Projektin vaiheet
Projekti voidaan määritellä ainutlaatuiseksi kertaluonteiseksi kokonaisuudeksi, jonka tuotos on ajallisesti, laajuudeltaan ja kustannuksiltaan rajattu (Mäntyneva, 2016, s. 11). Projektin elinkaareen sisältyvät vaiheet vaihtelevat, mutta Ruuskan (2007, s. 34) mukaan projektin elinkaari sisältää käynnistämisvaiheen, toteuttamisvaiheen ja päättämisvaiheen. Investointihankkeet, yleisesti julkishallinnon käyttämä termi rakennuttamisprojekteista, ovat yksi keskeinen osa Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen (ELY-keskus) liikenne- ja infrastruktuuri -vastuualueen toimintaa.
Ennen investointihankkeen toteutuksen aloittamista, siitä on voitu tehdä esiselvitys, yleis-, tie- ja rakentamissuunnittelu. Julkisyhteisöissä investointihanketta edeltävä suunnittelu ja valmistelu voi kestää kymmeniä vuosia, sisältäen kaavoituksen, maanhankinnan, eri sidosryhmien kuulemisen sekä rahoituksen (Mäntyneva, 2016, s. 16–17). Julkisyhteisön toimintaan vaikuttavat myös sille asetetut yhteiskunnalliset velvoitteet (Junnonen & Kankainen, 2020, s. 10).
Investointihankkeella on selkeät alkamis- ja päättymisajankohdat. Investointihankkeen aloittamisesta ja siihen liittyvästä rahoituksesta päättää isompien hankkeiden osalta eduskunta ja pienempien paikallisesti toteutettavien osalta ELY-keskus. Hanke käynnistyy, kun rahoituspäätös on tehty. Onnistuneella käynnistämisellä on suuri vaikutus koko hankkeen menestyksekkäälle toteutukselle, jotta hanke saavuttaa sille asetetut aikataululliset, laadulliset ja taloudelliset tavoitteensa (Mäntyneva, 2016, 86–89). Hanke päätetään, kun suunnitelmien mukaiset tehtävät on suoritettu ja tuotos on hyväksytysti vastaanotettu. Investointihankkeen tuloksena on valtion käyttöomaisuuteen lisättävä omaisuus, esimerkiksi uusi jalankulku- ja pyörätie tai turvallisuutta parantavat valtatien ohituskaistaosuudet.
Prosessien kuvaus
Henkilöstön vaihtuessa ja toimintaympäristön muuttuessa on syytä tarkastella ja tarvittaessa kehittää totuttuja toimintatapoja. Organisaation toimintatapoja voidaan kehittää ja yhdenmukaistaa kuvaamalla projektitoimintaan liittyvät toimintatavat prosessina (Mäntyneva, 2016, s. 150). Prosessikuvaukset auttavat jäsentämään ja selkiyttämään prosesseja, toimijoiden työnjakoa ja vastuita, hallitsemaan kokonaisuuksia sekä löytämään toiminnan kehittämis- ja tehostamistarpeita.
Tehokkuutta investointihankkeiden hallintaan etsittiin tekemällä prosessikuvaukset ja luomalla prosessikuvausten pohjalta prosessikaaviot investointihankkeen käynnistämis- ja päättämisvaiheesta. Prosessikuvauksien avulla selkiytettiin näihin vaiheisiin liittyvät toiminnot, tehtävät ja vastuut. Prosessikuvauksella ja prosessikaavioiden luomisen tavoitteena oli prosessien sujuvoittaminen ja tehostaminen sekä organisaation sisäisten tehtävänkuvien ja tiedonkulun selkiyttäminen.
Prosessikuvauksessa on kuvattu yksityiskohtaisesti prosessin eri vaiheet ja toimijoiden tehtävät ja vastuut. Prosessikaaviot havainnollistavat selkeästi yhdellä silmäyksellä prosessin tietovirrat, eri toiminnot ja niistä vastuussa olevat toimijat. Prosessikuvaksen mukainen toiminta sujuvoittaa ja tehostaa hankkeessa mukana olevien työskentelyä, sillä jo prosessikaavioiden työstäminen lisäsi vuorovaikutusta ja molemminpuolista ymmärrystä prosessin toiminnoista ja niihin sisältyvistä tehtävistä ja tietotarpeista.
Prosessikaaviot havainnollistivat tiedonkulun pullonkaulat ja epäselvyydet tiettyjen tehtävien vastuuhenkilöistä. Näihin pyrittiin löytämään toimivat ratkaisut, joilla prosessi etenisi mahdollisimman sujuvasti. Tärkein päätös oli aloittaa investointihanke yhteisellä projektiryhmän aloituskokouksella, jossa sovitaan hankkeen talous- ja asiakirjahallinnan käytännöistä sekä käytettävistä järjestelmistä, tallennuspaikoista, talousseurannasta sekä viestinnästä. Tiedonkulun lisäksi haasteena koettiin useiden eri ja osittain päällekkäisten järjestelmien käyttö, joka haastaa prosessin tehostamista. Prosessien kehittäminen on jatkuvaa toimintaa, sillä sekä toimintatavat että toimintaympäristö järjestelmineen muuttuvat.
Tutkimuksessa konkretisoitui pienen yksikön projektipäällikön suuri vastuu investointihankkeen onnistuneesta toteutuksesta, sillä hän vastaa kokonaisuudessaan hankkeen toteutuksesta ja rahoituksesta. Hänen laajaan tehtävänkuvaansa kuuluu investointihankkeen teknisten suunnitelmien, talouden, kilpailutuksen, asiakirjahallinnan, tiedottamisen ja viestinnän lisäksi myös projektinhallinnan ja työnjohdolliset tehtäväkokonaisuudet. Investointihankkeen onnistuminen riippuu suuresti projektipäällikön kyvystä hallita näitä moninaisia tehtäviä tehokkaasti.
Lopuksi
Tutkimus osoittaa, että prosessikuvausten luominen on tärkeää toiminnan tehostamiseksi ja tiedonkulun parantamiseksi. Prosessikaavioiden luominen auttaa selkiyttämään eri roolien tehtäviä ja vastuita sekä parantamaan tiedonkulkua. Selkeiden prosessikaavioiden avulla voidaan siten siirtyä reaktiivisesta toiminnasta hallittuun ennakoivaan toimintaan. Tutkimus osoittaa myös, että järjestelmien tulisi tukea prosessien sujuvuutta sen sijaan, että toimijat joutuvat mukautumaan järjestelmien toimintoihin ja ominaisuuksiin.
Tutkimus auttoi ymmärtämään yksityiskohtaisten prosessikuvausten, tehokkaan projektinhallinnan, jatkuvan kehittämisen ja selkeän viestinnän merkityksen investointihankkeen onnistuneessa toteutuksessa. Prosessien kehittäminen ja toimintatapojen muuttaminen on muuttuvassa toimintaympäristössä jatkuvasti ylläpidettävää toimintaa.
Aiheesta lisää
Tikkala, M. 2024. Investointihankkeen käynnistämis- ja päättämisvaiheiden prosessikuvaukset. AMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024113031556
