Kaikkien ryhmien erilaisuuksien keskellä toimivat asiantuntijat, joiden viestintäosaamiset vaikuttavat suoraan yrityksen toivomaan edistykseen ja tuloksiin: asiantuntijoiden on osattava kohdata erilaisia ihmisiä erilaisista taustoista tilanteissa, joissa viestin perillemenoa ei voi pitää itsestäänselvyytenä, samalla kun tulee tiedostaa esimerkiksi kulttuurilliset kontekstit ja nyanssit. Kyse ei siis ole ainoastaan esimerkiksi yksittäisistä käännöstöistä, vaan kokonaisvaltaisen vuorovaikutuksen eri tasoista.
Viestinnässä ei ole kyse tukitoiminnosta, joka koostuu raporteista tai esityksistä, vaan viestintä on monitahoista vuorovaikutusta. Yritysten tulee ymmärtää, ettei viestintä toimi ruiskumallilla sisään-ulos-periaatteella, jossa vastaanottaja toimii passiivisessa roolissa. Asiantuntijaviestinnässä on kyse tilanteiden, kohderyhmän ja vuorovaikutussuhteiden tulkinnasta ja omien viestintätapojen sopeuttamisesta vastaamaan ryhmien tarpeita.
Asiantuntijaviestintä ei siis ole pelkkää tiedottamista vaan myös kuuntelemista, yhteisen kielen löytämistä ja kykyä sopeutua joskus nopeastikin muuttuviin tilanteisiin. Viestijän tehtävänä ei ole pelkästään faktojen siirto seuraavalle vaan sen tehtävänä on myös rakentaa merkityksiä ja ymmärrystä. Jotta tämä voidaan tehdä tehokkaasti, tulee viestijän ymmärtää kontekstia, jossa toimitaan: kenelle puhutaan, missä tilanteessa ja millä tavoitteella.
Kansainvälisestä toiminnasta suuri osa koostuu juuri viestinnästä. Yrityksen tulee tiedostaa, että kyseessä ei ole valmiin työn päälle liimatta tarra vaan se on pysyvä osa yrityksen toiminnan ja asiantuntijuuden toteuttamista. Viestintä on koko organisaation ja sen toiminnan läpi kulkeva toiminto, eikä sitä tule nähdä erillisenä osaamisena, joka kuuluu ainoastaan viestinnän ammattilaisille. Viestintätaitoja voikin harjoitella muutkin kuin viestijät, sillä kyky kertoa työstään selkeästi ja vaikuttavasti erilaiset kohderyhmät huomioon ottaen luo uskottavuutta ja vaikuttaa siihen, miten työtä kannattaa viedä eteenpäin. Ilman viestintää ei synny vaikuttavuutta. Vaikuttavuus ei ole itsestään selvä asia, vaikka työ olisi sisällöllisesti kuinka merkittävää tahansa.
Kulttuurit muovaavat viestintää
Kun viestintää toteutetaan yli kieli- ja kulttuurirajojen, kasvaa väärinymmärrysten riski. Kansainvälisessä yhteistyössä vuorovaikutukseen vaikuttavat paitsi osallistujien taustat ja kieli, myös erilaiset käsitykset sopivasta viestintätyylistä. Esimerkiksi suomalaiselle on tyypillistä puhua suoraan ja mennä nopeasti asiaan, ja joissakin kulttuureissa tämä voidaan kokea epäkohteliaana. Vastaavasti suomalainen hiljaisuus voidaan tulkita passiivisuudeksi.
Luottamus on aina onnistuneen yhteistyön perusta, mutta tapa, jolla sitä rakennetaan voi vaihdella kulttuurista riippumatta. Siinä missä suomalaiset arvostavat suoraa ja tehokasta kommunikaatiota, monissa kulttuureissa luottamus syntyy henkilökohtaisemman suhteen kautta: small talk, yhteiset ruokailutilaisuudet tai ihan vain rennot keskusteluhetket ennen varsinaista aiheen käsittelyä ovat olennainen osa yhteistyön aloittamista. Ja onhan se totta, että esimerkiksi ongelmista on helpompi puhua ääneen, kun tietää kenelle ja millaiselle ihmiselle puhuu.
Otetaan esimerkkitilanne. Suomalaiset asiantuntijat osallistuvat Teams-palaveriin kansainvälisten kumppaneiden kanssa, ja esityksessä esitellään tehokkaasti ja napakasti aikataulut, tavoitteet, budjetti ja faktat, jonka jälkeen suomalaiset vaikenevat kohteliaaseen hiljaisuuteen odottamaan kysymyksiä. Toisessa päässä taas kollegat ovatkin tottuneet keskustelevampaan ja empaattisempaan viestintään, jossa asioita pohditaan yhdessä ja jossa luotetaan myös sanattomaan viestimiseen. Hiljaisuus voidaan tulkita epävarmuudeksi tai jopa kiinnostuksen puutteeksi molemmin puolin, joka johtaa siihen, että kokous lopetetaan molemmissa päissä epävarmoissa tunnelmissa.
On kuitenkin huomioitava, että kulttuurierot eivät välttämättä tarkoita sitä, että työskennellään eri maissa toimivien organisaatioiden kanssa. Kulttuurieroja on maiden lisäksi myös suomalaisten yrityksien sisällä: käytössä voi olla erilaisia toimintatapoja, termejä tai viestinnän rytmejä. Projektityöskentelyssä tämä voi näkyä erityisesti silloin, kun mukana on useita eri toimijoita, esimerkiksi julkinen hallinto, järjestöt, tutkijat ja erilaisia kehittäjiä. Yhteinen päämäärä ei automaattisesti tarkoita yhteistä kieltä, ja sen vuoksi viestintä on tärkeä osa yhteistyön koordinointia.
