Ihmisen tärkein työväline on kilo ja rapiat hermokudosta, meidän aivomme. Aivotyö on kuitenkin paradoksi: pyydämme aivoilta samaan aikaan tarkkuutta, luovuutta, päätöksiä ja vuorovaikutusta, mutta altistamme ne yhtä aikaa pirstaleisuudelle. Viestit välkkyvät, palaverit rytmittävät päivän lyhyiksi jaksoiksi ja tehtävät vaihtuvat sen mukaan, mikä kanava huutaa kovimmin. Moni kuvittelee tekevänsä “kahdeksan tuntia aivotyötä”, mutta todellisuudessa vain pieni osa päivästä on sellaista keskittynyttä, korkean kognitiivisen kuorman työtä, jota varten meidät olisi pitänyt rauhoittaa. Ei siis ole ihme, jos tuntuu siltä, ettei ajatustyö irtoa joka päivä, tai että työpäivän jälkeen jäljellä on vain sohvalla löhöävä ihminen, joka juuri ja juuri jaksaa surffata kanavien välillä.
Tässä artikkelissa tarkastellaan ajatustyötä kolmesta näkökulmasta. Ensin sitä, miten aivot oikeasti toimivat arjen ajattelutyössä, ja miksi multitaskaus ei oikeasti ole se sankaritarina, joksi sen usein kuvittelemme. Toiseksi sitä, miksi syvä- ja pintatyöskentely ovat aivoille kaksi eri työtilaa, ja miksi meidän pitäisi pystyä suojaamaan ainakin osa päivästä syvälle ajattelulle. Lopuksi pohditaan sitä, miten vastuut jakautuvat yksilön, esihenkilön ja organisaation välillä silloin, kun halutaan oikeasti suojella ajattelun laatua, eikä vain puhua jaksamisesta.
Arjen ajattelutyö
Multitaskaus kuulostaa siltä, että tekisimme kahta asiaa yhtäaikaisesti. Vaativassa tiedonkäsittelyssä aivot eivät kuitenkaan oikeasti käsittele kahta sääntöjoukkoa rinnakkain, vaan ne siirtyvät aina tehtävästä toiseen. Siirtymä ei tapahdu ilmaiseksi: etuotsalohkon ohjausjärjestelmä ”vaihtaa vaihdetta”, eli ensin irrotetaan vanhan tehtävän tavoite, sitten aktivoidaan uusi sääntö- ja tavoitekokonaisuus. Tätä kutsutaan tehtävänvaihdon kustannukseksi, ja se näkyy sekä viiveenä että lisääntyneinä virheinä etenkin silloin, kun tehtävät ovat monimutkaisia (Rubinstein ym, 2001).
Lisäksi siirtymästä jää ikään kuin mielensisäinen kaiku. Kun hypimme tehtävästä toiseen, osa tarkkaavaisuudesta jää kiinni edelliseen tehtävään. Jos kesken raportin tai, kuten tässä tapauksessa, artikkelin kirjoittamisen käy lukemassa Teams-viestin, palaava mieli ei olekaan heti kokonaan siellä, mistä lähti. Tätä ilmiötä kutsutaan attentional residuoksi (Leroy, 2009). Se on hiljainen jälki, joka hidastaa uuteen tehtävään kiinnittymistä. Kun tätä tapahtuu kymmeniä kertoja päivässä, kokonaiskapasiteetti valuu huomaamatta hukkaan.
Keskeytyksillä on myös tunne- ja kuormitushinta. Laboratoriossa suoritetuissa empiirisissä tutkimuksissa on havaittu, että keskeytettynä ihmiset kompensoivat menetettyä aikaa työskentelemällä nopeammin, mutta tämä johtaa samalla merkittävästi korkeampaan stressiin, turhautumiseen, koettuun aikapaineeseen ja ponnisteluun (Mark ym, 2008). Pintapuolisesti näyttää siis siltä, että työ etenee, mutta maksun hetki tulee jälkikäteen: ärtymyksenä, väsymyksenä ja työn laadun heikkenemisenä. Aivot eivät siis väsy vain määrästä vaan myös epäjatkuvuudesta. Juuri tämän vuoksi tarvitaan toisenlaista työtilaa, sellaisia hetkiä, jolloin emme vain reagoi tulipaloihin, vaan todella keskitymme.
