Perehdytys on käytännössä kaikki ne tapahtumat ja toimenpiteet, joilla uutta työntekijää tuetaan uuden työn alussa. Se on keino saada uusi työntekijä nopeasti tuottavaksi, jolloin rekrytoinnista odotettavat lisätuotot tulevat mahdollisiksi. Toisaalta perehdytyksen kautta uusi työntekijä omaksuu organisaation kulttuurin ja toimintatavat ja tulee osaksi työyhteisöä. Oma tärkeä osansa perehdytyksessä on myös yleisluontoisella työpaikan, työkavereiden ja työolosuhteiden esittelyllä. Perehdytyksessä on tärkeää huomioida, että vaikka etenkin perehdytyksen alussa tietoa on paljon välitettävänä uudelle työntekijälle, on perehdytys kuitenkin parhaimmillaan kaksisuuntaista, jolloin myös uuden työntekijän organisaatioon tuomaa uutta asiantuntemusta hyödynnetään heti alusta alkaen. Perehdytys ei siis saisi olla pelkkää uuden työntekijän sopeuttamista organisaation toimintatapoihin, vaan myös prosessi, joka vahvistaa organisaation uudistumiskykyä (Kjelin & Kuusisto, 2003, s. 14-16; Moisalo, 2012, s. 319-320).
Perehdytyksen onnistuminen edellyttää, että se on suunnitelmallista toimintaa, jonka eri vaiheet, roolit ja resurssit on suunniteltu ja toisaalta että se myös toteutetaan suunnitelmien mukaisesti. Omatoimisuus edesauttaa onnistunutta perehdytystä, mutta omatoimisuus perehtymisessä edellyttää, että organisaation perusrakenne ja avainhenkilöt ovat tiedossa (Moisalo, 2012, s. 324-325).
Hyvä ohje perehdytyssuunnitelman laatimiseen onkin edetä yleisestä yksityiskohtiin, jolloin organisaation rakenne ja avainhenkilöt tulevatkin tutuksi heti perehtymisen alussa ja henkilö pystyy siten jäsentelemään yksityiskohtaisempia tietoja saamaansa kokonaiskuvaan organisaatiosta ja sen toiminnasta.
Työntekijä
Uudella työntekijällä on oikeus perehdytykseen ja pääasiallinen vastuu perehdyttämisestä on lähiesihenkilöllä. Uuden työntekijän roolissa kannattaakin olla aktiivisesti yhteydessä omaan lähiesihenkilöön ja kertoa toiveistaan perehdytyksen osalta. Mihin uuden toimenkuvasi osioon toivot erityisesti paneuduttavan ja mikä on ehkä sinulle jo ennestään melkoisen tuttua? On tärkeää huomioida, että jokainen työntekijä tulee organisaatioon erilaisin taustoin, jolloin myös perehdytystarpeet vaihtelevat. Perehdyttämistä ei voidakaan täysin yhdenmukaistaa, vaan perehdyttämissuunnitelma laaditaan yhteistyössä uuden työntekijän ja esihenkilön välillä. Uuden työntekijän roolissa on tärkeää kertoa esihenkilölle mahdollisimman rehellisesti omasta osaamisestaan, kehittämistarpeistaan, sekä niistä toimenkuvan osa-alueista, joihin toivoo erityistä tukea. Tällöin perehdytyksestä saadaan kokonaisuus, jossa voidaan keskittyä juuri oleellisimpiin asioihin ja jolloin esihenkilö voi tarvittaessa hankkia työntekijälle lisäopastusta ja tukea toivottuihin osa-alueisiin.
Uuden työntekijän kannattaa ottaa perehtymisessä aktiivinen rooli, joskin esihenkilön vastuulla on koordinoida perehtymissuunnitelmaa kokonaisuutena. Uusi työntekijä oppii paljon muilta työyhteisön jäseniltä kyselemällä ja olemalla aktiivinen keskustelija. Läsnäolon ja vapaamuotoisten kokoontumisten merkitystä osana perehtymistä ei kannata väheksyä. Esihenkilö on uuden työntekijän ensisijainen yhteyshenkilö perehdyttämiseen liittyvissä asioissa mutta myös organisaaton HR-palvelut on yleensä hyvä matalan kynnyksen yhteystaho kaikessa perehdytykseen liittyvässä.
Uudessa työpaikassa aloittaminen on aina kuormittavaa, joten työntekijän roolissa on tärkeää olla armollinen itseään kohtaan. Työpaikan vaihtaminen on jopa kärkisijoilla elämän stressiä aiheuttavien asioiden listalla (Reichers, 1987, s. 280). Onkin tärkeää tiedostaa, että perehtyminen ottaa oman aikansa, eikä kaikkea ole mahdollista oppia ensimmäisten työpäivien eikä viikkojenkaan aikana.
Lähiesihenkilö
Lähiesihenkilön rooli onnistuneessa perehdyttämisessä on ohittamattoman tärkeä. Lähiesihenkilöllä onkin päävastuu uuden työntekijän perehdyttämisen suunnittelemisesta ja käytännön toteuttamisen organisoinnista. Perehdytys on esihenkilölle erinomainen mahdollisuus ohjata uutta työntekijää toimimaan organisaation tavoitteiden mukaisesti. Uusi työntekijä on aloittaessaan hyvin vastaanottavaisessa tilassa ja mikäli perehdyttämistä ei heti työsuhteen alussa käytetä hyödyksi, voi vuoden päästä jo olla haastavampaa alkaa suunnata työntekijän toimintaa kohti organisaation toivomaa suuntaa. Perehdytyksellä on tärkeä rooli myös esihenkilön ja uuden työntekijän välisen suhteen muodostumisessa. Esihenkilön olisi tärkeää pitää mielessä, että perehdytyksen kautta luodaan edellytykset yhteistyölle niin uuden työntekijän ja lähityöyhteisön kuin esihenkilön ja uuden työntekijänkin välillä. Lisäksi uuden työntekijän työ tulisi saada kytkeytymään mahdollisimman vahvasti organisaation strategiaan (Kjelin & Kuusisto, 2003, s. 186-189).
