoreskontrassa käsitellään neljää eri tyyppistä laskua, jotka voidaan jaotella seuraavasti: kiinteät kulut, epäsuorat projekteille kohdistuvat ostot, tilaukselliset projekteille kohdistuvat ostot sekä tilaukselliset varastoon ostot. Järjestelmään saapuu päivittäin noin 110 laskua, joista noin 75 prosenttia on tilauksiin perustuvia ostolaskuja. Automatisointia helpottaa se, että suurin osa laskuista saapuu verkkolaskuina, jolloin laskujen tiedot ovat valmiiksi standardoidussa ja rakenteisessa muodossa.
Valtiokonttorin asiantuntija Rusi (2023) kertoo Yrityksen digitalous -hankkeen seuraavan yrityksien välistä verkkolaskutuksen kehitystä ja se on noussut jo yli tavoitellun 90 prosentin tason. Lahti ja Salminen (2014, s. 64) korostavat verkkolaskutuksen tehostavan automatisointia ja laskujen vastaanottoa, sillä ylimääräistä välivaihetta, kuten laskujen skannausta tai paperilaskujen käsittelyä ei enää tarvitse suorittaa.
Ostosopimuksiin perustuvat laskut
Toimeksiantajayrityksessä ei ole tällä hetkellä ostoreskontrassa käytössä ohjelmistorobotiikkaa, mutta laskujen käsittelyssä hyödynnetään jo paljon järjestelmän omia automatisoinnin ratkaisuja. Tällaisia ovat Kaarlejärven ja Salmisen (2018, s. 104-111) listauksen mukaan esimerkiksi toimittajille luodut erilaiset kirjaussäännöt, jolloin ostolaskujen käsittelyjärjestelmä osaa ehdottaa automaattisesti laskun kirjaamista valmiiksi määritellylle kirjanpidon tilille. Toiminto nopeuttaa laskujen kirjaamista ja parantaa kirjanpitolain määrittämää jatkumoa, kun kulut kirjautuvat samalla tavalla tuloslaskelmaan.
Toimintoa olisi silti mahdollista kehittää seuraavalle tasolle ottamalla käyttöön ostosopimuksiin perustuvien laskujen automaattisen täsmäytyksen. Ostosopimuksellisia laskuja ovat useimmiten kuukausittain toistuvat saman suuruiset laskut, kuten esimerkiksi vartiointi- ja siivouspalvelut, internet- ja puhelinkulut sekä sähkö- ja lämmityskulut.
Prosessi toimii käytännössä siten, että järjestelmään luodaan ostosopimus, joka yksilöidään omalla ostosopimusnumerolla. Sama numero tulisi ilmetä myös kyseiselle sopimukselle kuuluvilta laskuilta. Kun ostosopimus on luotu järjestelmään, tulee sille määrittää toistuvuus, eli saapuuko lasku kuukausittain tai mahdollisesti jopa useammin tai harvemmin. Näin vältetään mahdollisten tuplana saapuvien laskujen hyväksyntä automaattisesti maksuun.
Lisäksi sopimukselle tulee määrittää laskun summan raja-arvo, eli hyväksytäänkö lasku automaattisesti maksuun vain määritellyllä summalla vai voiko siinä olla esimerkiksi 10 prosentin eroavaisuus suuntaan tai toiseen. Esimerkiksi vartiointipalvelu on usein kuukausittain toistuva samansuuruinen kulu, kun taas sähkölaskun summa vaihtelee kulutuksen mukaan. Mikäli lasku täsmää määritettyyn raja-arvoon, hyväksyy järjestelmä sen automaattisesti valmiiksi maksuun. (Kaarlejärvi ja Salminen, 2018, s. 101-102.)
Tällä hetkellä käytössä olevaa erillistä tarkastaja-hyväksyjä -kiertoa ei ostosopimuksissa enää tarvita. Lisäetua tuo myös se, että kyseisen automatisoinnin käyttöönotto ei vaadi suuria resursseja, mutta sillä säästetään aikaa kuukausittain useammalta henkilöltä. Toimeksiantajalle tehdyn laskelman mukaan toiminnon käyttöönotosta ei syntyisi lisäkustannuksia, mutta myös sen tuomat säästöt jäisivät hyvin marginaalisiksi niiden ollessa vain noin muutamia tuhansia euroja vuositasolla tarkasteltaessa.