Aivojen kaksi työtilaa: syvä ja pinta
Ajatustyötä tehdään karkeasti kahdessa eri tilassa, pintatyöskentelyssä ja syvätyöskentelyssä. Pintatyöskentely on reaktiivista ja sirpaleista: vastaamme viesteihin, teemme nopeita päätöksiä, päivitämme kalenteria, multitaskaamme palavereissa. Pintatyöskentely on tärkeää, koska se pitää tavallaan koneiston pyörimässä. Syvätyöskentely on aivojen näkökulmasta päinvastaista työskentelyä. Siinä tehdään yksi merkityksellinen tehtävä kerrallaan: oikeasti siis pysähdytään ja keskitytään vain yhteen aiheeseen. Ongelmanratkaisu, suunnittelu, oppiminen ja luova työ onnistuvat kunnolla lähes yksinomaan vain tässä moodissa.
Syvää työskentelyä estävät yleensä kolme asiaa. Ensimmäinen on jatkuva ilmoitusvirta, joka katkoo ajattelua ja pitää aivot reaktiivisina. Toinen on kalenteri, joka on täytetty puolen tunnin palavereilla koko päiväksi: yksikään niistä ei välttämättä ole liian raskas, mutta yhdessä ne pilkkovat päivän niin, ettemme saa pidempää aikaa keskittymiseen. Kolmas on kulttuuri, jossa nopea vastaaminen koetaan tärkeämmäksi kuin ajattelun laatu. On tärkeä huomata, ettei kyse ole yksilön heikkoudesta, vaan ympäristön ominaisuuksista. Ja juuri siksi niitä on myös mahdollista muuttaa, mutta se edellyttää, että vastuuta ei sälytetä pelkästään yksittäisen työntekijän harteille.
Vastuunjako
Hyvinvoiva ajatustyöntekijä ei ole yksinäinen arjen sankari, joka jaksaa, vaikka ympäristö on hajauttava. Voidakseen hyvin hän tarvitsee apua niin esihenkilöltä kuin koko organisaatiolta.
Työntekijällä voi toki olla muutama oma rutiini. Hän voi suojata keskittymisen hetkiä, aloittaa ja lopettaa työnsä selkeällä rituaalilla tai rajata reaktiivisuuttaan esimerkiksi rajoittamalla viestikanavien hälytyksiä. Hänen tukenaan on esihenkilö, joka näyttää omalla toiminnallaan, että syvätyöskentelyn aikaa saa ja pitää suojella. Molempien ympärillä on välittävä organisaatio, joka säätää kokouskäytännöt, tavoitettavuusnormit ja tilaratkaisut sellaisiksi, että keskittyminen on oletusarvo, eikä mikään poikkeus. Työntekijän vastuulla on käyttää tarjottu tila ja kertoa, milloin sitä puuttuu. Esihenkilön vastuulla taas on priorisoida ja purkaa ristiriitaisia odotuksia. Ja lopuksi organisaation vastuulla on varmistaa, että tavoitteet, resurssit ja rytmi ovat linjassa keskenään. Kun roolit ja vastuut ovat selviä, on paljon helpompi sopia myös konkreettisista käytännöistä.