Kulttuurienvälisen viestinnän haasteet, ilmenevätpä ne sitten suomalaisten tai ulkomaisten yritysten kanssa, tulee tiedostaa hyvissä ajoin ennen yhteistyön aloitusta. Yritysten tuleekin panostaa kulttuuritietoisuuden vahvistamiseen yrityksen sisällä esimerkiksi koulutusten kautta. Yhteistyö hyötyy merkittävästi siitä, että työn alussa sovitaan selkeästi, miten hankkeen aikana viestitään: mitä kieltä puhutaan, mitä kanavia käytetään, miten esimerkiksi palautetta annetaan ja tarvittaessa minkälaista sävyä viestinnässä tulee käyttää. Näennäisesti pieniä asioita, kuten tilan antaminen keskustelulle tai mahdollisuus epämuodolliseen yhteydenpitoon, ei tule ylenkatsoa, sillä ne ovat merkittäviä tekijöitä yhteistyön onnistumisessa.
Ytimessä ymmärrettävä ja kunnioittava vuorovaikutus
Kansainvälisessä toiminnassa pelkkä asiantuntijuus ei yksinään riitä. Kun tavoitteena on tehokas, ja kunnioittava, yhteistyö, tärkeintä ei ole virheetön kieli tai täydellinen termistö, vaan halu ymmärtää ja tulla ymmärretyksi, kunnioittaa ja tulla kunnioitetuksi. Onnistunut viestintä rakentaakin siltoja kulttuurien, kielten ja toimintatapojen välillä.
On totta, että asiantuntijat kommunikoivat vaikuttavammin omalla äidinkielellään, jolloin kielen sävyt ja tunneilmaisut välittyvät luontevasti. Vieraalla kielellä esiintyminen voi tuntua epävarmalta, ja se on ihan inhimillistä. Epäröinti ja epävarmuus eivät ole este, vaan merkki siitä, että asiantuntija haluaa viestiä asiastaan vastuullisesti ja ymmärrettävästi. Tärkeintä on pyrkiä selkeyteen, esittää asiansa rauhallisesti ja varmistaa, että haluttu viesti löytää maaliinsa.
Yritysten tulisi tukea asiantuntijoitaan kulttuurienvälisen viestinnän kehittymisessä. Tuki voi olla käännöspalveluiden hyödyntämistä, kielituen tarjoamista tai koulutus, joissa käydään läpi kulttuurieroja ja vuorovaikutuksen vivahteita. Asiantuntijat voivat käyttää esimerkiksi tekoälyä kielen kääntämiseen, kunhan muistavat, ettei siihen tule luottaa täysin, sillä vaikka tekstit voidaan kääntää käytännössä oikein, voi niistä uupua oikea tyyli tai sävy, tai sen tarkoitus voi mennä harhaan. Monikielisten tiimien tukeminen lisäävät viestinnän ymmärrettävyyden lisäksi yhdenvertaisuutta.
Kyse ei ole ainoastaan kielellisistä asioista. Eleet, ilmeet, katsekontakti, puheen rytmi ja tilan käyttö vaihtelevat kulttuureittain, jonka vuoksi tulee muistaa, että se mikä esimerkiksi Suomessa koetaan kohteliaisuutena, voidaan toisessa maassa kokea töykeänä. Kulttuurillisiin nyansseihin suhtautuminen vaatii jatkuvaa tilannetajua ja herkkyyttä, ja juuri näiden taitojen omaaminen tekee asiantuntijasta kansainvälisen yhteistyön ammattilaisen.
Kansainvälisessä kontekstissa viestintä ei voi nojata vain sanavalintoihin. Siihen liittyy myös sävyjä, eleitä, aikataulutuksia ja hiljaista tietoa, jota ei voi kirjoittaa PowerPointiin tai muistioon. Tällöin viestintä vaatii erityistä kulttuurista sensitiivisyyttä – kykyä tunnistaa paitsi omat viestintätavat, myös niiden vaikutus muihin. Se tarkoittaa myös valmiutta mukauttaa omaa ilmaisua tilanteen mukaan. Asiantuntijoiden tulee suhtautua vuorovaikutustilanteisiin avoimesti ja ennakkoluulottomasti. Kun hyväksyy sen, ettei kaikkea voi ja tarvitse ymmärtää heti, on vuorovaikutus eri sidosryhmien kanssa helpompaa. Hyvä vuorovaikutus rakentuu halusta kohdata toinen ihminen kunnioittavasti ja tasavertaisesti, ja yönteinen vaikutelma syntyy luonnostaan, kun ollaan aidosti läsnä.
Tämä blogiteksti on tuotettu osana VAMKin koordinoimaa hanketta ”Kansainvälistyminen maaseutuyrittäjien kasvun mahdollistajana” (1.1.2024–31.12.2025). Hanke saa rahoitusta Euroopan unionin maaseuturahastosta ja sen tavoitteena on vahvistaa Keski-Pohjanmaan ja Pohjanmaan maaseudun mikro- ja pk-yritysten valmiuksia kasvuun, uusiutumiseen ja kansainvälistymiseen koulutuksen, kehittämistoiminnan ja verkostoyhteistyön avulla.