Tilauksellisten laskujen täsmäytys
Toisena parantamisen kohteena tarkasteltiin tilauksellisten laskujen automaattista täsmäytystä, sillä yli 65 prosenttia laskuista koostuu varastoon kohdistuvista ostotilauksista. Tällä hetkellä prosessi toimii siten, että ostoreskontranhoitaja tarkastaa saapuneen laskun ja tehdyn tilauksen täsmäävyyden manuaalisesti. Mikäli lasku ja tilaus täsmäävät, lasku hyväksytään ja se siirtyy odottamaan kyseisten tuotteiden vastaanottoa ja automaattista täsmäytystä seitsemän päivän ajaksi. Kun laskutettavat tuotteet on vastaanotossa kirjattu saapuneiksi, järjestelmä kohdistaa ne laskulle tilausnumeroa apuna käyttäen. Jos lasku täsmää, siirtyy se valmiiksi maksuun ilman erillistä hyväksyntää. Mikäli vastaanottoa ei tapahdu tai laskulle kohdistuneet tuoterivit eivät täsmää laskun loppusumman kanssa seitsemän päivän sisällä laskun saapumisesta, siirtyy se manuaaliseen tarkastukseen ostotilauksen tekijälle.
Automaattisessa täsmäytyksessä haasteeksi saattavat muodostua laskuille kohdistuvat tuoterivit. Mikäli toimittaja lähettää samalla ostotilausnumerolla useamman laskun lyhyen aikavälin sisällä, ei järjestelmä osaa kohdistaa vastaanotettuja tuoterivejä avoinna oleville laskuille ilman lisäohjausta. Ongelma on ratkaistavissa lisäämällä laskulta lähetenumero järjestelmään, jolloin vastaanoton käyttäessä samaa lähetenumeroa, kohdistuvat vastaanotetut tuoterivit sekä ostotilauksen että lähetteen perusteella oikealle laskulle. Lähetenumeron lisääminen on toistaiseksi ostoreskontranhoitajan muistin varassa tehtävää manuaalista työtä, sillä tiedon lukemiseksi automaattisesti laskulta järjestelmään odotetaan ulkopuolisten sidosryhmien toimia.
Laskujen jaksotus
Toimeksiantajayrityksessä olisi mahdollista hyödyntää paremmin myös automaattista laskujen jaksotusta. Tällä tarkoitetaan useammalle kuukaudelle kohdistuvien laskujen jakamista tasaisesti kohdekuukausille, jolloin esimerkiksi välitilinpäätöksistä saatava tieto yrityksen taloudellisesta tilasta olisi luotettavampaa.
Käytössä oleva järjestelmä mahdollistaa laskun jaksottamisen automaattisesti ostoreskontrassa tiliöintivaiheessa. Toimeksiantajan omista raportointitottumuksista johtuen ei toimintoa ole voitu hyödyntää täydellä kapasiteetilla, vaan jaksotukset on suoritettu manuaalisena työnä kirjanpitäjän toimesta. Koska manuaalisesti tehty työ on aina alttiimpaa virheille, ollaan totuttuun raportointiin tekemässä muutoksia, jotta toimintoa saataisiin automatisoitua jatkossa paremmin.
Robotiikkaratkaisut
Toimeksiantaja hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa jo osassa taloushallinnon prosesseissaan, ja käyttökapasiteettia riittäisi myös ostolaskujen tarkastukselle. Suoritettuihin kellotuksiin ja muihin laskelmiin nojaten se ei kuitenkaan ole enää nykyisen käyttöjärjestelmän elinkaareen nähden tuottoisa sijoitus. Vaikka robotilla voitaisiin korvata noin 50 tuntia kuukaudessa ostoreskontranhoitajan työmäärästä, täytyy laskea sen kustannuksiin myös koodaus sekä vastuukäyttäjän työtunnit.
Ahon (2019, s. 24-25) ja Koivurannan (2023) mukaan taloushallinnon tehtävät tulevat jatkossa painottumaan asiantuntija- sekä konsultointityöhön, sillä jokainen robotille siirretty aikaisemmin manuaalisesti suoritettu työ vaatii valvontaa ja robotin osaamista tulee arvioida sekä päivittää. Aho käyttääkin tällaisesta tehtävästä nimitystä prosessinhoitaja.
Toimeksiantajayrityksessä on nyt kuitenkin parempi kuva ohjelmistorobotiikan tuomista mahdollisuuksista ostoreskontran automatisoinnin edesauttajana. Ja kun uuteen toiminnanohjausjärjestelmään siirtyminen seuraavan kahden vuoden aikana tapahtuu, on sitä jo kannattavaa hyödyntää.
Lopuksi
Vaikka taloushallintoa automatisoidaan, se ei vie alalta työpaikkoja toisin kuin usein luullaan. Työtehtävien automatisoinnista puhuttaessa työntekijöille tulee usein huoli omasta työpaikastaan. Automatisointi korvaa rutiinitehtävät, mutta työntekijöiden näkökulmasta työtehtävät yleensä muuttuvat mielekkäämmiksi. Automatisointi vähentää myös inhimillisiä virheitä, mikä samalla poistaa työntekijöiltä ikävimmät ja eniten pikkutarkkuutta vaativat työt. Tämä puolestaan edesauttaa työntekijöiden jaksamista ja luo samalla työhyvinvointia.
Aiheesta lisää
Torkko, J. 2024. Automaation ja robotiikan hyödyntäminen ostoreskontrassa. AMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052716434