Uuden työntekijän aloittaessa lähiesihenkilön on tärkeää varata itseltään riittävästi aikaa perehdyttämiseen ja sopia työnjaosta mahdollisten muiden perehdyttäjien kanssa. Samalla laaditaan perehdytyssuunnitelma, jota tarkennetaan tarvittaessa yhdessä uuden työntekijän kanssa. On myös tärkeää tiedostaa, että perehdytys ei pääty uuden työntekijän ensimmäisen työpäivän jälkeen, vaan alkuvaiheen tiiviimmän perehdyttämisjakson jälkeen esihenkilön on tärkeää sopia uuden työntekijän kanssa säännöllisiä tapaamisia, joissa seurataan perehdytyssuunnitelman etenemistä, keskustellaan mahdollisista esiin nousseista kysymyksistä ja epäselvyyksistä, sekä ohjataan työntekijän toimintaa ja osaamisen kehittämistä oikeaan suuntaan (Kjelin & Kuusisto, 2003, s. 189-191).
Muu nimetty perehdyttäjä
Tällä roolilla voidaan tarkoittaa henkilöä, jonka esihenkilö nimeää yhdeksi uuden työntekijän perehdyttäjäksi, tai esimerkiksi organisaation itse määrittelemän formaalimman roolin omaavaa mentoria. Tärkeää kuitenkin on, että esihenkilöllä ja uudella työntekijällä on tukenaan muitakin nimettyjä perehdyttäjiä ja että heillä on tiedossa mitä heiltä tässä roolissa odotetaan. Perehdytyssuunnitelmaan onkin tärkeää merkitä mihin perehdytyksen osa-alueisiin muun nimetyn perehdyttäjän toivotaan antavan tukea. On tärkeää, että nimetty perehdyttäjä tapaa uuden työntekijän mielellään jo ensimmäisen työpäivän aikana, jolloin tiivis yhteydenpito on helpompaa myöhemmin. Nimetty perehdyttäjä on lähiesihenkilön lisäksi tuttu työyhteisön jäsen, jonka puoleen uusi työntekijä voi aina kääntyä matalalla kynnyksellä. Onkin tärkeää, että nimetty perehdyttäjä ymmärtää roolinsa merkityksen ja on motivoitunut toimimaan roolissa. Kyseinen rooli on erinomainen tapa tutustua uuteen kollegaan, mutta myös oppia itse uutta ja jakaa omaa osaamista.
Lähityöyhteisö
Lähityöyhteisöllä on merkittävä rooli siinä, miten tervetulleeksi uusi työntekijä itsensä kokee ja millainen käsitys hänelle työpaikasta muodostuu. Osoittamalla kiinnostusta uutta työyhteisön jäsentä kohtaan ja ottamalla hänet aktiivisesti mukaan yhteisön rituaaleihin kuten yhteisiin lounas- tai kahvihetkiin, lähityöyhteisö tukee uuden työntekijän tulemista tiiviiksi osaksi tiimiä. On tärkeää, että kaikki lähityöyhteisön jäsenet ovat valmiita vastaamaan uuden työntekijän kysymyksiin ja tarjoavat apuaan aktiivisesti. Kysymyksillä kuten ”voinko auttaa” tai ”miten menee” on äärimmäisen suuri merkitys. Jotta lähityöyhteisö voi huomioida uuden työntekijän aloittamisen mahdollisimman hyvin, on esihenkilön tärkeää tiedottaa tiimiään uudesta työntekijästä hyvissä ajoin. Esimerkiksi yhteisen tiimilounaan sopiminen uuden työntekijän ensimmäiselle työviikolle on hieno tapa ottaa uusi henkilö lähityöyhteisön jäseneksi ja osoittaa mielenkiintoa uutta työkaveria kohtaan.
Organisaation tukipalvelut
Organisaation HR-palvelut vastaavat tyypillisesti organisaatiotason perehdytysprosessista, huolehtivat perehdytyksen laadusta ja tukevat esihenkilöitä perehdyttämisessä. HR-toiminto tulee uudelle työntekijälle tutuksi useimmiten jo rekrytointiprosessin ja työsuhteen perustamisen yhteydessä, jolloin HR-palvelut toimivatkin luontaisena yhteystahona myös perehdytysprosessin aikana. Organisaation tyypistä ja koosta riippuen perehdytyksessä voi olla rooleja myös muilla niin sanotuilla tukipalveluilla tai kokonaan organisaation ulkopuolisilla palveluntarjoajilla. Esimerkiksi erilaisiin käytössä oleviin järjestelmiin liittyvä opastus on voitu sopia hoidettavan tietojärjestelmiä hoitavan palveluyksikön tai ulkoistetun palveluntarjoajan kautta. Lähiesihenkilön onkin tärkeää osana perehdytystä esitellä organisaation oleelliset tukipalvelut tai tukipalveluja tarjoavat ulkopuoliset palveluntarjoajat ja kertoa millaista tukea mistäkin on saatavilla, unohtamatta kuitenkaan sitä, että kokonaisvastuu perehdytyksen koordinoinnista on esihenkilöllä itsellään.
