Artikkelissa esitellään tiiviissä paketissa rakenne, jolla sponsorisopimus jääkiekkoseuralle yleensä solmitaan. Artikkelin avulla lukija saa käsityksen sponsorisopimuksen rakenteen eri vaiheista, sekä siitä, miten näissä vaiheissa toimitaan.
Tuotteistaminen
Koko prosessi lähtee liikkeelle seuran oman toiminnan tuotteistamisesta. Tuotteistaminen alkaa omaan toimintaan tutustumisella ja arvioinnilla, jonka pohjalta lähdetään miettimään, miten potentiaaliselle sponsorille voitaisiin tuottaa arvoa (Kuuluvainen 2022). Tällaisia keinoja voivat olla esimerkiksi näkyvyyden kasvattaminen, positiivisen brändikuvan kehittäminen, vastaostot tai jokin muu vastikkeellinen toiminta (Lillberg & Mattila 2020, 70). On otettava oppia myös entisistä yhteistöistä, jonka avulla seuran tarjoamaa arvoa voidaan jatkuvasti kehittää ja luoda näin omille sponsoreille paras mahdollinen yhteistyöpaketti (Sirén 2021).
Kontaktointi
Seuraava vaihe on potentiaalisen yhteistyökumppanin kontaktointi. Ennen tätä, kannattaa tutustua yritykseen mahdollisimman hyvin. Lähdetään liikkeelle seuran kotisivuista ja sosiaalisesta mediasta. (Kuuluvainen 2022) Näistä yleensä löytyy yrityksen päättävien henkilöiden nimet ja yhteystiedot, joihin otetaan yhteyttä. Tutustuessa yritykseen, saa jo hieman kuvaa myös siitä, mitä heille kannattaa tarjota. Tutustumisvaiheessa yleensä nousevat esiin myös ensimmäiset signaalit siitä, ettei yritys toimi vastuullisesti tai sen toiminnassa on jotain muuta hämärää (Harmaala & Jallinoja 2012, 17). Yleensä seurat pyrkivät luomaan ympärilleen tiheää paikallista tukiverkkoa, johon kuuluu niin pieniä kuin suuriakin yrityksiä.
Puhelinsoitto ja hyvin suunniteltu sähköposti ovat parhaat tavat ottaa kontakti potentiaaliseen sponsoriin. Puhelinsoitolla jää helposti mieleen, koska toisen henkilön kanssa on käyty konkreettista keskustelua. Sähköposti on toinen vaihtoehto, mutta sen on oltava hyvin suunniteltu. Yhteinen massasähköposti kaikille paikallisille yrittäjille tuskin tuottaa toivottua lopputulosta. Sähköpostissa on hyvä olla alustava ehdotus siitä, mitä sponsorisopimus tulisi sisältämään. Tällainen voi olla esimerkiksi tarjouspaketti, johon kuuluu näkyvyyttä seuran julkaisuissa kerran kuukaudessa, työhyvinvointipäivän järjestäminen ja liput otteluihin alennettuun hintaan. Erityisen tärkeää on kuitenkin tuoda esille aito kiinnostus ja halu tehdä juuri tämän yrityksen kanssa yhteistyötä. (Kuuluvainen 2022)
Tapaaminen
Kun yrityksen päättäjä vastaa joko puheluun tai sähköpostiin myöntävästi, sovitaan tapaaminen. Tapaamisessa auttaa, kun pohjatyöt on tehty hyvin. Jos taustatutkimusta tehdessä on selvinnyt, että yrityksen puolelta tapaamiseen tuleva henkilö pelaa vapaa-ajalla jääkiekkoa tai on seuran kannattaja, voi tästä olla merkittävä hyöty tapaamisessa. Sponsorisopimusneuvotteluissa pätevät hyvin pitkälti samat lainalaisuudet kuin myynnissäkin. Siksi onnistumisen kannalta on hyvin tärkeää kuunnella toista osapuolta tarkalla korvalla. Ensin kartoitetaan potentiaalisen yhteistyökumppanin ongelmat ja toiveet, jonka jälkeen niihin pyritään keksimään yhdessä ratkaisu. Seuran edustajan on pidettävä mielessä, ettei saa lannistua, vaikka ensimmäisellä kerralla ei sopimusta syntyisikään (Kuuluvainen 2022). Varsinkin isojen yhteistöiden rakentaminen on pitkäjänteinen prosessi, jossa ei sovi kiirehtiä.
Sopimus
Osapuolten päästyä yhteisymmärrykseen tapaamisessa, syntyy lopulta sopimus. Sponsorisopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti, josta molemmat osapuolet saavat kopion. Sopimukseen kirjataan säännöt, joita osapuolten tulee noudattaa ja tavoitteet, joihin yhteistyön avulla pyritään. Tämä auttaa seuraa tilanteissa, jossa yritys alkaa miettiä, mitä konkreettista hyötyä yhteistyö on heille tuonut. Kirjallinen sopimus auttaa myös riitatilanteissa, koska siitä on helppo tarkistaa, mitä on sovittu (Docue 2023). Kirjallinen sopimus tuo turvaa molemmille osapuolille.
Jälkihoito
Sopimuksen solmimisen jälkeen todellinen työ vasta alkaa. Seuran ja sponsorin on aktiivisesti pyrittävä täyttämään sopimuksen tavoitteet. Kun kyseessä on mittava yhteistyö, on seuran kommunikointi yritykseen päin ensiarvoisen tärkeää (Marjamäki & Vuorio 2021, 76). Kuten aikaisemmin totesin, voi yritys nähdä sopimuksen tavoitteista yhteistyön potentiaaliset hyödyt, mutta todellisuudessa ne eivät kerro mitään konkreettista, ellei seura aktiivisesti päivitä heitä tavoitteiden etenemisestä. Tällä ei kuitenkaan tarkoiteta päivittäin lähetettäviä sähköposteja, vaan voidaan tehdä informaatiopaketti kerran kuukaudessa, johon kerätään kaikki tarpeellinen tieto menneen kuukauden tapahtumista. Tietysti niissä tilanteissa on hyvä tiedottaa mahdollisimman nopeasti, joissa jotain yhteistyökumppanin edun kannalta hyvin merkittävää tapahtuu.