Käytännön keinot
Miten niitä aivoja sitten siellä arjessa säästetään ja saadaan tilaa myös syvätyöskentelylle? Yksilön tasolla yksi tehokkaimmista keinoista on viestintäkanavien jaksotus: kun sähköposti ja pikaviestimet tarkistetaan harvoina, ennalta päätettyinä ajankohtina, arjen stressitaso laskee (Kushlev & Dunn, 2015). Toinen keino on tietoinen tehtävien sarjoitus: päivän alkuun tai omaan virehuippuun ajoitetaan yksi merkityksellinen syvätyöskentelyn blokki, jonka aikana kaikki ilmoitukset ovat pois päältä. Kolmas keino on mielen takaisinohjaamisen taito. Jos huomaat ajatusten harhailun, nimeät sen ja palaat lempeästi käsillä olevaan tehtävään. Toistot rakentavat tarkkaavuuden kestävyyttä ja aivot alkavat odottaa tiettyjä rutiineja.
Työyhteisö taas voi tukea keskittymistä pienin, mutta näkyvin liikkein. Kun kalentereihin sovitaan kaikille yhteiset kokouksista vapaat aikaikkunat, esimerkiksi aamun ensimmäinen tunti, syvätyöskentely ei jää ’jos ehtii’ -osastolle, vaan siitä tulee sisäänrakennettu mahdollisuus. Kun palavereissa on päätösfokus (mitä päätetään, millä aikajänteellä ja kenen toimesta) ja tavoitettavuus oletusarvoistetaan asynkroniseksi, tehtävänvaihdon kustannus pienenee ja attentional residue leikkautuu arjen tasolla. Kysymys kuitenkin kuuluu, pystymmekö ja uskallammeko olla välillä tavoittamattomissa oman hyvinvoinnin kustannuksella? Otatko haasteen vastaan?
Palautuminen on niin ikään osa ajattelun tuotantoprosessia. Uni on hetki, jolloin aivot järjestävät ja vahvistavat päivän aikana syntyneet muistijäljet (Diekelmann & Born, 2010). Säännöllinen aerobinen liikunta on puolestaan harvinaisen vahva lääke aivoille: jopa myöhäisessä aikuisiässä harjoittelu voi suurentaa hippokampuksen tilavuutta ja parantaa muistisuoriutumista (Erickson ym., 2011).
Tuumasta toimeen
Arkeen tämän voi kääntää vaikka seuraavasti: aloita päivä yhdellä, vähintään 45–90 minuutin syvätyöblokilla jolloin pidät myös viesti-ilmoitukset pois päältä. Sen jälkeen voit siirtyä lukemaan viestejä. Viestien tarkistaminen kannattaa ajoittaa muutamaan tiettyyn hetkeen ja kertoa se rytmi myös kollegoille, jotta kaikki tietävät, miksi et vastaa ”heti”. Saattaapa olla, että hekin muuttavat tekemistään ja työn rytmitystään, ja alkavat mahdollistaa itselleen syvätyöskentelyn hetkiä.
Työyhteisön kanssa kannattaa sopia palaverivapaista ikkunoista. Ja silloin kun palaveri on, ne pitäisi pitää napakkoina ja päättää päätöksiin: mitä me päätimme ja kuka tekee mitäkin. Myös palaverien osallistujia kannattaa aina miettiä. Niin kutsujana kuin osallistujanakin, onko minulla jotain annettavaa? Vai osallistunko turhaan ja olen vain kuulolla yrittäen multitaskata siinä huonosti onnistuen vain itseäni kuormittaen?
Päivän mittaan kannattaa pitää myös lyhyitä mikrotaukoja, aina kun huomaat työvireen laskevan. Tällöin voit siirtyä hetkeksi seisomaan, käydä juomassa vettä, katsoa ikkunasta kaukaisuuteen. Kun näitä tehdään yksilö-, tiimi- ja organisaatiotasolla yhtä aikaa, ajattelun laatu alkaa parantua ilman, että kukaan joutuu “skarpata” loputtomasti. Eikä kenenkään tarvitse potea huonoa omaatuntoa siitä, ettei ole kaiken aikaa tavoitettavissa. Uskallatko laittaa huomenna Teamsin tunniksi ”älä häiritse” moodiin?
